Ostotilauksen toimittajan yhteyshenkilön sähköpostiin on mahdollista lähettää Kirjattu-tilassa olevat ostotilaukset automaattisesti. Voit automatisoida ostotilauksen lähettämisen Lemonsoft Windows palveluiden avulla asentamalla LemonsoftService-palvelun. Lue lisää hakusanalla Windows-palveluiden asennus ja hallinta.
Kun LemonsoftServices-palvelu on asennettu ja se on käynnissä:
1. Aktivoi asiakasrekisterissä Laskutus – tilaukset -välilehden Ostotilaukset-välilehdellä Ostotilaus automatiikka -valinta niille toimittajille, joille haluat, että ostotilaus lähetetään automaattisesti.
2. Varmista, että toimittajan yhteyshenkilöltä, jota ostotilaukselle käytetään, löytyy voimassa oleva sähköpostiosoite asiakasrekisterin Yhteyshenkilöt-välilehden Sähköposti-kentästä.
3. Luo Järjestelmä Palvelut Määrittelyt-näytössä ostotilausten automaattiselle lähetykselle palvelu.
4. Palvelun Tiedonsiirto-välilehdelle voit halutettasi määritellä oletusraportin, jota palvelu käyttää. Jos jätät kentän tyhjäksi, ohjelma käyttää raporttipohjaa purchase_confirm.rdl
5. Lopuksi, testaa, että luomasi palvelu toimii. Voit tehdä sen vaikka seuraavasti: Luo testiä varten testitoimittaja, jonka yhteyshenkillöllä on sinun sähköpostiosoite, luo testitoimittajalle ostotilaus. Mene Järjestelmä Palvelut Määrittelyt ja valitse Ostotilauksen lähetys -tyyppinen palvelu ja klikkaa Käynnistä heti -> jonkin ajan kuluttua sinulle pitäisi tulla sähköposti, jonka liitteenä on luomasi testitilaus. Testin lopuksi poista testitilaus ja testitoimittaja.
Kun palvelu on lähettänyt ostotilaukset automaattisesti ohjelma:
•päivittää ostotilauksen tilaksi Tilattu
•aktivoi ostotilauksen Tapahtumat-välilehdellä Tilattu-valinnan
•päivittää ostotilauksen Näytä Tapahtumat-näytölle tiedon tilamuutoksesta ja tilauksen lähetyksestä.
Kuva: Ohjelma on päivittänyt ostotilauksen Näytä Tapahtumat-näyttöön tiedon tilamuutoksesta ja ostotilauksen lähetyksestä. Selitteen lopussa suluissa näytetään sähköposti, johon ostotilaus lähetettiin.
Huomaa!
Jos toimittajan yhteyshenkilöllä ei ole sähköpostiosoitetta ostotilausta ei lähetetä vaan ohjelma lähettää ostotilauksen ostajalle sisäisen viestin puuttuvasti sähköpostiosoitteesta.
Jos Ostotilausten lähetys -tyyppiselle palvelulle on Tiedonsiirto-välilehdelle annettu raportti, jota ei löydy, ostotilauksia ei lähetetä, vaan ohjelma lähettää sähköpostin Järjestelmä Hallintakeskus Asetukset-näytön AUTOMATION_ERRORS -asetukselle määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen.
Kuva: Ohjelman lähettämä sisäinen viesti ostotilauksen ostajalle silloin, kun toimittajan yhteyshenkilön sähköpostiosoite puuttuu ja tilausta ei voitu lähettää automaattisesti.
Kuva:Ohjelman lähettämä sähköposti AUTOMATION_ERRORS-asetuksen sähköpostiin silloin, kun Ostotilausten lähetys -tyyppiselle palvelulle on määritelty Tiedonsiirto-välilehdellä raportti, jota ei löydy.