Kuva: Aineiston muodostus -näyttö.
Aineiston muodostus -näytöllä ohjelma näyttää kaikki maksamattomat ostolaskut ja palkat. Löydät toiminnon valikosta Taloushallinto | Yrityksen maksut | Aineiston muodostus. Ostolaskujen maksaminen vaatii roolin 8. Ostoreskontranhoitaja ja palkkojen maksaminen roolin 21. Palkanlaskija sekä WPL (Palkanlaskenta) -lisenssin.
APPROVED-asetuksen arvolla 1 voit halutessasi määritellä listalla näytettävän vain hyväksytyt ostolaskut. Löydät asetuksen Toimintokeskuksen kohdasta Taloushallinto | Yrityksen maksut.
ONLYAPPROVED-asetuksella voit määritellä saako kirjattu-/kierrossa-tilassa olevia ostolaskuja laittaa maksuun. Arvolla 0 ei voida valita maksatukseen, arvolla 1 annetaan huomautus, mutta lasku voidaan laittaa maksuun ja arvolla 2 ostolasku voidaan laittaa maksuun. Löydät asetuksen Toimintokeskuksen kohdasta Taloushallinto | Yrityksen maksut.
PAYMENTSACCOUNT-asetukseen tallentuu aina viimeksi käytetty maksutili. Kun avaat aineiston muodostuksen, hakee ohjelma Maksutili-kenttään viimeisimpänä käytetyn tilin. Voit tarkastella asetusta Toimintokeskuksen kohdasta Taloushallinto | Yrityksen maksut | Aineiston muodostus.
Kuva: Aineiston muodostus
-näyttö.
Maksutili-valikosta valitse maksutili, jolta haluat suorittaa valitut maksut. Mikäli maksutili on merkitty passiiviseksi, ei maksutili näy valikossa.
Muodosta aineisto -painikkeella ohjelma muodostaa maksuerän valituista laskuista. Huomioi, että ostolaskuista ja palkoista muodostetaan omat maksuerät.
Maksupäivä-valinnalla voit pakottaa maksupäivän koko maksuerälle. Maksupäivää on hyvä käyttää, kun maksuun on menossa esim. hyvityksiä. Näin eräpäivien ei tarvitse olla samoja hyvitys ja veloituslaskuissa. Mikäli maksupäivää ei ole valittu, maksut ja palkat menevät maksuun eräpäivänä tai mahdollisena kassapäivänä.
Näytä-valikosta voit valita, näytetäänkö ostolaskut ja palkat samaan aikaan. Tämä toiminnallisuus on käytössä vain, jos käyttäjällä on ostoreskontranhoitajan ja palkanlaskijan roolit.
Erääntyneet-valinnalla ohjelma poimii listasta kaikki erääntyneet laskut. Lisäksi voit määritellä montako päivää toiminto valitsee mukaan.
Kassa-ale-valinnalla ohjelma poimii listasta kaikki kassa-alen mukaan erääntyneet laskut. Lisäksi voit määritellä montako päivää toiminto valitsee mukaan.
Mikäli toimittajalle valitaan yksikin hyvityslasku maksuaineistoon mukaan, kootaan hyvitys ja veloituslaskut yhdeksi maksueräksi ja maksut eritellään tapahtumatietueilla. Yksi hyvityslasku voi kohdistua useaan veloituslaskuun, mutta hyvityslasku ei voi ylittää veloituslaskun/-laskujen summaa. Hyvityslaskut näytetään keltaisella värillä. Samalle toimittajalle voi olla samassa erässä maksimissaan 9 laskua, mikäli hyvityksiä on maksatuksessa mukana.
Ohjelma tarkastaa, että ostolaskulla on muodollisesti oikea viite tai että ostolaskulle on syötetty viesti. Ohjelma ilmoittaa, mikäli viite on virheellinen tai viesti puuttuu, kun olet muodostamassa maksuerää.
Osa pankeista (Samlink) vaatii aineistoon erillisen sepa-koodin. Lemonsoft merkitsee koodin automaattisesti, mikäli ohjelma tunnistaa toimittajan sepa-alueeseen kuuluvaksi. Ohjelma tekee tämän tunnistuksen toimittajan maakoodista, joten on hyvä merkitä virallinen maakoodi toimittajan taakse.
Osasuoritus
Mikäli haluat maksaa ostolaskun osissa, voit tehdä tämän Aineiston muodostus -ikkunassa. Merkitse ostolaskun Maksetaan-sarakkeeseen summa, jonka haluat sillä kertaa maksaa. Tämän jälkeen muodosta maksuerä normaalisti.
Kuva: Määritä osasuorituksena
maksettava summa ostolaskun Maksetaan-sarakkeeseen.
Maksuerien muodostus - automatisointi
Automatisoinnin avulla voit ajastetusti muodostaa Hyväksytty-tilassa olevista ostolaskuista maksuerän. Yrityksellä täytyy olla ostolaskujen kierrätys käytössä, sillä automatisointi poimii maksuun vain ostolaskuja, jotka on hyväksytty vähintään yhden käyttäjän toimesta. Tällöin toimintokeskuksen asetus AUTO_APPROVAL tulee olla arvossa 0.
Lue lisää ohjeesta hakusanalla Yrityksen maksujen maksuerien muodostus.