Huoltotyön kirjaaminen

Huoltotyön kirjaaminen tapahtuu kuten myyntitilauksen kirjaaminen. Seuraavissa ohjeissa on eritelty huoltotyön kentät eri välilehdillä.

Huoltotyöprosessi

Lisää uusi huoltotyö, kun otat työn vastaan.

Valitse tekijä ja tekopäivä ja aikaväli, niin ohjelma lisää tekijän kalenteriin varauksen huoltotyöstä.

Tulosta huoltotyömääräys.

Lisää huoltotyölle huollon aikana, tai huollon jälkeen laskutettavat rivit, osat, työ ja korvaukset.

Kun työ on valmis, valmistuskirjaa huoltotyö. Kirjaa työselosteet yms.

Laskuta huoltotyö yksitellen tai laskutuskeskuksesta.

Voit myös luoda asiakkaan sopimuksista toistuvia huoltotöitä. Lue lisää hakusanalla Toistuvuus.

Huoltotöiden Perustiedot

Kuva: Huoltotyöt-ohjelma.

Kiikarin vieressä olevalla hakukentällä voit hakea huoltotyön Numero- ja huoltotyön Työtilaus-kentistä.

Kenttä	Selite
Toimitus	Huoltotyön toimitusasiakkaan asiakasnumero. Voit hakea asiakkaan tai perustaa uuden asiakkaan.
Nimi	Asiakkaan nimi.
Osoite	Asiakkaan osoite.
Yhteyshenkilö	Ohjelma hakee kenttään asiakkaan ensimmäisen yhteyshenkilön, jos syötät huoltotilaukselle ensimmäisenä asiakkaan. Mikäli syötät huoltotilaukselle ensimmäisenä sarjanumeron tai sopimusnumeron, ohjelma hakee yhteyshenkilöksi sopimuksen pääkäyttäjän. Jos sopimuksella ei ole pääkäyttäjää hakee ohjelma asiakkaan ensimmäisen yhteyshenkilön.
Viitteenne	Viitteenne, siirtyy myös laskulle.
Sijainti	Huollettavan laitteen sijainti.
Kontakti	Ohjelma hakee kenttään asiakkaan ensimmäisen yhteyshenkilön puhelinnumeron, jos syötät huoltotilaukselle ensimmäisenä asiakkaan. Mikäli syötät huoltotilaukselle ensimmäisenä sarjanumeron tai sopimusnumeron, ohjelma hakee yhteyshenkilöksi sopimuksen pääkäyttäjän puhelinnumeron. Jos sopimuksella ei ole pääkäyttäjän puhelinnumeroa hakee ohjelma asiakkaan ensimmäisen yhteyshenkilön puhelinnumeron.
Vastaanottaja	Huoltotyön vastaanottaja.
Merkki	Tuotteen merkki (Asetukset Valintalistat Tuotemerkit).
Tuote	Huollettava nimike. Nimikkeitä haetaan oletusarvoisesti valitun asiakkaan sopimuksista. Samalle sopimukselle voi kirjata useita huollettavia tuotteita mutta jos tarkoitus on käyttää huoltojen toistuvuutta, voi vain samalla toistuvuusvälillä olevat tuotteet laittaa samalle sopimukselle. Selkein tapa on tehdä sopimus/tuote, näin saat määritettyä tuotteelle yksilöllisen selitteen, vastuu- ja huoltohenkilön sekä toistuvuuden.
Sopimusnumero	Asiakkaan huoltosopimuksen numero. Sopimusnumerolla ohjelma hakee sopimukselta asiakastiedot ja pääkäyttäjän nimen (Yhteyshenkilö-kenttään) ja puhelinnumeron (Kontakti-kenttään).
Sarjanumero	Huollettavan laitteen sarjanumero. Sarjanumerolla ohjelma hakee sopimukselta asiakastiedot, huoltokohteen (Tuote-kenttään) ja pääkäyttäjän nimen (Yhteyshenkilö-kenttään) ja puhelinnumeron (Kontakti-kenttään). Sarjanumeroita haetaan vain Huoltokohde -tyyppisistä asiakkaan sopimusriveistä. Huollettavan tuotteen sarjanumerolla ei tarvitse olla nimikerekisterissä sarjanumeroseuranta päällä.
Työtilaus	Vapaata tekstiä, siirtyy laskulle nimikekenttään.
Takuu voimassa	Ei tee veloituslaskua ko. valinnalla.
Vasteaika	Huoltotyön vasteaika, ohjelma hakee vasteajan sopimukselta.
Numero	Huoltotyön numero (automaattinen).
Päiväys	Huoltotyön kirjaus pvm.
Tila	Tiloista löytyy oma taulukkonsa ohjeen kohdasta Huoltotyön tilat.
Viitteemme	Viitteemme, siirtyy myös laskulle.
Toimitusaika	Huoltotilauksen Valmis-kuittauksen mukainen toimituspäivä, siirtyy laskulle toimituspäiväksi. Toimintokeskus -näytön asetuksella DELIVERYDATES voit valita, ehdottaako ohjelma huoltotyön toimituspäiväksi kaikkia viikonpäiviä vai arkipäiviä. Lue lisää hakusanalla DELIVERYDATES.
Tiimi	Huoltotyön voi kohdistaa tiimille, rivit eri tekijälle. Huoltotilauskeskuksessa on tiimi. Tiimit määritellään henkilörekisterissä.
Tekijä	Huoltotyön tekijä. Voit ohjata myös kustannuspaikan hakua, lue lisää hakusanalla SERVICECOSTCENTER.
Tekijän alla olevat pvm kentät	Jos lisäät Tekijä-henkilön ja asetat sen alapuolella olevan päivämäärävälin, ohjelma lisää varauksen tekijälle Lemonsoftin ryhmäkalenteriin. Ohjelma näyttää Tekijä-valintoina henkilöt, joilla on ominaisuus 18. Huoltotyöt -henkilörekisterissä. Mikäli olet määrittänyt tiimit ja valitset ensin Tiimi-kenttään arvon, ohjelma näyttää Tekijä-valintalistassa vain tiimiin kuuluvat henkilöt.
Tekijän alla oleva kalenteripainike	Huoltotyö muokkaustilassa: avaa Ryhmäkalenteri-näytön ja näyttää henkilöt, joilla on henkilörekisterissä ominaisuus 18. Huoltotyö tallennettu tilassa: avaa Ryhmäkalenteri-näytön ja näyttää tiimeihin kuuluvat henkilöt.

Rivin toiminnot samoin kuin myyntitilauksella, mutta lisäksi toiminto Lisää tarvikkeet. Lue lisää hakusanalla Uusi huoltotyö.

Huoltotyön tilat

Nro	Selite	Kuvaus
0	Kirjattu	Huoltotyö on kirjattu. Peru vahvistus palauttaa huoltotyön tähän tilaan.
10	Vahvistettu	Huoltotyö on vahvistettu asiakkaalle. Tilausvahvistuksen tulostus tai vahvista -toiminto siirtää tilauksen tähän tilaan.
15	Hylätty	Asiakas ei tilaa tai hyväksy huoltotyötä.
20	Valmistus / ostolupa	Ei toiminnallisuutta.
25	Keräyslupa	Keräyslähetteen tulostus siirtää huoltotyön tähän tilaan, myös siirrä kerättäväksi. Peru keräys palauttaa huoltotyön tähän tilaan.
30	Kerätty	Merkitse kerätyksi siirtää huoltotyön tähän tilaan, myös varastokeräily ja lavoitus vaihtavat rivin tai huoltotyön tilaksi kerätty.
70	Toimituslupa	Ei toiminnallisuutta, peru toimitus palauttaa huoltotyön tähän tilaan.
85	Osatoimitettu	Huoltotyön riveistä osa on toimitettu / laskutettu, osa on avoimia.
90	Toimitettu	Huoltotyön on toimitettu kokonaan. Peru laskutus palauttaa huoltotyön tähän tilaan.
95	Ei hyväksytty	Huoltotyötä ei ole hyväksytty. Ei toiminnallisuutta
100	Tarkastettu	Ei toiminnallisuutta.
110	Laskutuslupa	Ei toiminnallisuutta.
120	Laskutettu	Huoltotyön laskutus laskutuskeskuksesta tai huoltotyöltä laskuta -toiminolla siirtää huoltotyön tähän tilaan.
200	Arkistoitu	Ei toiminnallisuutta.

Tilasiirtymät vakio prosessissa:

Nro	Selite	Tilat, joihin voidaan siirtyä
0	Kirjattu	10 Vahvistettu 15 Hylätty
10	Vahvistettu	20 Valmistus/ostolupa 25 Keräyslupa 70 Toimituslupa
15	Hylätty
20	Valmistus / ostolupa	25 Keräyslupa
25	Keräyslupa	30 Kerätty
30	Kerätty	70 Toimituslupa
70	Toimituslupa
85	Osatoimitettu	100 Tarkastettu 110 Laskutuslupa
90	Toimitettu	95 Ei hyväksytty 100 Tarkastettu
95	Ei hyväksytty
100	Tarkastettu	110 Laskutuslupa
110	Laskutuslupa
120	Laskutettu	200 Arkistoitu
200	Arkistoitu

Huoltotöiden Muut tiedot – välilehti

Laskutukseen liittyvät tiedot.

Kenttä	Selite
Laskutusasiakas	Laskutusasiakkaan nimi, osoite ja yhteyshenkilö.
Toimipaikka	Huoltotyön kirjaajan toimipaikka
Tilausnumeronne	Siirtyy laskulle tilausnumeronne – kenttään
Projekti	Voit kohdentaa huoltotyön olemassa olevalle projektille. Projekti -sanaa klikkaamalla saat suoraa auki myös projektit -ikkunan
Tilaaja asiakas	Tilaaja-asiakkaan nimi, osoite ja yhteyshenkilö
Kustannusarvio	Huoltotyön kustannusarvio
Merkki	Siirtyy laskulle
Toimitusehto	Siirtyy laskulle
Toimitustapa	Siirtyy laskulle
Toimitustieto	Siirtyy laskulle.
Maksuehto	Periytyy asiakkaalta, siirtyy laskulle.
Huoltotyyppi	Huoltotyypillä voidaan erotella huoltotilaukset huoltotilauskeskuksessa. Huoltotyypit (esim. Korjaus, Varustelu, Vuosihuolto jne.) ylläpidät valintalistoilla Muut asetukset Huoltotyypit.
Kohderyhmä	Käytössä kun huoltotyöt on muodostettu kohderyhmien tilannekohtaisen valikon kautta toiminnolla Muodosta toimeksiannot. (Kertoo kohderyhmän numeron)
Tapahtumatyyppi	Voit valita tapahtumatyypin Asetukset Asiakkuudenhallinta Muut asetukset CRM-tyypit -listalle perustettujen tapahtumien pohjalta. Esimerkiksi Puhelu, Kalenterimerkintä jne. jos haluat tapahtuman ryhmäkalenteriin henkilölle

Huoltotöiden Viesti-välilehti

Huoltotyön laskulle viesti joko vapaana tekstinä tai voidaan hakea vakioviesti. Lue lisää hakusanalla Viestit.

Kuva: Valitse viesti vakioviesteistä, tai kirjoita se itse.

Huoltotöiden Toteutuma-välilehti

Huoltotyön toteutuneet tapahtumat ja tiedot. Toteutuma välilehden tiedot saadaan kirjattua samalla kun merkitset huoltotyö valmiiksi. Työlle voit antaa esimerkiksi aikaa ja kilometrejä useaan kertaan, ohjelma summaa ne huoltotyölle automaattisesti.

Mikäli huoltotyöllä on useita tuotteita, voit kohdistaa huoltoon kuluneen ajan haluamaasi tuotteeseen Huoltotilauksen valmiskirjaus-toiminnolla olevasta Työaika-kentän tilannekohtaisesta valikosta. Samalla näet tuotteeseen kohdistetut varaosat. Nämä tiedot tallentuvat tuotteen huoltohistoriaan.

Kuva: Huoltotilauksen valmiskirjaus -näytön Työaika-kentän tilannekohtaisesta valikosta käyttäjä on valinnut Huoltotyön tuotteet -toiminnon, jolloin ohjelma avaa Huoltotyön tuotteet -näytön.

Huomaa! Huoltotilauksen valmiskirjaus -näytössä ohjelma näyttää Työaika-kentässä tunnit pyöristettynä alaspäin täysiin tunteihin, mutta Työaikakeskus-näytön Työaika-kentässä ohjelma näyttää työajan ilman pyöristystä.

Kuva: Huoltotilauksen valmiskirjaus -näytön Lähdetty- ja Tehty-kenttien tiedot päivittyvät Työaikakeskus-näytön Alkoi- ja Loppui-kenttiin, jonka mukaan ohjelma päivittää Työaika-kenttään tarkan ajan.

Kenttä	Selite
Syykoodi	Huoltotyön syykoodi. Perustetaan valintalistassa.
Muut syykoodit	Valintalistassa voidaan perustaa
Työselite	Vapaata tekstiä
Sisäinen selite	Vapaata tekstiä
Lähdetty matkaan	Pvm ja kellon aika
Työaika	Työaika. Aika pvm ja klo merkinnöistä tai riviltä TYO koodilla.
KM-alku	Kilometrin alku
KM-loppu	Kilometrin loppu
Matka-aika	Käytetty matka-aika
Päivärahoja	Päivärahan määrä.
Puolipäivärahoja	Puolipäivärahan määrä.
Asiakkaalla	Pvm ja kellon aika
Tehty	Pvm ja kellon aika

Huoltotöiden Toimitukset-välilehti

Huoltotyön toteutuneet toimitukset ja laskunumerot.

Huoltotöiden Rivin lisätiedot -välilehti

Voit kirjoittaa rivitekstiä asiakkaalle tai sisäistä rivitekstiä.

Huoltotöiden Huolto-ohje -välilehti

Huolto-ohje toimii määrämuotoisena työohjeena työn tekijälle.

Kuva: Pääset lisäämään ja muokkaamaan huolto-ohjeet valitsemalla huolto-ohje sanan tilannekohtaisesta valikosta huolto-ohjeiden ylläpito.

Valitse huoltotyölle määritellyistä huolto-ohjeista sopiva huolto-ohje -pudotusvalikosta.

Tiedot tulostuvat huoltotyömääräimelle ja huoltoilmoitukselle.