Ennen tulorekisterin palkkatietoilmoitusten lähettämistä käy läpi kaikki ilmoitukselle vaadittavat tiedot. Tässä ohjeessa on kuvattu kaikki sellaiset tiedot, jotka käyttäjän tulee käydä läpi ja tarvittaessa lisätä.
Kannattaa tutustua tarkasti tulorekisteri ilmoittamisen asiakasohjeisiin myös verohallinnon omalla tulorekisterin verkkosivulla.
Palkkatietoilmoituksen yhteyshenkilöt
Palkkatietoilmoituksen lähetyksessä täytyy ilmoittaa ne henkilöt, ketkä vastaavat tulorekisterin sisällöllisistä ja teknisistä asioista organisaation sisällä. Lisää tällaisille henkilöille henkilörekisteriin henkilörooli 29. Tulorekisteri sisällölliset asiat ja/tai 30. Tulorekisteri tekniset asiat (voi olla sama henkilö). Tarkista myös, että yhteyshenkilöillä on määriteltynä matkapuhelinnumero, se on pakollinen tieto ilmoituksella!
Ilmoitukselle menee tieto yhteyshenkilöistä kirjautuneen käyttäjän mukaan, mikäli häneltä löytyy ko. rooli/roolit, jos käyttäjällä ei löydy roolia/rooleja, aineistoon menee aakkosjärjestyksessä ensimmäisen henkilön tiedot, jolta kyseinen rooli/roolit löytyvät. Rooleilla on merkitys myös varmenteen jakamisessa, varmenteen voi jakaa henkilö, jolla on rooli 30. Tulorekisteri tekniset asiat ja varmenteen voi jakaa henkilölle, jolla on rooli 29. Tulorekisteri sisällölliset asiat.
Kuva: Tulorekisteri ilmoituksen yhteyshenkilön henkilöroolit
Yritystiedot/maksajan tiedot
Valitse Yritystiedot-näytön Perustiedot-välilehden Tunnuksen tyyppi -valintalistaan tunnuksen tyyppi (tavallisesti siis y-tunnus). Mikäli tunnuksen tyyppi on jokin muu kuin y-tunnus tai Suomalainen henkilötunnus, täytä lisäksi yksilöinti- ja yhteystietoja (nämä kerrottu ohjeessa seuraavana).
Tulorekisteritunnus on oletuksena sama kuin yrityksen y-tunnus, eikä sitä tarvitse muuttaa. Tilanteessa, jossa tulorekisteri-ilmoittaminen tehdään esim. henkilötunnuksella, täytä tähän kenttään tulorekisteri-ilmoituksille menevä tunniste.
Kuva: Yritystietojen tunnuksen tyyppi ja tulorekisteritunnus
Maksajan osoitetiedot (tarvitaan vain jos suorituksen maksajalla ei suomalaista asiakastunnistetta tai jos maksaja on tilapäinen työnantaja)
Tarkista että osoitetiedot ja maakoodi löytyvät ensimmäisen toimipaikan kohdalta.
Kuva: Maksajan osoitetiedot
Kevan alaisia palkkoja maksava työnantaja lisää myös tarvittaessa maksajan aliorganisaatiotiedot Yritystiedot-ikkunan Tulorekisteri-välilehdelle. Merkitse tunniste kohtaan Kevan koodisto.
Oma koodisto -kohtaan voit määritellä oman aliorganisaation tunnisteen, mikäli yritys haluaa eriyttää organisaation liiketoiminnallisia osia tai yksiköitä tulorekisteriasiointia varten. Tunnisteen voi yritys itse määritellä, kunhan tunniste on tulorekisterin skeemavaatimusten mukainen.
Voit lukea aliorganisaation tunnisteesta tarkemmin tulorekisterin omilta nettisivuilta.
Palveluntarjoajan Y-tunnus: Mikäli aineiston muodostaja ja lähettäjä on eri kuin aineiston omistaja (eli esim. tilitoimisto), merkitse tähän kyseisen toimijan y-tunnus. Eli käytännössä aina kun tilitoimisto tmv. toimija toimittaa tulorekisterin ilmoitukset yrityksen puolesta tilitoimiston varmenteella, annetaan tilitoimiston oma y-tunnus tähän kenttään.
HUOM! Jos yrityksessä on tarve käyttää palveluntarjoajan y-tunnusta, tulee se lisätä yritystietohin kaikille niille kielikoodeille, joita yrityksessä käytetään. Eli jos palkanlaskijan/tulorekisterin käyttäjät ovat yrityksessä kaikki suomenkielisiä, riittää palvelutarjoajan y-tunnus suomi-kielikoodille. Mikäli taas käyttäjiä on esim. SWE tai ENG –kielikoodeilla, tulee palveluntarjoajan y-tunnus merkitä yritystietoihin kaikille näille kielikoodeille.
Kuva: Yritystietojen Tulorekisteri-välilehti
Maksajan tyyppi –kenttään valitset oikean arvon ainoastaan, jos suorituksen maksajana/ilmoittajana on julkisyhteisö, kotitalous, ulkomainen työnantaja, tilapäinen työnantaja, valtio, valtion liikelaitos tai erillishallinnollinen laitos tai erityisjärjestö taikka suoritus on ulkomaisen konserniyhtiön maksama.
Kuva: Maksajan tyyppi -valintalista