Voit ottaa poissaolojen raportoinnin tulorekisteriin käyttöön toimintokeskuksen asetuksella IR_USE_ABSENCES (Henkilöstöhallinto Palkanlaskenta)
Kuva: Poissaolojen raportoinnin asetus toimintokeskuksessa
Lisää palkkalajeille Tulorekisteri-välilehdelle poissaolon syykoodi, joilla poissaolot käsitellään palkanlaskennassa. Mikäli poissaolo on palkaton, jätä ruksi pois kohdasta ”Palkallinen poissaolo”. Jokaiselle raportoitavalle poissaololle pitäisi siis olla oma palkkalaji.
Mikäli poissaolo käsitellään palkanlaskennassa tunteina, tulisi määritellä lisäksi Poissaolopäivien lukumääräkaava, jonka avulla saadaan ohjattua tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle ainoastaan koko päivän poissaolot. Alla olevassa kuvassa siis laskettaisiin ko. palkkalajille annettu määrä jaettuna 7,5. X-muuttujan avulla laskutoimitus kohdistuu nimenomaan kyseiseen palkkatapahtumaan, jolloin samalla palkkalajilla voi olla myös muita tapahtumia ja nämä lasketaan aina erikseen. Jos kaavan laskutoimituksen tuloksena on <1, ohjelma ei lisää kyseistä poissaoloa ilmoitukselle. Muussa tapauksessa (jos poissaolo käsitellään päivinä) kaavaa ei tarvitse antaa.
Kuva: Poissaolotietojen lisääminen palkkalajille
Mikäli poissaolo on palkallinen, tulisi palkkatietoilmoituksella ilmoittaa myös palkan määrä palkallisen poissaolon ajalta. Mikäli palkkalaji on pelkästään laskennallinen (esim. kk-palkkaisten poissaolot), lisää palkkalajille myös á-hintakaava, jonka mukaan laskennallinen palkan määrä lasketaan. Alla olevassa kuvassa on esimerkkinä sairasloma, jonka laskennallisen palkan määrä/sairaslomapäivä laskettaisiin henkilön apulukuun N2 tallennettu kuukausipalkka jaettuna 22.
Kuva: Palkallisen poissaolon palkan á-hintakaava -esimerkki
Poissaolot voit lisätä palkalle manuaalisestikin, mutta helpoin tapa on kirjata poissaolot HR-kalenteriin, josta ne voi tuoda palkanlaskentaan suoraan poissaoloiksi. Lue tarkemmin HR-kalenterin käytöstä ohjeen kohdasta HR-kalenteri.
Myös leimaustapahtumien kautta voit tuoda poissaolot palkanlaskentaan, huomioi että poissaololeimausten palkkalajeille on tällöin määritelty poissaoloilmoittamiseen tarvittavat asetukset.