Ostolaskujen syöttäminen

Syötä uusi ostolasku kohdassa Taloushallinto | Ostolaskujen kirjaus. Luo uusi ostolasku pikanäppäimellä F6 tai Uusi-toiminnolla.

Kuva: Uusi-toiminnolla voit syöttää uuden ostolaskun.

Lue ostolasku viivakoodista tai hae toimittaja. Viivakoodista ohjelma tunnistaa toimittajan, tilinumeron, laskun loppusumman ja eräpäivän Valitse oikea ostolaskulaji ja anna kuvaus sekä mahdollinen projekti, johon ostolasku liittyy. Voit myös lukea ostolaskut verkkolaskuaineistosta. Hae tällöin luettava tiedosto Verkkolasku-kenttään. Lue lisää yksittäisen verkkolaskun tuonnista ohjeesta Verkkolaskuaineiston tuonti yksittäin.

OK-toiminnolla ohjelma lisää uuden ostolaskun.

Kuva: Uusi ostolasku.

Ostolaskun Perustiedot-välilehdellä voit täyttää seuraavat tiedot:

Kenttä	Selite
Laji	Ostolaskulaji. Perustaa lisää numerosarjoissa.
Tosite	Tositteen numero (automaattinen).
Päiväys	Tositteen päiväys. Tämä päivämäärä määrittää sen, mille kuukaudelle lasku siirtyy kirjanpitoon vietäessä.
Arvopäivä	Ostolaskulle annettu arvopäivämäärä, josta maksuehdon mukainen eräpäivä lasketaan. Arvopäivä annetaan, mikäli halutaan antaa laskupäivämäärästä poikkeava arvopäivä.
Toimittaja	Toimittajanumero
Nimi	Toimittajan nimi
Osoite	Toimittajan osoite
Pankkitili/IBAN	Toimittajan pankkitili tai iban numero
Bic/Swift	Bic/Swift koodi
Summa	Laskun loppusumma
Valuuttakurssi	Ostolaskun arvostuskurssi
Laskunumero	Toimittajan laskunnumero
Maksuehto	Maksuehto, joka laskee automaattisesti eräpäivän
Eräpäivä	Eräpäivä
Kassapäivä	Kassa-alen eräpäivä
Kassasumma	Kassa-alennuksen summa
Viestityyppi	Viite, veroviesti tai viesti
Viite	Viitenumero
Huomiot	Huomiot
Ostolaskun kuvaus	Ostolaskun kuvaus
OT numero	Ostotilauksen numero
Laskuta projektille	Määrittää kauttalaskutetaanko ostolasku projektille
Kierrätyskelpoinen	Jos kentässä ei ole rastia, ostolasku ei lähde kiertoon. Mikäli ostolaskulla on hyväksyjä/tarkastaja eikä se ole kierrätyskelpoinen, on ostolaskun tila tällöin Kirjattu.
Ostotilaus kytkemättä	Manuaalisesti ostolaskulle merkittävä tieto, jonka avulla voidaan seurata ostolaskuja, joihin ei vielä ole kohdistettu ostotilausta. Ostotilauksen kohdistuksen yhteydessä ohjelma kysyy poistetaanko valinta. Voit muodostaa kytkemättömistä ostolaskuista oman näkymän, jolloin seuranta on nopeaa ja helppoa. Näkymien tallentamisesta löydät lisätietoa ohjeesta hakusanalla Näkymät.
Tila	Ostolaskun tilat: 0 = Kirjattu 1 = Hyväksytty 2 = Maksussa 3 = Maksettu 4 = Kierrossa 5 = Hylätty

Maksun lisätiedot -välilehti koskee ulkomaan maksuja silloin, kun käytössä ei ole toimittajan IBAN- tai BIC-tietoja. Huomaa, että välilehden tiedot ovat informatiivisia ja ne tuodaan toimittajan Ostoreskontra-välilehdeltä. Käytä ulkomaan laskuissa aina ostolaskulajia 6. Ulkomaan maksut. Lue lisää ulkomaan toimittajien pakollisista asiakastiedoista ohjeesta Mitä tietoja tulee syöttää ulkomaalaisen toimittajan taakse?

Kenttä	Selite
Konttorin nimi	Maksun saajan konttorin tiedot
Osoite 1	Maksun saajan konttorin osoitetieto 1
Osoite 2	Maksun saajan konttorin osoitetieto 2
Maakoodi	Pankin konttorin maakoodi
Clearing	Clearingkoodi ISO standardi
Sopimusnumero	Sopimusten hallinnan sopimusnumero.
Kurssisopimusnumero	Sovitun valuuttakaupan koodi
Maksutyyppi	Jää pois tulevaisuudessa (LUM2 aikaa)
Palvelumaksu	Ulkomaan maksun palvelumaksutieto
Raportointikoodi	Mikäli maksutili on SEB-pankkitili, voidaan tähän kenttään listätä raportointikoodi kun summa ylittää 15 000 kruunua.

Ostolaskurivien tiedot:

Kenttä	Selite
Tili	Osto/kulutili
Alv %	Tilin alv%
Summa	Summa
Alv	Arvonlisävero tilille kirjaamastasi summasta
Selite	Selite, siirtyy kirjanpitoon *
Tunniste	Tunniste, siirtyy kirjanpitoon *
Kustannuspaikka	Kustannuspaikka, siirtyy kirjanpitoon *
Projekti	Projekti, siirtyy kirjanpitoon *
Projektivaihe	Projektivaihe, littera
Työnumero	Mahdollinen työnumero
Jaksotus	Jaksotustieto

* Tilikartassa tilin määrityksissä voit määrittää mitä tietoja kirjanpitoon siirretään.

Kuva: Määritä tileille haluamasi pakollisuudet tilikartan Muut tiedot -välilehdellä.

Ostolaskuikkunan alaosan tiedot:

Kenttä	Selite
Avoinna	Laskun avoinna summa, aina kotivaluutassa
Veroton	Laskun veroton loppusumma
Vero	Laskun veron määrä
Erotus	Laskun yläosan ja tiliöintirivien summien erotus
Tiliöintisumma	Laskun loppusumma, lasketaan riveistä

Toimittajan hakeminen

Jos et hakenut toimittajaa jo uuden ostolaskun syöttöikkunassa, voit hakea toimittajan suoraan ostolaskulle. Lue lisää ulkomaan toimittajien pakollisista asiakastiedoista ohjeesta Mitä tietoja tulee syöttää ulkomaalaisen toimittajan taakse?

Ohjelma hakee Pankkitili/Iban-kenttään toimittajan IBAN-tilinumeron ja BIC/Swift-kenttään toimittajan BIC-koodin. Lisäksi ohjelma tallentaa jokaisen ostolaskun tallennuksen yhteydessä Näytä-valikon Tietueen tapahtumat -näytölle sen hetkisen tilinumerotiedon. Mikäli syötät ostolaskulle IBAN-tilinumeron, ohjelma hakee BIC-koodin automaattisesti.

Ostolaskun tiliöinti

Valitse Rivitiedot-välilehden Tili-sarakkeeseen oikea tili tai syötä tilin numero. Vaihtaessasi saraketta ohjelma hakee automaattisesti tilin takaa alv% tiedon. Mikäli toimittajan taakse on määritelty ostotili Laskutus ja tilaukset -välilehdelle, tuo ohjelma kyseisen tilin riville.

Ohjelma näyttää näytön alalaidassa reaaliajassa tiliöintisumman ja mahdollisen erotuksen. Erotus lasketaan Perustiedot-välilehden Summa-kentän summasta ja ostolaskujen rivien summasta.

Toimintokeskuksen asetuksella NEW_ROW_DIMENSIONS voit määritellä hakeeko ohjelma dimensiotiedot toimittajan tai lajin takaa, kun syötät uutta riviä, vai hakeeko ohjelma tiedot viimeiseltä ostolaskuriviltä. Oletuksena ohjelma hakee tiedot toimittajan tiedoista ja mikäli niitä ei ole määritelty, tiedot haetaan ostolaskulajin tiedoista.

Voit valita haluamasi sarakkeet näkyväksi vaihtamalla tyylitiedostoa rivin alussa olevasta mustasta nuolesta. Tyylitiedostot sisältävät eri sarakkeita ja valitsemalla tyylitiedoston listalta, näet ko. tyylitiedostoon kuuluvat sarakkeet ostolaskun rivillä. Lue lisää hakusanalla Tyylitiedostot.

Kuva: Tyylitiedoston valinta.

Voit kirjata ostolaskun projektille ja valita, että ostolasku laskutetaan projektin kauttalaskutuksena. Toimintokeskuksen SUPPLIER_INFOROW-asetuksella voit määritellä, siirtyykö ostolaskun toimittaja kauttalaskutuksessa laskulle. Lue lisää Ostolaskujen kauttalaskutus.

Tyylitiedosto Laaja sisältää Hanke-sarakkeen, jonka avulla voit rajata hankkeen projektit näkyväksi Projektit-sarakkeessa.

Toimintokeskuksen asetuksella EDITPROJECT käyttäjä voi ohjata ostolaskuriveille valittavia projekteja. Arvolla 0 voi valita kaikista perustetuista projekteista joko listalta tai syöttämällä projektin numeron. Arvolla 1 valinnasta putoavat pois projektit joiden tila on Valmis eli tilanumero on 90 tai suurempi. Kun käyttäjä siirtyy muokkaustilaan ilmestyy rivin eteen varoitus ja projektikenttä tyhjenee, jos sillä on käytetty päättynyttä projektia. Muokkaustilasta poistuttaessa projekti ilmestyy taas näkyviin, eli tieto ei katoa vaikka kenttä näyttääkin tyhjää. Kun ostolaskurivin projektikenttää käytetään hakutekijänä, ovat kaikki projektit käytettävissä.

Kuva: kopioidaan 4460-tili kaikille riveille. Lue rivien Solun kopiointi - ja Insert-toiminnoista hakusanalla Solun kopiointi - ja Insert.

Kun olet kirjannut ostolaskulle kaikki tiedot, tallenna Tallenna-toiminnolla tai pikanäppäimellä CTRL+S.