Toimittajan taakse asiakasrekisteriin tulee täyttää osoitetiedot ja maakoodi Perustiedot-välilehdelle.
Ostoreskontra-välilehdelle täytetään pankkitilin tiedot seuraavanlaisesti:
1. BIC-koodi. Lähettämiseen riittää pelkkä BIC-koodi. Ellei saajapankin BIC ole tiedossa, annetaan Clearing-koodi pankkitilien tietoihin.
2. Clearing-koodi tulee syöttää ISO standardin mukaisesti. Clearing-koodin pituus ja ilmoitustapa voi poiketa maakohtaisesti. Koodi voidaan ilmoittaa pelkkänä numerosarjana tai sen eteen voidaan vaatia maakohtainen lyhenne, esimerkiksi USABA123456789. Tarkista vielä omalta pankiltasi tarkemmat lisätiedot, joita Clearing-koodin kanssa tulee täyttää, sillä nämä vaihtelevat pankeittain. Esimerkiksi USA:n maksuissa Clearing-koodin kanssa tulee usein ilmoittaa myös pankin osoitetiedot.
3. Mikäli saajapankilla ei ole Clearing-koodia, syötetään pankkikonttorin nimi, osoitetiedot ja maakoodi. Maakoodi on pakollinen tieto.
Maksuaineistoon menee tiedot tässä järjestyksessä:
Mikäli BIC-koodi on annettu, viedään se aineistoon.
Mikäli BIC-koodi sekä konttorin tiedot on annettu, viedään BIC-koodi aineistoon.
Mikäli BIC- sekä Clearing-koodi on annettu, viedään Clearing-koodi aineistoon.
Mikäli Clearing-koodi sekä konttorin tiedot on annettu, viedään Clearing-koodi sekä konttorin tiedot aineistoon.
Eri pankeilla voi olla eri vaatimuksia tiedoista, joita ulkomaan maksusta tulee aineistossa olla. Epäselvissä tapauksissa kannattaakin olla yhteydessä ensin omaan pankkiisi.
Lisäksi ulkomaan laskut tulee syöttää ostolaskulajiin 6. Ulkomaan maksut. Mikäli ostolaskulle ei syötetä BIC-koodia, viedään maksuerään toimittajalle määritelty lisänimi. Eli lisänimeä voit hyödyntää ulkomaan maksuissa, joissa toimittajan nimi ei mahdu asiakasrekisterin Nimi-kenttään.