Sisäiset viestit

Sisäiset viestit tapahtuvat Lemonsoft-ohjelmien sisällä, eikä toiminto vaadi perusasetuksia.

Viestien lähettäminen eri ohjelmista

Voit lähettää viestejä useasta eri ohjelmasta. Löydät toiminnallisuuden tilannekohtaisesta valikosta.

Kuva: Myyntitilausten tilannekohtainen valikko.

Esimerkissämme on myyntitilausten tilannekohtainen valikko (joka aukeaa klikkaamalla myyntitilauksella Numero-sanaa). Toiminto avaa uuden ikkunan, johon listataan valmiiksi asiakkaan yhteyshenkilöt. Esimerkiksi myyntitilauksella listataan sekä laskutus-, että toimitusosoitteen yhteyshenkilöt. Tilaukselle valittuna olleen yhteyshenkilön sähköposti rastitetaan valmiiksi.

Kuva: Lähetä viesti –toiminnolla voit lähettää sekä sisäisiä (Viesti-optio) että ulkoisia viestejä (eMail-optio).

Kirjoita viestille otsikko ja varsinainen viesti. Otsikkoa ei välitetä SMS -viesteissä.

Voit lisätä vastaanottajia Vastaanottaja-pudotusvalikosta. Valitse ensin henkilö ja tämän jälkeen Lisää-toiminto. Henkilöt ovat Lemonsoftin käyttäjiä ja oletuksena lisätyille henkilöille valitaan Viesti-rasti. Tämä toiminto onkin ensisijaisesti tarkoitettu organisaation sisäiseen viestintään.

Rastita ne henkilöt, joille haluat viestin lähettää. Voit valita myös useamman viestitavan. Viesti-sarake tarkoittaa sisäistä viestiä. Tämä valinta ei ole asiakkaille käytössä. eMail -sarake tarkoittaa sähköpostiviestiä. Mikäli asiakkaan yhteyshenkilöllä tai omalla henkilöllä ei ole sähköpostiosoitetta, ei tätä voi valita. SMS-sarake tarkoittaa tekstiviestiä. Mikäli GSM-puhelinnumero puuttuu, ei tätä voi valita.

Lähetä-toiminto lähettää viestin valitsemillasi tavoilla valituille henkilöille.

Sisäisten viestin käsittely

Kun käynnistät Lemonsoftin, ohjelma tutkii, onko sinulle tullut uusia viestejä tai CRM-tapahtumia. Jos viestejä tai tapahtumia on tullut, aukeaa halutessasi näytölle automaattisesti Työt-näyttö, josta näet sinulle osoitetut viestit ja tapahtumat. Jos haluat ohjelman käynnistyksen yhteydessä avata Työt-näytön, tulee toimintokeskuksen MESSAGE_AUTOSHOW-asetuksen arvo asettaa päälle (arvoksi 1).

Pääset viesteihin myös pääruudulta klikkaamalla työkalurivin oikeanpuoleisinta toimintoa. Valikosta toiminto löytyy kohdasta Henkilöstöhallinto Työt.

Kuva: Viestit ja tapahtumat löydät helpoiten työkalurivin kuvakkeesta.
 

Viestin taustaväri on oletuksena valkoinen. Jos sinulle on tullut uusia viestejä, on ikonin taustaväri on keltainen. Kun viet hiiren kursorin ikonin päälle, näet uudet viestit opasteessa, kuten yllä olevassa kuvassa.

Oletusarvoisesti ohjelma virkistää viestitiedon minuutin välein. Voit tarvittaessa muuttaa tätä toimintokeskuksesta muuttujalla message_refrate. Anna arvo millisekunneissa eli 1000=1 sek. Arvolla 0 ohjelma ei tee virkistystä ollenkaan.

Kun tulet Työt-ikkunaan, valitsee ohjelma oletuksena Viestit-välilehden, mikäli uusia viestejä on tullut. Muussa tapauksessa siirrytään Tapahtumat-välilehdelle. Tapahtumat ovat asiakashallinnan (CRM) tapahtumia.

Kuva: Työt-näyttö on jaettu eri välilehtiin.

Kun klikkaat viestiin tai valitset Muokkaa-toiminnon, ruutuun aukeaa koko viesti.

Kuva: Sisäinen viesti avattuna. Voit muokata viestiä vapaasti tai kuitata viestin käsitellyksi.


Mikäli viestiin liittyy jokin Lemonsoftin objekti (ts. myyntitilaus, lasku), esitetään tämä hyperlinkkinä sijainnissa Kohde. Esimerkissämme lukee myyntitilaus, joka tarkoittaa nimensä mukaisesti myyntitilausta. Kun klikkaat kohteeseen, aukeaa ruutuun se tilaus, jota viestissä tarkoitetaan.

Kun olet käsitellyt viestin, kuittaa se valmiiksi Merkitse käsitellyksi -toiminnolla.

Vaihtoehtoisesti voit merkata viestin valmiiksi Työt-näytön Viesti-listassa Käsitelty-toiminnolla.

Ohjelman automaattisesti lähettämät viestit

Lemonsoft-ohjelman automatisoidut toiminnot kertovat toiminnon onnistumisesta ja mahdollisista poikkeamista viestin avulla. Myös käyttäjän käynnistämät eräajotyyppiset toiminnot saattavat lähettää viestejä käyttäjille.

Nämä käyttäjän lähettämät viestit tapahtuvat roolipohjaisesti.

Esimerkkejä ohjelman lähettämistä viesteistä:

Lähettäjänä näissä ohjelman muodostamissa viesteissä on Lemonsoft.