Alihankinta

Tuoterakenteessa olevalla Ostotarjous sarakkeen arvolla ohjaat alihankintarivin näkymistä ostotyökalussa.

Alla kuva työnumeron 2000 PV2-2 tuoterakenteesta. Tuoterakenteessa olevasta Ostotarjous sarakkeesta ja sen vaihtoehdoista tarkemmin tuotannon ohjeessa kohdassa työvaiheet.

•      Alihankkija
Pakollinen tieto, siitä huolimatta että rakennetta tehdessä et tiedä vielä alihankkijaa. Muuten vaihetta ei käsitellä alihankintavaiheena.
Huomaa! Jos lisäät alihankintavaiheen Työn tiedot -näytössä, muuta samalla vaiheen Tuotetyyppi (eli työvaiheen rivin Työvaihe-sarakkeen) arvoksi Alihankinta.

•      Pyydä ostotarjous
Alihankintavaiheet tulee näkyviin ostotyökaluun vain, mikäli valinta on <> Ei tapahtumaa -valinta (Ei tapahtumaa -valinnalla ohjelma ei näytä työnumeron alihankintarivejä ostotyökalussa).

•      Kustannus
Alihankintavaiheen kustannus tulee alihankintaostotilauksen riville hinnaksi. Työvaiheen rivillä kustannus täytyy olla >0. Koska alihankintaostotilausta muodostettaessa ostotilauksen rivikäsittely hakee nimikkeen nettohinnan alihankintaan lähtevän tuotteen riville. Eikä alihankinnan hinta ole koskaan nimikkeen nettohinta. Tosin hintahakulogiikka käynnistyy ainoastaan, jos toimintokeskuksen SUBCONTRACT_MARK-asetuksen arvo on tyhjä.
Huomaa! Jos lisäät alihankintavaiheen Työn tiedot -näytössä, muuta samalla vaiheen Tuotetyyppi (eli työvaiheen rivin Työvaihe-sarakkeen) arvoksi Alihankinta ja lisää sen jälkeen Tuoterakenne-näytössä Alihankkija-, Pyydä ostotarjous -, Kustannus-tiedot ja Valmistuskirjaus muodostaa ostotilauksen -valinta.

•      Muut työvaihetiedot välilehden Valmistuskirjaus muodostaa ostotilauksen -valinta
Mikäli Valmistuskirjaus muodostaa ostotilauksen -valinta on rastitettu, alihankinta ostotilaus voidaan muodostaan ostotyökalusta tai aloittamalla työvaihe. Mikäli tätä ei valita vaiheelle, ostotilaus muodostuu kun tuotetta siirretään tuotantoon, eli ostotarjouksia ei pysty pyytämään enää ostotyökalulla.

•      Työohje -välilehdellä oleva ohje siirtyy alihankintatilauksen rivin lisätietoihin. Täytä tähän kaikki se viesti, joka täytyy siirtyä alihankintaostotilauksen riville.

Kuva: Logistiikka | Ostotyökalu-näytön Alihankinta – välilehdellä ohjelma näyttää kaikki työvaiheet, joista on tarkoitus pyytää (alihankintavaiheesta) tarjouksia ja muodostaa mahdollisesti myös alihankintaostotilauksia.

Alihankinta -välilehdellä näet kaikki tuotannossa olevat työt, joiden työvaiheena on alihankinta ja rakenteessa on annettu vähintäänkin Alihankkija-, Pyydä ostotarjous-, Kustannus-arvot ja Muut työvaihetiedot -välilehdeltä Valmistuskirjaus muodostaa ostotilauksen -valinta on rastitettuna.

Alihankinta-välilehden kentät

Yleensä alihankinta tarjouksia pyydetään samaa vaihetta sisältävistä työvaiheista, kuten esimerkiksi hitsauksesta tai maalauksesta. Tarjouksen voi pyytää samassa sähköpostissa mistä tahansa työvaiheesta tai työnumerosta, keneltä tahansa toimittajalta.

Järjestä rivit haluamasi sarakkeen tiedolla, oletuksena ylimmäisenä näytetään rivit joiden tila on Pyydä ostotarjous. Valitse rivit joista haluat pyytää tarjouksen kuten kuvassa alla. Kun valitset Lähetä tarjous, avautuu Tarjouspyyntö-ikkuna, jossa voit valita minkä tahansa alihankkijan yhteyshenkilön(t) sähköpostin vastaanottajaksi. Sähköpostin liitetiedostoiksi voit lisätä myös nimikekohtaisesti haluamasi linkit.

Kuva: Sähköpostin Aihe-arvoksi ohjelma lisää on Tarjouspyyntö-tekstin ja lisää perään työnumerot, joista tarjousta ollaan pyytämässä. Viestissä jokainen nimike ja työnumero ovat omalla rivillään tarkemmilla tiedoilla. Ennen lähetystä voit valita myös, että sähköpostista lähetetään kopio omaan sähköpostiisi, joka on tiedoissasi henkilörekisterissä työsähköpostina.

Kuva: Kun olet lähettänyt sähköpostit, ohjelma muuttaa rivien Ostotarjous-sarakkeen Ostotarjous pyydetty -tilaksi.

Kuva: Ohjelma lähettää sähköpostin yhdelle vastaanottajalle kerrallaan. Eli vaikka valitset useita vastaanottajia (eri yrityksistä), eivät vastaanottajat näe kenelle muulle tarjouspyyntö on lähetetty.

Kuva: Kun toimittaja vastaa tarjouksiin, voit kopioida tarjouspyynnöstä työnumerot ja rajata ostotyökalua työnumeroilla kuten kuvassa. Ohjelma näyttää vain rivit, joista tarjous on pyydetty, ja niille voit muuttaa toimittajan ja kustannuksen ja Hyväksy tarjous -toiminnolla.

Kun vahvistat ostotarjoukset, muutokset tallentuvat työnumerolla oleville rakenteille ja rivien Ostotarjous tilaksi tulee Ostotarjous hyväksytty.

Ostotilauksen muodostamiseen on useita vaihtoehtoja:

1.  Ostotilaukset voit muodostaa ostotyökalussa vaikkapa rajaamalla työnumeroilla ja rastittamalla rivit jotka haluat samalle ostotilaukselle (rivit täytyy olla saman toimittajan tilaukselle meneviä).
Tämä tapa on hyvä jos ostaja jo tietää mitkä tuotteet lähtevät samalla kuljetuksella, samaan aikaan alihankintaan.
Työvaihe ei mene työn alle vaikka ostotilaus luodaan ja tulostetaan. Työvaihe aloitetaan Tuotannon työjono –näytöstä, vasta sitten kun tuotteet oikeasti nostetaan rekkaan ja lähetetään alihankintaan. Näin tiedetään tarkasti, onko tuote vielä lähettämössä, vai onko se lähtenyt jo alihankintaan.
Tämä tapa tarkoittaa yleensä myös että ostotilaus tulostetaan työmääräimen liitteeksi.

2.  Mikäli ostotilausta ei ole, se muodostuu viimeistään silloin kun alihankintatyövaihe aloitetaan työmääräimestä tai tuotannon työjonosta. Voit tulostaa samalla ostotilauksen ja ohjelma siirtää samalla alihankintavaiheen työn alle.
Jos muodostat ostotilauksen työjonosta, koonti ostotilaus on mahdollinen, mutta vain kirjattu tilassa olevalle ostotilaukselle. Eli Tuotanto Työjono-näytössä et voi valita useita rivejä aktiiviseksi ja tehdä niistä yhtä ostotilausta kuten kohdassa 1 ostotyökalussa (sen voi tehdä vain ostotyökalusta).

3.  Jos poistat alihankintavaiheesta muodostetun ostotilauksen (tai ostotilausrivin). Työvaiheen riviltä poistuu ostotilauksen tiedot ja voit tehdä työvaiheesta ostotilauksen uudelleen. Tätä tapaa hyväksi käyttäen pystyt muodostamaan koontiostotilauksia haluamistasi työnumeroista siinä vaiheessa, kun olet lähettämässä (keräämässä lavalle) tuotteita alihankintaan (vaatii tosin sen, että alihankkijalle ei ole muita kirjattuja tilauksia).
Huomaa! Jos poistat manuaalisesti työvaiheelta ostotilauksen numeron, ostotilaus, tai sillä oleva rivi, tai vähintäänkin rivillä oleva työnumero täytyy poistaa manuaalisesti, ettei ohjelmaa jää virheellisiä linkityksiä tuotannon ja ostotilauksen välille.

Tuotannon näkökulmasta töiden käsittely muuttuu ainoastaan niin että alihankintatyövaihe ei mene automaattisesti työnalle, vaikka ostotilaus on muodostettu. Se menee työn alle vasta silloin kun lähettämöstä tuote oikeasti lähetetään alihankintaan.

Jos valmistat yleensä vakiotuotteita…
kannattaa alihankinnan hinta lisätä suoraan työvaiheen Kustannus-kenttään (kannattaa arvioida hintaan myös rahdin osuus). Tässä tavassa voit valita rastitatko työvaiheelle Tuoterakenne-näytön Työvaiheet-välilehden Muut työvaihetiedot -välilehdellä Valmistuskirjaus muodostaa ostotilauksen -valinnan, eli voit valita ehdottaako ohjelma alihankintaostotilauksen muodostamisen tuotantoon lisäämisen yhteydessä, vai edellisen vaiheen valmistamisen yhteydessä).

Jos et valmista vakiotuotteita…
vaan joudut yleensä jokaisesta työnumerosta pyytää alihankintatarjoukset erikseen. Voit pyytää alihankinnasta eri toimittajilta hinnat ostotyökalulla ja käyttää lähettämössäkin ostotyökalua ja muodostaa lopulliset alihankintaostotilaukset vasta siinä vaiheessa, kun alihankinnan hinta tiedetään ja tuotteet oikeasti nostetaan rekkaan ja lähetetään alihankintaan.
Käytännössä tämä melkein pakottaa alihankintaostotilausten muodostamisen ostotyökalulla (lähettämön toimesta). Tässä tavassa työvaiheella ei kannata olla Tuoterakenne-näytön Työvaiheet-välilehden Muut työvaihetiedot -välilehdellä Valmistuskirjaus muodostaa ostotilauksen -valintaa alihankintavaiheilla, ettei edellisen vaiheen valmistaminen luo alihankintaostotilausta).
Huomaa! Tässäkin tavassa kannattaa alihankinnan hinta-arvio lisätä suoraan työvaiheen Kustannus-kenttään (koska alihankintaostotilauksen muodostaminen 0-hinnalla saattaa aiheuttaa hinnan haun ostotilaukselle nettohinnan hakulogiikalla, ja se on alihankinnalle aina väärin).