Ostotyökalu

Ostotyökalun avulla voit tehdä ostotilauksia ostoehdotusten avulla. Työkalun avulla näet mm. hälytysrajan alittavat tuotteet ja näet kulutuksen valitsemiltasi ajanjaksoilta. Ohjelma myös kertoo trendin ja ennustaa menekin. Voit myös tehdä ostoja työnumerolle, myyntitilaukselle, projektille ja pyytää alihankintatyövaiheista tarjouksia ja muodostaa niistä ostotilauksia.

Toimintokeskus asetukset

Käynnistys

Pääset ostotyökaluun valitsemalla Logistiikka Ostotyökalu.

Kuva: Varastopaikat-puusta on valittu 1 Vaasa, Tuotekoodi-rajauksena Komp1 ja ohjelma listannut hälytysrajan alittavat nimikkeet. Listauksesta on vielä erikseen haettu Ctrl+F -toiminnolla Komp101, jolloin ohjelma on valinnut Komp101-rivin aktiiviseksi.

Kuva: Ostotyökalu näyttää ainoastaan tuotteita, joilla on nimikerekisterissä Ostettava tuote –valinta.

Ostotyökalu-näytössä voit rajata Tuotekoodi-arvolla (esim. PV1). Voit hakea useita tuotekoodeja pilkulla eroteltuna (PV1,pv2), ohjelma lisää automaattisesti jokerimerkin (%) hakutekstin perään, eli pv-hakusanalla ohjelma listaa PV1,PV2,pv345 jne. Eli kaikki pv-alkuiset tuotteet. Voit laajentaa hakua kirjoittamalla jokerimerkin hakusanan eteen, tai keskelle merkkijonoja.
Esimerkiksi %OMP -hakusanalla ohjelma listaa kaikki tuotekoodit joissa on koodin alussa, keskellä tai lopussa kirjaimet OMP (esim. KOMP1, POMP2 jne.). %O%m -hakusanalla ohjelma listaa nimikkeet, joissa on tuotekoodin jossain kohtaa ensin o-kirjain ja sen jälkeen jossain kohtaa m-kirjain, esim ”Pu_ulkop100musta”

Vasemmalla olevasta puurakenteeseen voit valita Varastopaikat tai Työnumerot, jonka jälkeen valitse Varastopaikka, tai Työnumero, jonka tiedot haluat nähdä.

Kuva: Valittu Varastopaikat-valinta, varasto 1 Vaasa ja sieltä Tuotteet-välilehdeltä 93011-tuotekoodin tapahtumat näkyvät kumulatiivisena listana.

Porautuminen (ostotyökalu). Poraudu nimikkeen tapahtumaan kumulatiivisesta listasta hiiren oikealla painikkeella. Ohjelma sallii porautumiseen varastotapahtuman tyypistä riippuen oikeisiin sovelluksiin. Esimerkiksi tuotannon varauksesta voit porautua Tuotantotilanne-, Tuotantotyö- ja Nimikerekisteri-näyttöihin. Ostotilaustapahtumalta ostotilaukselle jne.

Kuva: Porautuminen tuotantotyölle onnistuu, koska kumulatiivinen tapahtuma on tuotannon varaus. Tuotteet-listalta pääset aina nimikerekisteriin.

Yläosaan syötät mahdolliset rajaukset ja alaosassa ohjelma esittää nimikkeet listamuodossa.

Ylä- ja alaosan välissä on tilan jakaja, jolla voit säätää näkyvien tietojen osuutta. Myös vasemman puolen osioiden välissä ja reunoilla on tilan jakajat, jolla voit säätää minkä verran kyseiset tiedot vie tilaa näytöstä.

Tuotteet-välilehden sarakkeet

Tuotteet-välilehdellä valittuna olevan tuotteen saldovaraukset näkyvät näytön vasemmassa alareunassa.

Nimikkeiden rajaaminen

Valitse aluksi puurakenteesta haluamasi Varastopaikka. Ohjelma listaa automaattisesti hälytysrajan alittavat tuotteet (Hälytysrajan alittavat –valinta on oletuksena päällä), joiden vapaa saldo on alle minimivaraston.
Mikäli et valitse varastopaikkaa, ohjelma listaa tilanteen kaikista tuotteen varastopaikoista (rivillä näkyy varastopaikan numero).

Kun muutat rajauksia, niin Virkistä-toiminto hakee muuttamillasi rajauksilla nimikkeet tietokannasta. Huomaa! Ostotyökalu pystyy näyttämään ainoastaan tuotteita, joilla on nimikerekisterissä Ostettava tuote –valinta.

Vinkki: Jos haluat siirtää tuotantoon töitä ostotyökalulla (varasto-ohjautuvasti), lisää valmistettaville tuotteille Ostettava tuote –valinta.

Toimittaja-rajauksella ohjelma listaa nimikkeet joilta löytyy valitsemasi toimittaja. Rajaukseen liittyy kiinteästi Nimikkeen oletustoimittaja –valinta, joka on käytettävissä ainoastaan Toimittaja-tiedolla rajatessa.

Voit myös rajata tuoteryhmään tai -ryhmiin tai tiettyyn nimikkeen ominaisuuteen tai ABC-ryhmään. Ja Tuotevastaava-tiedolla voit rajata ostajalle vain hänen omat tuotteet.

Esimerkki.

Kuva: Rajattu varastopaikaksi 1, Toimittaja arvoksi Reiskan Tukku Oy ja toimittajaan liittävänä optiona Nimikkeen oletustoimittaja-valinta, Tuoteryhmä-rajauksen jälkeen Virkistä-toiminnolla ohjelma löysi 2 rajauksiin sopivaa hälytysrajan alittavaa tuotetta. KOMP2:sella on Toimittaja-sarakkeen arvona Elektroniikkakauppa Oy, koska se on nimikkeen oletustoimittaja (Reiskan Tukku on myös yksi nimikkeen toimittajista).

Kuva: Ohjelma laski Hälytysrajaan + Ostoerä –valinta ja Tilausmäärä-toiminnolla Määrä-sarakkeen luvuksi 674, koska nimikkeen hälytysraja on nolla, mutta kumulatiivinen saldo -673 ja ostoeränä on 1kpl.

Nimikkeen oletustoimittaja –valinta on käytettävissä rajauksena ainoastaan, jos Toimittaja-rajauksessa on joku toimittaja. Jos käytät Nimikkeen oletustoimittaja –valintaa, ohjelma laskee Toim.Pvm-kenttään Virkistä-toiminnolla myös oletustoimittajan Toimitusaika-arvosta.

Oikealla olevat Työnumero-, Tilausnumero-, Projekti- ja Projektivaihe-rajauskentät ovat valinnaisia. Ohjelma ei siis rajaa niillä kaikilla, vaan tutkii tiedon olemassaolon samassa järjestyksessä kuin kentät ovat. Eli jos tieto on annettu työnumero-kenttään, käytetään tätä, eikä tilausnumero edes tutkita.

Ennustetyyppi-rajauskentän valintalistalla näet Asetukset Numerosarjat Tuotantolajit listan Ennustetyyppi-sarakkeen valintalistalla näkyvät ennustetyypit: 0. Vahvistettu tilaus, 1. Suunniteltu tilaus, 2. Ennustetilaus ja 3. Simulointi. Oletuksena ohjelma rajaa kenttään 0-2.

Ennustetyyppi myös MT -rajaus liittyy tuotantoon ja se kuvastaa tuoterakenteen tekemää materiaalivarausta, joka on tehty jo myyntitilauksella. Valittuna ostotyökalu huomio materiaaleissa myös jo myyntitilauksilta käsin tehdyt materiaalivaraukset.

Huomaa!
Mikäli aktivoit Ennustetyyppi myös MT -valinnan tulee sinun Virkistä-toiminnolla ensin virkistää näytön tiedot kuten muidenkin rajausmuutosten jälkeen ja vasta sen jälkeen valita toiminto, esimerkiksi Tilausmäärä-toiminto.

Työnumerolla rajaaminen

Työnumerolla rajaaminen hakee tuotannossa olevat työnumerot ja niiden rakenteen mukaiset materiaalit. Mikäli kyseessä on päätyönumero, niin alityönumerot tulevat myös mukaan.

Huomaa, että työnumerolla rajattaessa Tuotteet-välilehden rivillä näytettävä työnumero on työnumero, joka varaa ja kuluttaa tuotteen.

Kun käytät Mitat-tyylitiedostoa ostotyökalussa ja rajaat Työnumero- tai Myyntitilaus-tiedolla, ohjelma hakee nimikeriveille Lisänimike- ja Mitat-tiedot tuoterakenteesta. Jos haet ilman Työ- tai myyntitilausnumeroa, ohjelma hakee Lisänimike- ja Mitat-tiedot nimikerekisteristä (tai käytössä on Oletus-tyylitiedosto).

Esimerkki. VALMIS tuotteella on rakenne ja ominaisuus 1 ja 9 (puolivalmisteet tuotantoon) ja se sisältää puolivalmisteen PV2, PV2 sisältää osat KOMP1, KOMP2.

Kun VALMIS tuote siirretään tuotantoon ja samalla myös PV2, niin molemmat saavat yksilöllisen työnumeron (kuvassa alla työnumerot 3079, 3080). Kun ostotyökalussa rajaa VALMIS tuotteen työnumerolla niin PV2:sen, rivillä näkyy VALMIS tuotteen työnumero, koska se kuluttaa PV2:sen (ks kuva).

Ostotyökalusta pystyy vielä uudestaankin lisäämään PV2:sen tuotantoon ja lisättäessä sille tulee uusi työnumero, eikä uusi työ ole sidoksissa VALMIS-tuotteen tuoterakenteeseen tai työnumeroon.

Tilausnumerolla rajaaminen

Myyntitilaus-arvolla rajaamalla ohjelma hakee tilauksilta löytyvät ostotuotteet ja esittää ne listassa.

Mikäli tilausrivillä oleva tuote on merkitty tuotannolliseksi (ominaisuus 1 tai 2 nimikerekisterissä), ja rivillä on työnumero (kiinnitetty tuoterakenne) niin ohjelma esittää rivin alussa + -merkin osoittamassa tuoterakennetta.

Jos klikkaat + -merkkiä, hakee ohjelma tuoterakenteen rivin alle. Tuoterakenne haetaan samoilla rajauksilla kuin muutkin ostoehdotusrivit.

Kuva: Rajaus myyntitilausnumerolla, tilauksen rakenteella työnumero. Ostotyökalu osaa näyttää monitasoisen rakenteen kaikkien tasojen ostettavat tuotteet.

Kuva: Lisäsin ensin tilausnumeron 1752, jolla on useita työnumerollisia, tuotantoon siirrettyjä töitä (monitasoisia rakenteita). Kun valitsin Myyntitilaus-tilannekohtaisesta valikosta Hae työnumerot -valinnan, ohjelma hakee kaikki 1752-tilaukselta tuotantoon siirretyt Työnumerot-rajaukseen (tyhjentää samalla Tilausnumero-rajauksen), ja Virkistä-toiminnolla listaa ostotarpeet.

Kun olet muodostanut ostotilaukset kaikista rakenteen osista. Hae työnumerot uudelleen tilausnumeron perusteella ja ohjelma ei näytä enää ostotyökalussa työnumeroa josta ostot on tehty (tarjoa sen osia ostettavaksi).

Kuva: Ostin työnumeron 6112 kaikki rakenteen osat ja kirjoitin tilausnumeron 1752 Myyntitilaus-kenttää uudelleen ja kun valitsin Hae työnumerot -toiminnon, ohjelma ei näytä hae enää Työnumero-kenttään 6112-työnumeroa, eikä hae sen osia.

Huomaa!
-Jos rajaat tilausnumerolla, hae rakenteelle työnumero (pakollinen tieto että ostotyökalu osaa hakea rakenteen osat), rakenteen osat täytyy olla samasta varastopaikasta.
-Jos rajaat työnumeroilla, tuote täytyy olla tuotantolistalla ja varastopaikan valitseminen on pakollista (et voi valita puun ylintä, eli Varastopaikat-valintaa).
-Jos rajaat työnumerolla, käytä rajauksessa Hälytysrajan alittavat -valintaa, koska ohjelma ei piilota osia ostotyökalusta vaikka olet muodostanut ostotilauksen.
-Kun olet ostanut myyntitilauksen kaikkien positioiden työnumerojen osat, Myyntitilaus-kentällä haku ilmoittaa Tilaukselta ei löytynyt työnumeroita.

Kun käytät Mitat-tyylitiedostoa ostotyökalussa ja rajaat Työnumero- tai Myyntitilaus-tiedolla, ohjelma hakee nimikeriveille Lisänimike- ja Mitat-tiedot tuoterakenteesta. Jos haet ilman Työ- tai myyntitilausnumeroa, ohjelma hakee Lisänimike- ja Mitat-tiedot nimikerekisteristä (tai käytössä on Oletus-tyylitiedosto).

Voit sulkea rakenteen miinus-kuvakkeesta. Huomaa kuitenkin, että ostaa voit vain niitä tuotteita, jotka ovat näkyvissä.

Määräksi ohjelma ehdottaa rakenteen tarvetta. Eli päätason määrä tulee tilausriviltä ja rakenteelle sitten kokonaistarve.

Muista että rakenne määrään varauksen muodostumishetken. Materiaalivaraukset rakenteen osille muodostuu oletuksena kun siirrät työn tuotantoon, mutta ne voi muodostuma myös kun tuote on tarjouksella tai tilauksella.

Kuva: Varaus riippuu siitä minkä ohjelman valitset varaamaan materiaalit.

Projektilla rajaaminen

Kun valitset projektin ja sen jälkeen virkistä -toiminnon, hakee ohjelma niiden myyntitilausrivien tuotteet, joilta projekti löytyy. Muilta osin logiikka on kuten tilausnumero-rajauksessakin.

Halutessasi voit myös rajata haun projektivaiheeseen.

Toimittajakohtaisen ostoyksikön käyttö ostotyökalussa

Jos nimikkeelle on nimikerekisterin Toimittajat-välilehden toimittajakohtaisessa taulukossa jollekin yksikölle aktivoitu Ostoyksikkö-sarake, käyttää ostotyökalu tilausmäärän laskennassa kyseistä yksikköä kyseiselle toimittajalle. Ostotyökalu hakee tällöin toimittajan ostoerän toimittajakohtaisen taulukon Ostoyksikkö-rivin Määrä-sarakkeesta.

Toimintokeskuksen ROWUNITCHANGE-asetuksen ollessa 1 ostotyökalun Muodosta ostotilaukset -toiminto muuntaa tilausmäärän ostotilausriville varastoyksiköitä vastaavaan määrään ja jos hintayksikkö ei ole varastoyksikkö, ohjelma muuttaa myös hinnan vastaamaan yhtä varastoyksikköä.

Esimerkki1:

Nimikerekisterissä nimikkeelle 50 on Toimittajat-välilehden taulukkoon määritelty toimittajalle 4. Tukku Oy ostoyksiköksi LTK ja sille ostoeräksi Määrä-sarakkeeseen 2. Hintayksiköksi on määritelty KPL, joka on myös varastoyksikkö. Ostohinta on siis 45,00 per KPL

Yksiköt-välilehdellä LTK yksikölle on syötetty Varastoyksiköitä-kenttään 5, mikä tarkoittaa että 1 LTK = 5 varastoyksikköä, eli kappaletta

Ostotyökalussa nimikkeelle 50 ja toimittajalle 4. Tukku Oy tehdään laskenta Tilausmäärä-toiminnolla ja Ostoerän koko -valinnalla, jolloin ohjelma ehdottaa tilausmääräksi 2 LTK.

Ostotyökalussa rivistä muodostetaan Muodosta ostotilaukset -toiminnolla ostotilaus

Muodostuneelle ostotilausriville ohjelma on muuttanut määräksi 10, yksiköksi KPL ja á-hinnaksi 45,00.

Esimerkki2:

Nimikerekisterissä nimikkeelle 50 on Toimittajat-välilehden taulukkoon määritelty toimittajalle 10001. Härmä Oy ostoyksiköksi PSS. Hintayksiköksi on määritelty LTK, joka EI ole varastoyksikkö. Ostohinta on 225,00 per LTK

Yksiköt-välilehdellä PSS yksikölle on syötetty Varastoyksiköitä-kenttään 10 ja LTK yksikölle 5, mikä tarkoittaa että 1 PSS = 10 varastoyksikköä ja 1 LTK = 5 varastoyksikköä.

Ostotyökalussa nimikkeelle 50 ja toimittajalle 1001. Härmä Oy tehdään laskenta Tilausmäärä-toiminnolla ja Ostoerän koko -valinnalla, jolloin ohjelma ehdottaa tilausmääräksi 1 PSS.

Ostotyökalussa rivistä muodostetaan Muodosta ostotilaukset -toiminnolla ostotilaus

Muodostuneelle ostotilausriville ohjelma on muuttanut määräksi 10, yksiköksi KPL ja á-hinnaksi 45,00 (eli hintayksikön LTK hinta 225 on muutettu varastoyksikköä vastaavaksi hinnaksi 45,00/kpl).

Huomaa!
-Käytä toimittajakohtaisia ostoyksiköitä nimikkeillä vain silloin, kun toimintokeskusasetus ROWUNITCHANGE = 1. Muuten ohjelma ei osaa päivittää hintaa ostotilausriville oikein ja joudut muokkaamaan hinnat ostotilaukselle käsin. Lue lisää hakusanalla Toimittajakohtainen ostoyksikkö.
-Katehinnasto ei vaadi ROWUNITCHANGE-asetukselle arvoa 1.