Viestit

Asetukset | Viestit-näytössä voit ylläpitää eri ohjelmien vakioviestejä, tarjouslaskennan kansisivujen tekstejä, sähköpostien allekirjoituksia sekä Sms-viestejä. Näyttö on jaettu näiden mukaisesti Lomake-, Tarjous-, Sähköposti ja Sms viestit -välilehdille.

Huomaa!

Mikäli lisäät viestille kieliversion, muista lisätä sama kieli jokaiselle viestille. Jokaisella viestillä on oltava kaikki käytössä olevat kieliversiot. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa myyntitilausviestiin on lisätty FIN ja ENG tuetuiksi kieliksi. Jos lisäät Lomake-välilehdellä esimerkiksi myyntitilaukselle englanninkielisen rivin, lisää englanninkielinen rivi kaikille muillekin Lomake-välilehden riveille. Viesteillä ja niiden eri kieliversioilla tulee olla sama ID-numero. Katso esimerkki kuvasta alla.

Kuva: Kirjoita viesti kaikilla Kieli-arvoilla (ks. Valintalistat | Kielikoodit), joilla haluat viestin muodostuvan. Kirjoita viestin sisältö ikkunan oikeaan lohkoon. Tekstin pituutta ei ole rajattu.

Lomake- ja Tarjous-välilehdillä voit ylläpitää tarjoukselle, tilauksille ja myyntilaskulle tulevia vakioviestejä. ID on ohjelman sisäinen juokseva viestinumero. Otsikko-sarakkeen tekstin näet tilauksen, tarjouksen ja laskun Viesti-pudotusvalikossa ja numerosarjoissa. Myynti-rasti tarkoittaa viestiä, joka näkyy tarjouslaskennassa, myyntitilauksissa ja laskutuksessa. Vastaavasti Osto-rasti tarkoittaa ostotilauksilla näkyvää viestiä.

Voit määritellä oletusviestin Asetukset | Numerosarjat | Viesti-sarakkeeseen tarjoukselle, tilaukselle ja laskulle.

Huomaa! Viesti-kentän päivittyminen tarjouksella, osto-, myynti- ja huoltotilauksella toimii uuden tietueen luonnissa seuraavasti:

•      Jos luot uuden tietueen mallipohjasta, ohjelma käyttää mallipohjan viestiä, jos sellainen on. Jos mallipohjalla ei ole viestiä, ohjelma hakee tarjous-/tilauslajille määritellyn oletusviestin.

•      Jos luot uuden tietueen ilman mallipohjaa, ohjelma hakee tarjous-/tilauslajille määritellyn oletusviestin.

•      Jos luot uuden tietueen Uusi kopioiden -toiminnolla, ohjelma kopioi viestin kopioitavalta tietueelta.

Voit estää viestin kopioitumisen tarjoukselta tilaukselle tai laskulle ja samalla tilaukselta laskulle toimintokeskuksen COPYNOTE-asetuksella.

Huom! COPYNOTE asetuksen ollessa arvossa 1 ohjelma hakee myyntitilauksesta muodostetulle laskulle vakioviestin numerosarjojen Viesti-sarakkeesta, jos myyntitilauksen Viesti-välilehden Viesti-kenttä on tyhjä.

Kuva: Jos vaihdat tilaukselle Kieli-arvon, niin ohjelma hakee viestin vaihtamasi kielen perusteella.

Ohjelma tallentaa esimerkiksi myyntitilauksella Muut tiedot -välilehdellä olevan Viesti-pudotusvalikon tiedon tilauksen luonnin yhteydessä. Eli jos vaihdat tilauksella kielikoodia, niin Viesti-arvoksi haetaan kielikoodilla oleva viesti. Voit kuitenkin muuttaa viestiä manuaalisesti, jonka jälkeen ohjelma ei enää vaihda tilauksen viestiä kielen vaihtuessa.

Kuva: Tarjouksen lomakkeiden viestit ovat Lomake-välilehdellä ja Tarjous-välilehdellä ylläpidät tarjouksen kansisivun tekstejä.

Kansi-sarake tarkoittaa tarjouslaskennan kansilehden numeroa.

Sähköposti-välilehdellä ylläpidät sähköpostien allekirjoituksia.

Kuva: Allekirjoitus (SMTP) -sähköposti lähtee ohjelmasta lähetettyjen viestien allekirjoitukseksi, ellei kyseessä ole jokin muu välilehdellä mainituista sähköposteista.

Allekirjoitus (SMTP) -sähköposti on tarkoitettu allekirjoituslohkoksi esimerkiksi PDF-tiedostojen lähettämiseen. Viestin sisällössä voit käyttää apuna seuraavia kenttiä tietojen hakuun:

{Person_name} = Lähettävän henkilön nimi

{Person_shortname} = Lähettävän henkilön näyttönimi

{Person_gsm} =Puhelinnumero

{Person_email} = Sähköpostiosoite

Tiedot haetaan henkilön takaa. Huomaa, että kirjoitusasun on oltava oikein. Kentän nimi alkaa isolla kirjaimella ja kenttänimi kirjoitetaan kaarisulkujen sisään. Tarkista oikeellisuus Esikatsele-toiminnolla.

Kun lähetät sähköpostia SMTP-tavalla, tulee viesti ehdotukseksi sähköpostin lähetysikkunaan.

Kuva: Sähköpostin lähetys -näytössä ohjelma hakee kenttien arvot tietokannasta

Myös Laskujen lähetys- ja Maksukehotusten lähetys -toiminnot tukevat kenttien käyttöä. Kun lähetät sähköpostilaskuja Laskutuskeskus-toiminnolla tai maksukehotuksia Myyntireskontrakeskus-toiminnolla, viesti lähtee ilman esikatselua, joten tarkista viestin oikeellisuus Esikatsele-toiminnolla Viestit-ikkunassa.

Laskujen lähetys -sähköpostiviesti tukee edellä mainittujen kenttien lisäksi seuraavia kenttiä:

{Invoice_number} = Laskunumero

{Invoice_description} = Selite

{Invoice_totalsum} = Summa

{Currency_code} = Valuutta

{Invoice_duedate} = Eräpäivä

{Company_print_iban} = IBAN-pankkitili

{Invoice_reference} = Viite

{Invoice_RfBankCode} = Virtuaaliviivakoodi

Kuva: Viestin esikatselussa näet mitä arvoja kentistä tulee.

Sms viestit –välilehden toiminnallisuus on kuvattu Käyttäjän käsikirjassa. Lue lisää ohjeesta SMS-viestit.

Kuva: Myyntitilauksella on useita muuttujia viestissä, Huoltotilausten valmiskirjaus -viestissä on vain huoltotyön numero-muuttuja ({Sales_order_number})

Myyntitilaukselle tarkoitettuja muuttujia on esimerkiksi:

1.  Kuljettaja, {Driver_phone}, jonka ohjelma hakee Asetukset Valintalistat Kuljettajat -kohdasta valintalistan kohdalla tilauksella olevan kuljettajan puhelinnumeron

2.  Toimituspäivä, {sales_order_unload_date}, johon ohjelma laskee toimituspäivän perusteella purkupäivän. (Jos toimituspäivä on 04.03.2019 tulee purkupäiväksi 04-05.03.2019)

Lisää käytettävissä olevia muuttujia (propertyjä) löydät helpoiten viemällä sovelluksesta, eli esimerkiksi myyntitilauksesta yhden tilauksen Myyntitilausten vienti -toiminnolla xml-tiedostoksi. Viestit-propertyistä voit käyttää osaa XML-tiedostossa näkyviä propertyjä. Rivitietojen propertyt ei välttämättä toimi (kuten {Row_position} tai {Sales_orderrow_delivery_text}), koska rivejä voi olla useita, eli käytä aina yläosan tietojen propertyjä (kuten {Sales_order_number} tai {Sales_order_customer_reference}) ja testaa hyvin ennen käyttöönottoa!

Esimerkki

Huoltotöillä ja myyntitilauksilla on yhteisiä tietokantatauluja, tyypillisesti tilauksen tai huoltotyön yläosan propertyjen käyttäminen onnistuu Viestit-näytön muuttujana.

Kuva: Huoltotyön-näytön Vie tiedostoon… -toiminnolla vein tilauksen XML-tiedostoksi ja hain tiedostosta viemäni huoltotyön numerolla 40093 propertyn, joka sisältää huoltotyön numeron, eli Sales_order_number-property sisältää huoltotyön numeron. Lisäämällä siihen aaltosulut, se kelpaa ohjelmalle Viestit-näytön Huoltotilausten valmiskirjaus -viestin muuttujaksi. Samaan lopputulokseen pääsen Myyntitilaus­-näytön xml-tiedostosta.