Varastokirjanpidon käyttöönotto

Johdanto varastokirjanpitoon

Nimikerekisteri on varastokirjanpidon ja varastonvalvonnan perusta. Nimikerekisteri-ohjelman avulla ylläpidät varastokirjanpidon vaatimat perustiedot nimikkeistä.

Kuva: Nimikerekisteriin perustettu VALMIS-nimike.

Koko logistiikan käyttöönotto edellyttää yrityksen sisäisen ohjeistuksen lisäksi ainakin osaa seuraavista asioista:

Nimikkeet

Tärkeimpänä tietona ovat nimikkeet eli ostettavat, myytävät tai valmistettavat tuotteet ja valmistettavien tuotteiden ostettavat raaka-aineet). Nimikkeitä ovat myös myytävät tai ostettavat palvelut.

Voit perustaa nimikkeet joko yksitellen tai Nimiketietojen tuonti -toiminnolla CSV-tiedostona.

Tuoteryhmät

Ryhmittele nimikkeet loogisesti tuoteryhmiin. Tuoteryhmät ovat nimikkeiden luokittelua tilastointia ja hakuja varten. Etenkin myynti- ja ostotilauksien nimikelistasta haettaessa ryhmittely korostuu. Tuoteryhmittelytapoja on useita, joten mieti omaan käyttöösi soveltuvin tapa huolellisesti.

Voit määritellä tuoteryhmät hierarkkisesti Asetukset Hierarkiset ryhmät Tuoteryhmät -näytössä.

Jos myyt isompia kokonaisuuksia, jossa päätuotteeseen liittyy paljon lisälaitteita ja varaosia, voit esimerkiksi perustaa hierarkiset tuoteryhmät mallikohtaisesti, jolloin lisälaitteiden hakeminen on helppoa.

Lue lisää ohjeen kohdasta Hierarkiset ryhmät.

Nimikkeen ominaisuudet

Voit määritellä nimikkeelle ominaisuuksia, jotka kuvaavat nimikkeen käyttötarkoituksia. Lisäksi voit käyttää ominaisuuksia haku- tai /rajaustekijänä useissa eri käsittelyissä. Nimikkeen ominaisuuksista on oma kohtansa tässä Logistiikan ohjeessa.

Toimittajat

Voit valita nimikkeelle yhden tai useamman toimittajan niistä asiakasrekisteriin syötetyistä toimittajista, joilla on Toimittaja-valinta.

Kuva: Asiakasrekisteriin perustetuilla toimittajilla tulee olla Toimittaja-valinta.

Perusta toimittajat valmiiksi asiakasrekisteriin ennen nimikkeiden perustamista tai tuontia. Toimittajien valinnat nimikkeille löydät nimikerekisterin Toimittajat-välilehdellä.

Nimikkeen yksiköt

Nimikkeellä voi olla useita eri yksiköitä. Lue lisää yksiköistä hakusanalla Yksiköt-välilehti.

Varastopaikkojen käyttöönotto

Lemonsoft tukee useita varastopaikkoja, Ohjelma perustaa automaattisesti varastopaikan numero 1 ja antaa sille nimeksi Oletus, Selite-sarakkeeseen (0-numeroista varastopaikkaa et voi käyttää, se on varattu ohjelman sisäiseen käyttöön). Jos käytät useita varastopaikkoja kirjoita varastopaikan nimeksi Selite-kenttään mahdollisimman kuvaava nimi, esimerkiksi Helsinki tai Vaasa. Jos samalla paikkakunnalla, tai tontilla on useita varastoja kannattaa käyttää lyhenteitä, esimerkiksi HKI Tapiola, HKI Itäkeskus jne.

Varastopaikan tyypiksi voit muuttaa Karanteenivarasto tai Ulkoinen varasto (jota käytetään tyypillisesti keskusliikkeille EDI-tilauksissa). Lemonsoft tukee myös Kardex-varastoautomaattia, sille ei tarvitse valita tyyppiä. Varastopaikalle voit määrittää Hyllypaikat-sarakkeessa ovatko hyllypaikat oletuksena tyypiltään kiinteitä vai vaihtuvia. Lue lisää hakusanalla Varastopaikat-välilehti ja Hyllykäsittely.

Nimikerekisterin Muut tiedot -välilehdellä voit valita nimikekohtaisesti huomauttaako, vai salliiko ohjelma ottoja ollenkaan niin, että saldo menee miinukselle.

Jos valitset varastopaikalle Tyyppi-arvoksi Ulkoinen varasto, lisää myös Asiakasnumero-sarakkeeseen asiakasnumero, jolle ulkoinen varasto kuuluu. Ohjelma tarvitsee asiakasnumeron silloin kun varastona on ulkoinen varasto, johon tehdyistä siirroista halutaan muodostaa EDI-sanoma. Lue lisää pääkäyttäjän ohjeista kohdasta Sanomat ulkoiseen varastoon.

Lajit

Voit ryhmitellä nimikkeet eri lajeihin, lajilla voit rajata esimerkiksi raportissa. Nimikkeiden osalta lajeilla ei ole niin suurta merkitystä kuin muissa ohjelmissa. Tilausten osalta lajeilla on enemmän merkitystä. Esimerkiksi ulkomaan tilaukset kannattaa pitää omassa lajissa, samoin kuin poikkeamien (reklamaatioiden) aiheuttamat lisätilaukset.

Lue lisää hakusanalla Numerosarjat.

Varastotapahtumien lajit

Perusvarastotapahtumia on otto, tulo, siirto ja inventointi. Voit kuitenkin tarkentaa suorakirjauksena tekemiäsi varastotapahtumia. Voit perustaa nämä tarkenteet Asetukset Valintalistat kohdassa Muut asetukset / Varastotapahtumat.

Tarkenteiden avulla voit hoitaa esimerkiksi lainaukset, oman käytön ja romutukset.