Henkilörekisterin toimintovalikon kautta pääset osaamisprofiiliin. Osaamisprofiilien käyttö edellyttää, että käyttäjällä ja prosessikäyttäjällä (process user) on WHRPROF (Henkilöprofiili) -lisenssi aktivoituna.
Toimintokeskuksen käyttörajoituksien kautta voit lisätä vaadittavia henkilörooleja, mikäli haluat, että henkilöllä täytyy olla jokin tietty rooli, jotta hän pääsee osaamisprofiileihin. Lue lisää käyttörajoituksista ohjeen kohdasta Toimintokeskus ja käyttörajoitukset.
Perusta ensin Asetukset Valintalistat Muut asetukset Henkilön osaaminen -kohdassa osaamistyypit. Anna selite sekä muistutusehdotus päiviä ennen, mikäli haluat ottaa käyttöön muistutusviestit osaamisprofiilin voimassaolon vanhentumisesta. Muistutusehdotus päiviä ennen tarkoittaa siis, kuinka monta päivää ennen voimassaolon vanhentumista muistutusviesti halutaan vastaanottaa. Tuotekoodi ja Otsikko –kentät liittyvät asiakasräätälöintiin, eikä niillä tällä hetkellä ole vielä yleistä toiminnallisuutta.
Tämän jälkeen voit lisätä henkilöille osaamisprofiilit. Osaamiselle/taidolle voit antaa lisäksi otsikon, voimassa -tiedon, myöntämispaikan, myönnetty päivämäärän, osaamistason sekä lisätietoja. Osaamiseen on myös mahdollista liittää kuvia.
Mikäli haluat että osaamisprofiilin voimassaoloajan umpeutumisesta lähetetään sisäinen viesti ja sähköpostiviesti tietylle henkilölle, määrittele osaamiselle voimassaoloaika eli päivämäärä, johon saakka kyseinen osaaminen on voimassa. Ohjelma laskee tästä päivämäärästä sen mukaan mitä valintalistoille on määritelty kohtaan Muistutusehdotus päiviä ennen ja ehdottaa sen mukaista päivämäärää Muistutus –kenttään.
Toimintokeskuksen asetuksella MESSAGING voit määritellä, miten ohjelma lähettää osaamisen umpeutumisen viesti osaamisprofiilin hoitajalle. Arvo 0= Lähetetään sisäinen viesti, 1= Lähetetään sisäinen viesti ja sähköposti.
Ohjelma lähettää viestin myös osaamisen omaavalle henkilölle, mikäli hänellä on henkilörekisterissä työsähköposti määritelty.
Muistutus-kenttään voit antaa päivämäärän myös manuaalisesti ja mikäli muutat Voimassa-päivämäärää, ohjelma ehdottaa myös muistutuspäivämäärän siirtämistä.
Muistutettu-kenttään tulee merkintä (päivämäärä) kun kyseisestä osaamisprofiilista on edellisen kerran lähtenyt muistutusviesti. Voit asettaa osaamiselle uuden muistutuksen poistamalla muistutettu –kentän päivämäärä ja asettamalla uusi voimassaoloaika ja/tai muistutuspäivä.
Näiden määritysten lisäksi lisää henkilörooli 25. Osaamisprofiilin hoitaja henkilölle/henkilöille, kenelle muistutusviestit voimassaolon umpeutumisesta halutaan lähettää. Tarkista myös, että näille henkilöille on määritelty työsähköpostiosoite henkilörekisteriin.
Muistutusviestin määrittely palvelun asetuksiin
Muistutusviestien lähetys vaatii toimiakseen Winservice-palvelun asennuksen. Voit lukea tästä tarkemmin ohjeen kohdista Lemonsoft Windows-palvelut sekä Windows-palveluiden asennus ja hallinta. Lue tarkemmin toiminnon vaatimista lisensseistä ohjeen kohdasta Henkilöstöhallinnon viestit.
Kun Windows palvelu on asennettu, lisää palvelun asetuksiin oma määritys muistutusviesteille. Toiminto löytyy kohdasta Järjestelmä Palvelut Määrittelyt. Lisää uusi asetus, valitse tyypiksi ”Osaamisprofiilin voimasssaolomuistutukset”. Automatisointi lähettää voimassaolomuistutuksen sisäisenä viestinä jokaisesta osaamisprofiilista, joiden muistutuspäivä on kulunut, voimassa-päivä asetettu sekä muistutettu –päivämäärä on tyhjä. Ohjelma lähetää muistutuksen kaikille henkilöille, joille olet määritellyt Osaamisprofiilin hoitaja -henkilöroolin.
