Sähköpostin lähettäminen työvaiheen valmistumisesta

Voit lähettää tuotantotyön vaiheen valmistuskirjauksen yhteydessä sähköpostin asiakkaalle. Työ täytyy lisätä myyntitilaukselta tuotantoon (eli ohjelma luo linkin tuotannon työn ja tilauksen välille), valmistuksen yhteydessä ohjelma ehdottaa sähköpostin lähettämistä työnvaiheen valmistuksen yhteydessä myyntitilauksen Laskutus-asiakkaana olevalle Yhteyshenkilö-henkilölle.

Toiminto ei ole käytettävissä LemonOnline-sovelluksessa.

Sinua voi kiinnostaa myös Työn viestit ja prioriteetti.

Käyttöönotto

Ohjelma lähettää sähköpostin SMTP:llä välittämättä USE_OUTLOOK -asetuksen arvosta koska viesti lähtee palvelimelta, samasta syystä ohjelma valitsee lähettäjän sähköpostiosoitteeksi hallintakeskuksen SYSTEM_EMAIL-arvon (arvo ei saa olla tyhjä). Varmista yrityksesi tekniseltä ylläpitäjältä, että yrityksellesi on määritetty toimiva SMTP-osoite. Lue lisää hakusanalla SMTP – sähköpostipalvelin ja SYSTEM_EMAIL.

Sähköpostin lähettäminen liittyy yleensä viimeiseen työvaiheeseen, koska viesti lähtee asiakkaalle. Lisää Lähetä sähköposti -valinta haluamillesi vakiotyövaiheille.

Kuva: Valintalistat-näytössä on lisätty vakiotyövaiheelle Lähetä sähköposti -valinta Kuljetusalustalle + @ -työvaiheelle, josta ohjelma lähettää sähköpostin.

Sähköpostin Aihe-tekstiksi ohjelma lisää myyntitilauksen numeron (tai Koonti valmistus -tekstin) ja voit lisätä sähköpostin leipätekstiosioon haluamasi otsikko- ja allekirjoitustekstit.

Kuva: Voit lisätä Asetukset Viestit… -näytössä sähköpostin alkuosan vakioteksti ja allekirjoituksen. Ohjelma lisää niiden väliin tilaus- ja valmistumistietoja.

Sähköpostin sisältönä on valmistuvan työnumeron tilausnumero ja valmistuvan tuotteen tiedot. Ohjelma lähettää sähköpostin myös työnumero- ja työvaihekoontitöistä.

Voit lisätä Viestit-näytön Työvaiheen valmistuminen -tekstikenttään myös myyntitilauksen yläosan tietoja aaltosuluissa olevina muuttujina esimerkiksi:

•      Tilausnumero: {Sales_order_number}

•      Tilausnumeronne: {Sales_order_customer_ordernumber}

•      Merkki: {Sales_order_ordermark}

•      Viitteemme: {Sales_order_our_reference}

•      Viitteenne: {Sales_order_customer_reference}

•      Toimitusasiakkaan numero: {Sales_order_delivery_customer_number}

•      Toimitusasiakas: {Sales_order_delivery_customer_name1}

•      Toimitusasiakas nimi2:{Sales_order_delivery_customer_name2}

•      Lähiosoite: {Sales_order_delivery_customer_address1}

•      Osoite: {Sales_order_delivery_customer_address3}

•      Yhteyshenkilö {Sales_order_delivery_customer_contact}

•      Toimitustieto: {Sales_order_delivery_code}

Mutta et voi muuttujana lisätä esimerkiksi Myyjä- tai Toimitustapa­-tietoja, koska ohjelma viittaa valintalistatyyppisiin tietoihin numerolla (esim. myyjä 49, toimitustapa 9 jne).

Käyttö

Kun valmistat tuotannon työvaihetta, jolle olet ottanut sähköpostin lähetyksen käyttöön, ohjelma ehdottaa sähköpostin lähettämistä. Jos et jostain syystä halua lähettää sähköpostia (esim. työ jää kesken), poista Lähetä sähköposti laskutusasiakkaalle -valinta.

Kuva: Työvaihe jää kesken ja sitä valmistuu 0-kappaletta. Ohjelma poistaa automaattisesti Työ tuli valmiiksi – ja Lähetä sähköposti laskutusasiakkaalle -valinnat.

Vaikka ohjelma poistaa kesken jäävältä työltä Lähetä sähköposti laskutusasiakkaalle -valinnan, voit lisätä valinnan manuaalisesti ja ohjelma lähettää sähköpostin tähän mennessä valmistuneella määrällä (Huomaa! ei valmistuvalla määrällä, vaan tähän asti valmistetulla määrällä).

Kuva: Ohjelma on lähettänyt sähköpostin työn valmistumisesta. Sähköpostin vastaanottajaksi ohjelma valitsee myyntitilauksen laskutusasiakkaalle valitsemasi yhteyshenkilön.

Huomaa!

•      Kun kyseessä on koontityö, ohjelma lähettää sähköpostin ainoastaan ensimmäisen löytämänsä tilauksen laskutusasiakkaan yhteyshenkilölle.
Toisin sanoen koonnissa ei kannata olla kuin yhden asiakkaan tilauksia, tai työvaihe.
Lue koontityölle asiakkaan hakemisesta hakusanalla COMBINEJOBCUSTOMER.

•      Ohjelma lähettää sähköpostin myös työnumero- Yhdistä identtiset - ja työvaihekoontitöistä.

Kuva: Koontityön valmistuksesta muodostunut sähköposti, jossa on koonnissa olevien työnumeroiden valmistuneet määrät.

Voit lisätä sähköpostin lähettämisen mistä tahansa työvaiheesta myös suoraan työnumeron Työn tiedot -näytössä.

Kuva: Myyntitilauksen 1558 työnumerolle 5639 lisätty manuaalisesti Lähetä sähköposti laskutusasiakkaalle -valinta.

Jos sähköposti ei lähde:

-Tarkasta että tilauksella olevan laskutusasiakkaan yhteyshenkilön sähköposti on kelvollinen

-Muista, että ylemmällä tasolla olevan tuotteen mukana tuotantoon lisätystä puolivalmisteesta ohjelma ei lähetä sähköpostia (ei edes siinä tapauksessa, että valitset Työn tiedot -näytössä Lähetä sähköposti laskutusasiakkaalle -valinnan)

-Tarkasta SMTP-asetukset

Muista myös, että ohjelma lähettää valmistuvaksi määräksi aina Tehty-määrän summan, eikä kyseisellä valmistuskerralla valmistuvaa määrää.

Lue lisää työn valmistumiseen liittyvistä asioista Työn valmistuminen -otsikon alta.