Factoringlaskutuksen käyttöönotto

Factoringlaskutusta varten tarvitset WFL (Factoringaineiston muodostus) -lisenssin. Factoring-laskutustavalla voidaan rahoittaa myyntisaamiset. Tämä vaatii rahoitussopimuksen tekemisen rahoitusyhtiön kanssa. Kun rahoitussopimus on tehty, lisää rahoitusyhtiön tiedot yritystietoihin toimipaikan taakse. Rahoitusyhtiön tiedot tulostuvat factoringlaskuille.

Huomioithan, että jos lähetät laskuja myös esimerkiksi englanniksi, lisää toimipaikantiedot sekä rahoitusyhtiön tiedot myös Englannin kielikoodille.

Kuva: Lisää rahoitusyhtiön tiedot toimipaikan taakse.

Vastaanottajien tiedot (asiakkaat)

Tarkista kohdasta Asetukset | Valintalistat | Laskutustavat, että Factoring -laskutustavalla on Käytössä-optio valittuna.

Määritä Asiakasrekisteri | Laskutus ja tilaukset -välilehdelle asiakkaalle Factoring-laskutustapa. Voit myös lisätä oman maksuehdon factoringlaskuille. Lue lisää hakusanalla Maksuehdot.

Kuva: Asiakkaalle on määritelty Factoring-laskutustapa sekä factoringmaksuehto.

Toimintokeskuksen asetukset

Määrittele kohdassa Järjestelmä | Toimintokeskus | Taloushallinto | Laskutus viitteenmuodostustapa REFERENCE-asetukseen sekä myyjänumero SELLERNR-asetukseen. Viitteenmuodostustapa riippuu rahoitusyhtiöstä.

Lue viitteen muodostustavasta tarkemmin ohjeesta Viitteenmuodostustapa. Mikäli haluat.

Mikäli Mi määritellä viitteenmuodostustavan laskulajeittain, lue lisää Numerosarjat (Laskutus).

Factoringaineiston muodostus

Varsinaiset laskut kirjataan normaalisti laskutukseen. Voit tulostaa factoringlaskut Laskutus-näytön Tulosta-valikon Factoringlasku toiminnolla ja toimittaa postitse asiakkaalle. Tämän jälkeen voit muodostaa rahoitusyhtiölle lähetettävän factoringaineiston Taloushallinto | Laskujen lähetyskeskus -ikkunan kautta. Valitse lähetettävät laskut vasemman reunan valikosta ja sen jälkeen valitse Lähetä laskut -toiminto. Ohjelma varmistaa, haluatko lähettää laskut. Huomaa, että kun vastaat dialogiin Kyllä ja asiakkaan tiedoissa löytyy yhteyshenkilö, jolla on sähköpostilaskuominaisuus, lähtee laskusta kopio ko. yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen heti.

Kuva: Vahvista, että haluat lähettää laskun. Kyllä-valinnalla läheteät yhteyshenkilölle kopion laskusta heti.

Tämän jälkeen ohjelma avaa Factoring aineisto -näytön.

Kuva: Laskujen lähetyskeskus -näytöllä valitse Factoring-laskut ja sen jälkeen Lähetä laskut -toiminto, jolloin ohjelma avaa Factoring aineisto -näytön.

Factoring aineisto -näytöllä ohjelma esittää Numeroväli-rajauksessa oletuksena ne laskut, jotka valitsit Laskujen lähetyskeskus -näytöllä. Valitse rahoitusyhtiö, jolle aineisto lähetetään. Y-tunnus on lähettävän yrityksen y-tunnus ja sopimustunnuksen saat rahoitusyhtiöltäsi. Siirtoluettelon numero tulee automaattisesti ja on uniikki jokaisessa lähetyksessä. Tarvittaessa pystyt muokkaamaan numeroa manuaalisesti ennen lähetystä.  

Aineiston muodostuksen jälkeen ohjelma avaa Siirtoluettelo-tulostusnäytön, josta voit tulostaa rahoitusyhtiölle factoringsiirtoluettelon. Siirtoluettelon saat myös tulostettua Myyntireskontrakeskus-näytön Factoring-aineisto-toiminnon kautta.

Kuva: Voit tulostaa siirtoluettelon Myyntireskontrakeskus-näytön kautta.

Huomaa!

Ohjelmasta lähetettävät factoringlaskut käyttävät samaa siirtoluettelonumerointia. Mikäli sinulla on tarve käyttää jotain tiettyä siirtoluettelon numeroa, voit muuttaa sen lähetyksen yhteydessä Siirtoluettelon nro -kenttään. Huomaa kuitenkin, että ohjelma hakee siirtoluettelon numeroksi aina suurimmasta käytetystä numerosta seuravan vapaan numeron. Jos siirtoluettelon numerointi alkaa esimerkiksi luvusta 500, ja syötät kerran manuaalisesti siirtoluettelon numeroksi 600, jatkuu numerointi seuraaville laskuille luvusta 601. Voit kuitenkin kertaluontoisesti käyttää numeroinnissa pienempää lukua. Jos numerointi alkaa luvusta 500, voit manuaalisesti syöttää numeroksi esimerkiksi 400, jonka jälkeen seuraavalle laskulle siirtoluettelon numerointi jatkuu taas luvusta 500.

Tästä poikkeuksena on EDI-factoring-laskutustavan laskut, jotka käyttävät omaa siirtoluettelon numerointia. Lue lisää tästä laskutustavasta ohjeesta EDI-factoring.

Factoringaineiston lähetys pankkiyhteydellä

Factoringaineiston voi lähettää myös Osuuspankkiin, Nordeaan ja Danske Bankiin suoraan pankkiyhteyden kautta. Aineiston muodostus kysyy, lähetetäänkö aineisto samalla pankkiin. Tällöin aineisto lähtee suoraan pankkiin eikä sitä enää tarvitse lähettää erikseen. Lähetä factoringlasku kuitenkin edelleen normaalisti asiakkaalle. Huomaa! Tarkista pankkisi sopimukselta, että varmenteellasi voi lähettää factoringaineistoja.

Kuva: Voit lähettää rahoitusyhtiön aineiston suoraan pankkiin.

Factoringlasku & sähköpostin käyttö

Pystyt lähettämään asiakaan yhteyshenkilölle sähköpostina kopion laskusta factoringaineiston muodostusvaiheessa. Kyseistä toimintoa varten tulee kohdassa Järjestelmä | Toimintokeskus | Taloushallinto | Laskujen lähetyskeskus olla määriteltynä yhteyshenkilön ominaisuuden numero arvoksi asetukselle CONTACT_NUMBER. Lue lisää ominaisuuden määrittelystä ohjeesta Sähköpostilaskut.

Kuva: Määritä asetukselle CONTACT_NUMBER arvoksi sen yhteyshenkilön ominaisuuden numero, jota haluat käytettävän laskukopion lähettämisessä.

Lisää asiakkaiden yhteyshenkilöille kyseinen ominaisuus asiakasrekisteriin. Mikäli sellaista yhteyshenkilöä ei löydy, jolla määritelty ominaisuus on, lähtee sähköpostilasku ensimmäiselle yhteyshenkilölle, jolta löytyy nimi ja sähköpostiosoite.

Kuva: Factoringlasku lähtee sähköpostitse asiakkaan yhteyshenkilölle. Mikäli sähköpostilaskutus-ominaisuutta ei ole määritelty, lähtee factoringlasku sähköpostitse ensimmäiselle yhteyshenkilölle, jolla on nimi ja sähköpostiosoite määritelty.

Määrittele factoringlaskun tulostukseen dynaaminen oletusraportti kohdassa Taloushallinto | Laskutus | Tulosta | Factoring lasku.

Kuva: Määrittele factoringlaskun oletusraportti tulostusikkunassa.

Mikäli haluat käyttää dynaamista raporttipohjaa oletuksena factoringlaskuille, lisää sen tiedostonimi Oletusraportti-kenttään toimintokeskuksessa kohdassa Taloushallinto | Laskutus | Tulosta | Factoringlasku.

Kuva: Määritä oletusraportiksi dynaaminen factoringlaskupohja.