Muodosta jokaisesta yhtäjaksoisesta poissaolosta palkanlaskentaan oma rivi. Poissaolon ajanjakso merkitään ansaintakauden alku- ja loppupvm -kenttiin. Mikäli tuot poissaolot HR-kalenterin/leimaustapahtumien kautta, ohjelma tuo päivämäärät näihin kenttiin automaattisesti.
Kuva: Poissaolotiedot palkanlaskennassa
Ohjelma antaa palkan tallennuksessa huomautuksen, mikäli joltakin poissaololta puuttuu alku- tai loppupäivä.
Kuva: Ohjelman huomautus, mikäli poissaololta puuttuu alkupvm tai loppupvm
Palkkarivillä on lisäksi sarake Poissaolo päättyy, johon voi merkitä päivämäärän, mihin asti palkkaa tullaan tästä poissaolosta maksamaan. Päivämäärän ilmoittaminen tarkoittaa, että maksajalla on tieto palkallisen poissaolon jatkumisesta, mutta kyseistä palkkaa maksettaessa/ilmoitettaessa, poissaolon palkkaa ei voi vielä ilmoittaa. Voit lukea tarkempia ohjeita tulorekisterin ohjeistuksesta.
Kuva: Poissaolo päättyy -päivämäärän voit määritellä tähän
Poissaolojen ilmoitusjakso
Poissaoloista täytyy palkkatietoilmoituksella antaa tieto Poissaolojen ilmoitusjaksosta, jonka ohjelma päättelee automaattisesti. Poissaolojen ilmoitusjakso tulee palkkatietoilmoitukselle aina, jos olet ottanut käyttöön poissaolojen raportoinnin tulorekisteriin. Myös niissä tapauksissa, kun palkkajakson aikana ei ole ollut yhtään poissaoloa.
Poissaolojen ilmoitusjakso on se ajanjakso, jolta mahdolliset tulonsaajan poissaolot ovat ilmoitushetkellä ilmoittajan tiedossa. Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivän pitää olla sama tai aikaisempi kuin saman ilmoituksen aikaisimman poissaolojakson alkupäivä. Poissaolojen ilmoitusjakson loppupäivän pitää olla sama tai myöhäisempi kuin myöhäisin poissaolojakson loppupäivä. (Lähde: vero.fi/tulorekisteri)
Voit lukea tarkemmin aiheesta tulorekisterin sivuilta.
Poissaolojen ilmoitusjakso on oletuksena palkkajakso. Mikäli palkalla on poissaolo, jonka alkupäivä on aikaisempi kuin palkkajakson alkupäivä, poissaolojakson alkupäiväksi menee tällöin kyseisen poissaolon alkupäivä.
Mikäli palkalla on poissaolo, jonka loppupäivä on myöhempi kuin palkkajakson loppupäivä, menee poissaolojakson loppupäiväksi poissaolon loppupäivä.
Poissaolojakso voi näin ollen mennä päällekkäin peräkkäisillä ilmoituksilla, jolloin tiedon käyttäjät hyödyntävät aina viimeisintä ilmoitettua poissaolojaksoa. Tällaisissa tapauksissa voi joskus tulla vastaan tilanne, jossa palkansaajalle tulee yllättävä poissaolo (esim. sairaus) kun kyseisen palkkajakson palkka on jo maksettu ja ilmoitettu, ja tähän palkkajaksoon/ilmoitukseen sisältyy jo aiemmin sovittu poissaolo, joka on ilmoitettu (ja tämän poissaolon päivämäärä on myöhempi kuin ilmoittamatta jääneen poissaolon päivä). Jos näin käy, tulisi huomioida että jo ilmoitettu poissaolo tulee tällöin joko ilmoittaa uudelleen seuraavalla ilmoituksella tai vaihtoehtoisesti korjata uusi poissaolo oikealle ilmoitusjaksolle.
Seuraavassa käytännön esimerkki tilanteesta:
Palkansaajan syyskuun ilmoituksella annetaan poissaolojen ilmoitusjaksoksi 1.9-30.9, poissaoloksi on merkitty etukäteen sovittu saldovapaa, joka on 30.9.
Kuva: Syyskuun ilmoitus poissaoloista
Kun syyskuun palkka on maksettu ja ilmoitettu, palkansaaja sairastuu (esim. 26.9) joten tämä poissaolo jää syyskuun ilmoitukselta puuttumaan.
Vaihtoehto 1: Puuttuva poissaolo voidaan lisätä lokakuun palkalle ja sitä kautta palkkatietoilmoitukselle, jolloin poissaolojen ilmoitusjaksoksi tulisi 26.9-31.10. Koska tiedon käyttäjät hyödyntävät ainoastaan viimeisintä poissaolojaksoa, tulisi tuo aiemmin ilmoitettu saldovapaa (30.9) ilmoittaa tällöin uudelleen lokakuun ilmoituksella. Tässä tapauksessa se tulisi lisätä manuaalisesti poissaolotietoihin ennen ilmoituksen lähettämistä.
Kuva: Manuaalisesti lisätty edellisen ilmoituksen poissaolo uudella (lokakuun) ilmoituksella
Vaihtoehto 2 on korjata ilmoittamatta jäänyt poissaolo syyskuun ilmoitukselle. Muodosta tällöin ensin korjausilmoitusaineisto syyskuun ilmoituksesta ja lisää ilmoittamatta jäänyt poissaolo Poissaolot -välilehdelle. Voit myös tehdä muutoksen suoraan palkalle, mikäli palkkasummat eivät poissaolon johdosta muutu. Tällöin ohjelma muodostaa korvaavan ilmoituksen automaattisesti.
Huomaathan, että mikäli poissaolo on sellainen, joka vaikuttaa palkkasummiin, ainut tapa on lisätä se seuraavalla palkalla (eli vaihtoehto 1), ellei poissaolon palkkaa tosiasiallisesti korjata palkansaajalle jo ennemmin.
Kuva: Ilmoittamatta jäänyt poissaolo korjataan syyskuun ilmoitukselle