Voit kirjata huoltotyön valmiiksi joko huoltotilauskeskuksesta tai suoraan huoltotilaukselta valitsemalla tilannekohtaisesta valikosta Valmis-toiminnon.
Huomaa! Et voi valmistuskirjata huoltoa, jos joku huoltotilauksen riveillä olevalla nimikkeellä on Ei negatiivistä varastosaldoa –asetus päällä ja saldo ei riitä.
Kuva: Huoltotilauksen
valmistumiskirjaus -näytössä on Työn tila -tieto, mikäli työ jää
kesken, voidaan sille lisätä tunteja huoltotyöllä oleville tuotteille
tuotekohtaisesti.
Mikäli olet määritellyt laskutuskoodit toimintokeskukseen, työaika, kilometrit ja päivärahat tulevat automaattisesti riveiltä.
Lisää matkalasku –valinta muodostaa huoltotyöstä matkalaskun. Täytä matkalaskuun liittyvät kentät.
Voit ohjata huoltomiehen työajan tuntiseurantaan. Ohjelma lisää työajan tuntiseurantaan ainoastaan, jos huoltotyön Muut tiedot –välilehdellä valitsemallasi Tapahtumatyyppi-arvolla on Asetukset Asiakkuudenhallinta… -näytön Muut asetukset CRM tyypit–taulukon Kalenteriin- ja Työaika-kentät valittuna.
Kuva: Jos syötät työajan,
kilometrit, matka-ajan tai päivärahat, siirtyvät tiedot
myös huoltotyön riveille laskutusta varten.
Lähdetty ja Asiakkaalla -päivämääräkentät liittyvät vasteaikaseurantaan. Tehty-päivämäärä on se päivämäärä, jolloin työ tuli valmiiksi.
Työselite on vapaa kuvaus tehdyistä toimenpiteistä. Voit myös luokitella Työselite-valintalistalla perustamalla vikakoodit. Löydät vikakoodien ylläpidon valintalistojen kohdasta Muut asetukset Huollon vikakoodit.
Sisäinen selite on tarkoitettu yrityksen sisäisiin kommentteihin, eikä tietoa esitetä asiakkaan raporteissa.
Mikäli huoltotyöllä on useita tuotteita, voit kohdistaa
huoltotyölle kuluneen ajan valitsemaasi tuotteeseen avaamalla ensin
Huoltotilauksen valmiskirjaus -näytön ja sieltä
Työaika-tilannekohtaisesta valikosta Huoltotyön tuotteet
-näytön. Huoltotyön tuotteet –näyttö listaa tuotteeseen sidotut
tarvikkeet ja tuotteeseen aiemmin tallennetut tunnit. Samalla näet, onko
tuotteen työ merkitty valmiiksi.
Lisätyt tunnit –kenttä näyttää
lisäämiesi tuntien ja aiemmin tallennettujen tuntien erotuksen. Eli näet montako
tuntia huoltotyölle tuli tällä kertaa lisää ja paljonko huoltotyöllä on
Työaika yhteensä -summa.
Huomaa!
Huoltotyön tuotteet -näytössä tekemäsi muutokset tallentuvat aina suljettaessa, huolimatta siitä valitsetko Tallenna ja sulje –toiminnon vai suljetko sen oikean yläkulman rastista.
Laskutus –kohdassa otat kantaa, laskutetaanko työ vai ei. Ohjelma ehdottaa laskutustietoa takuun perusteella. Mikäli huoltotilauksella on takuu voimassa, ohjelma ei ehdota laskutusta.
Voit myös estää laskutustiedon muuttamisen valmistuskirjausnäytöstä toimintokeskuksen Huoltotyöt INVOICEALLWAYS-asetuksella. Jos annat arvoksi 1, ei käyttäjä voi muuttaa laskutustietoa.
Toiminnot-kohdasta voit valita huoltoilmoituksen toimittamisesta. Tulosta huoltoilmoitus –toiminto avaa huoltoilmoituksen tulostusnäytön.
Toiminnot-listan Lähetä SMS-viesti voit lähettää huoltoilmoituksen tekstiviestinä. Viestin sisältönä on huoltokutsun tilausnumero ja Työselite-kentän teksti.
Toiminto vaatii SMS-toiminnon käyttöönottoa, lue lisää hakusanalla SMS-viestit.
Kuva: SMS viestin sisällöksi
asetetaan huoltokutsun numero ja Työselite.
Voit lähettää huoltoilmoituksen myös sähköpostilla optiolla Huoltoilmoitus sähköpostiin. Lähetettävän raporttipohjan määrittelet toimintokeskuksen Huoltotyöt SERVICENOTICE_RPT -asetukseen.
Huomaa!
Huoltoilmoitusten automaattinen lähettäminen edellyttää asiakkaan sopimukselle pääkäyttäjän määrittelemistä.
Kuva: Ohjelma lähettää SMS-viestin
pääkäyttäjälle määriteltyyn puhelinnumeroon. Vastaavasti sähköposti lähtee
pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Ohjelma huomauttaa käyttäjää, mikäli
tietoja ei ole määritelty.
SMS_DELIVERY_MESSAGE-asetuksen arvolla 3 Huoltotyön valmiskirjaus -näytön Lähetä SMS-viesti -valinta on disabloitu, ja ohjelma lähettää huoltotyön valmiskirjauksesta aina SMS-viestin huoltotyön Kontakti-kentän puhelinnumeroon. SMS-viestin sisällöksi ohjelma hakee Viestit-toimintoon määrittelemäsi viestin. Lue lisää ohjeesta Tekstiviesti myyntitilaukselta tai huoltotilaukselta.
Kun olet täyttänyt Huoltotilauksen valmiskirjaus –näytön tiedot. OK-toiminto suorittaa varsinaisen huoltotyön valmistuksen.
OK-toiminto tarkastaa vielä onko huoltotyön Tuote asiakkaan sopimuksissa. Jos se on asiakkaan sopimuksissa Huoltokohde-tyyppisenä ja sillä on asetettu Toistuvuus-välilehdelle Toistuvuuskaava ja Toistuvuusaikaväli-tietoon Alku-päivämäärä. Ohjelma tarkastaa onko päivämäärää muutettava. Mikäli käyttäjä valmiskirjaa huoltotyön eri päivänä kuin huoltotyöllä oleva Toimitusaika-päivämäärä, ohjelma avaa Toistuvuuden muutos –näytön, josta käyttäjä voi muuttaa sopimuksen toistuvuuden päivämäärää.
Toiminto on tarkoitettu esimerkiksi lakisääteisten huoltojen ja tarkastusten luomiseen. Jos esimerkiksi henkilönostin on huollettava vuoden välein, ja se huolletaankin kuukautta aiemmin tänä vuonna (ks. alla olevan esimerkki), on ensi vuoden huoltoa aikaistettava kuukaudella.
Toimintoa ohjaa SERVICERECCURENCE –asetus. Oletuksen asetuksen oletusarvo on 0, jolloin ohjelma ei muuta päivämäärää, eikä kysy käyttäjältä päivämäärän muutosta.
SERVICERECCURENCE-asetuksen selite: Kysytäänkö valmiskuittauksessa toistuvan sopimuksen jakson muutos. 0= ei kysytä (oletus), 1= kysytään.
Esimerkki
Alla esimerkissä MZ Mizu henkilönostin –tuote on asiakkaan sopimuksella Huoltokohde-tyyppisenä ja sillä on Toistuvuus-välilehdellä Toistumiskaava-arvona Vuosittain. Ja Toistumisaikaväli Alku-päivämääränä 01.09.2016. Sopimuksesta on luotu huoltotyö Luo huoltotilauksia sopimuksista –toiminnolla.
Huoltotilauskeskus-näytön Tiedosto Sopimusten toistuvuus-valikosta huoltotyön muodostuksen yhteydessä huoltotyön Toimitusaika-arvoksi tulee sopimukselta suoraan 01.09.2017.
Jos kuittaat huollon valmistuvaksi 01.09.2017, ohjelma ei huomauta mitään, mutta jos kuittaat huollon valmistuvaksi esimerkiksi 03.08.2017, ohjelma antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa toistuvuuden päivämäärä.
Kuva: Huoltotyö on ajoitettu
toimitettavaksi (tehtäväksi) 1.9. Huoltomies on kuitenkin tehnyt työn 3.8, ja
tekee myös Huoltotyön valmiskirjaus –toiminnon, jolloin ohjelma avaa
Toistuvuuden muutos –näytön jossa käyttäjä voi muuttaa sopimuksen toiston
päivämäärää seuraavaa huoltoa silmälläpitäen. Toistuvuuden muutos –näytön
OK-toiminnolla päivämäärä muuttuu sopimukselle.
Yllä esimerkissä asiakaskortilla sopimuksen Toistumisaikaväli-arvoksi muuttuu 03.08.2017. Eli vuonna 2018 huoltotyön muodostuksen yhteydessä huoltotyön Toimitusaika-arvoksi tulee sopimukselta suoraan 03.08.2018.
Huoltotöiden Toteuma välilehti
Valmiskirjauksen tiedot näkyvät huoltotilauksen Toteuma-välilehdellä.
Voit muuttaa tietoja, mutta muutos ei enää vaikuta mahdollisesti kertyneeseen työaikaan tai rivitietoihin.