Saat käyttöösi uudistuneen matkalaskun toimintokeskuksen NEW_TRAVELEXPENSE-asetuksen arvolla 1. Arvolla 0 ohjelma käyttää vanhaa matkalaskua.
Aloita uuden matkalaskun kirjaus Matka- ja kululaskut -näytön Uusi-toiminnolla. Pääsääntöisesti käyttäjä voi kirjata matkalaskuja vain itselleen. Henkilörooleilla 2. Pääkäyttäjä, hallinto, 21. Palkanlaskija ja 37. HR-henkilö on oikeus kirjata matkalaskuja myös muille henkilöille. Lisäksi esimies pystyy kirjaamaan matkalaskuja alaisilleen.
Kuva: Matkalasku-näyttö
Matkalaskun perustiedot (yläosan tiedot)
|
Kenttä |
Selite |
|
Tosite |
Matkalaskun tositenumero. |
|
Päiväys |
Matkalaskun päiväys |
|
Tila |
Kirjattu, kierrossa, hyväksytty, maksettu tai hylätty |
|
Kierrätyskelpoinen |
Kun matkalasku on valmis siirrettäväksi hyväksyntään, aseta ruksi tähän. Lue lisää toiminnosta jäljempänä ohjeesta. |
|
Henkilö |
Käyttäjän henkilönumero |
|
Kuvaus |
Matkalaskulle annettu vapaamuotoinen selite, jonka annoit aloittaessasi uutta matkalaskua. Tähän voi vielä tehdä muutoksia. |
Matka-välilehden tiedot
|
Kenttä |
Selite |
|
Maakoodi |
Maa, jossa matka tehty |
|
Ohjesääntö |
Oletuksena käyttäjän ei tarvitse/pysty ottaa kantaa tähän. Mikäli käytössä valtion ohjesääntö ulkomaan päivärahojen laskennassa, voit ottaa tämän käyttöön toimintokeskuksen TRAVEL_REGULATION-asetuksen arvolla 1. |
|
Aloitusaika |
Matkan aloitusaika, vaikuttaa päivärahojen laskentaan |
|
Lopetusaika |
Matkan lopetusaika, vaikuttaa päivärahojen laskentaan |
|
Matka-aika |
Matka-aika tunteina |
|
Selite |
Matkalaskun vapaamuotoinen selite |
|
Laske päivärahat |
Option ollessa päällä (oletus), ohjelma laskee päivärahat automaattisesti |
Matkan tiedot -taulukkoon voit lisätä maahan saapumisia kun kyseessä on ulkomaan matka. Tästä löydät esimerkin jäljempänä ohjeessa.
Uusi matka -valinnalla voit lisätä samalle matkalaskulle useamman matkan.
Matkavuorokaudet-välilehti
Matkavuorokaudet-välilehdellä voit tarvittaessa lisätä matkavuorokausikohtaisesti ilmaisia aterioita (valitse 1 tai 2 ilmaista ateriaa sen mukaan kuinka monta lämmintä ateriaa sinulle on kyseisen matkavuorokauden aikana tarjottu. 1 ilmainen ateria puolittaa osapäivärahan ja 2 ilmaista ateriaa puolittaa kokopäivärahan).
Mikäli päivärahan saamisen edellytykset eivät täyty, ohjelma lisää matkavuorokaudelle ateriakorvauksen. Huomiothan että olet määritellyt Ateriakorvaus-palkkalajille Kesto(h)-kenttään tuntimäärän, jonka ylittyessä ateriakorvaus maksetaan. Voit lukea tästä tarkemmin Matkalaskutuksen käyttöönotto -ohjeesta.
Yömatkaraha; manuaalisesti ylläpidettävä. Lisää tarvittaessa matkavuorokaudelle. Ohjelma lisää yömatkarahan Yhteenveto-välilehdelle palkkalajille, jonka tyypin tarkenteena on 59. Muu korvaus. Mallipalkkalajeista löytyy valmiina palkkalaji 33 Yömatkaraha.
Ei päivärahoja; mikäli joltain matkavuorokaudelta ei poikkeuksellisesti makseta päivärahoja, voit valita kyseisen tiedon matkavuorokausikohtaisesti riville.
Selite; matkavuorokaudelle annettava vapaamuotoinen selite.
Kuva: Matkavuorokaudet-välilehti
Ajot-välilehti
Matkaan liittyvät ajot voit lisätä Ajot-välilehdelle.
Ajoneuvo; matkaan käytetty ajoneuvo. Lue tarkemmin eri ajoneuvoyhdistelmistä ja näitä varten perustettavista palkkalajeista ohjeesta Ajoneuvoyhdistelmät ja kilometrikorvauksen korotukset.
Mittarilukema; mittarilukema matkan alussa ja lopussa, ohjelma laskee erotuksesta kilometrit. Kokonaiskilometrimäärän voit syöttää myös kuten alla olevassa kuvassa.
Reitti; vapaamuotoinen selite ajetusta reitistä.
Lisäksi voit lisätä taulukkoon kyydissä olleet matkustajat. Voit antaa jokaiselle matkustajalle alku- ja loppukilometrimäärät, jonka he ovat olleet kyydissä. Voit syöttää kilometrit myös suoraan Kilometrit yhteensä -kenttään. Jos et halua erikseen eritellä matkustajia, jätä Henkilö-tieto tyhjäksi riville ja lisää vain matkustajien kilometrimäärä.
Kuva: Ajot-välilehti
Dimensiot-välilehti
Dimensiot-välilehdellä voit kohdistaa matkan projektille, projektivaiheelle, asiakkaalle, kustannuspaikalle ja LTA:lle. Laskuta projektille -valinnalla matkasta muodostuu lasku valitulle projektille. Mikäli valitulla projektilla on laskutustyyppinä Tuntilaskutettava, ohjelma lisää laskuta-valinnan automaattisesti.
Projekti-valikko näyttää ainoastaan käyttäjän aktiiviset projektit (projektipäällikkö tai resurssi). Palkanlaskija-henkilöroolilla näkee kaikki projektit. Projektien näkyvyyteen voit vaikuttaa toimintokeskuksen PROJECT_VIEW-asetuksella (arvolla 1 näyttää vain omat projektit, arvolla 0 näyttää kaikki aktiiviset projektit).
Toimintokeskuksen IS_PROJECT_REQUIRED-asetuksen avulla voit määrittää, onko projekti/projektivaihe pakollinen matkalaskulla. Arvolla 0 asetus ei ole käytössä, arvolla 1 projekti on pakollinen ja arvolla 2 projekti ja projektivaihe ovat pakollisia.
Kuva: Matkalaskun Dimensiot-välilehti
Yhteenveto-välilehdellä näet ohjelman laskemat matkalaskun kokonaissummat palkkalajeittain eriteltynä. Tässä näkymässä et voi muokata tietoja.
Kuva: Matkalaskun Yhteenveto-välilehti
Kun tallennat matkalaskun, ohjelma kysyy Haluatko lähettää matkalaskun hyväksyttäväksi, mikäli vastaat Kyllä, matkalasku menee Kierrossa-tilaan ja lähtee hyväksyttäväksi/tarkastettavaksi merkitylle hyväksyjälle/tarkastajalle. Ohjelma lisää myös tällöin matkalaskulle ruksin kohtaan Kierrätyskelpoinen.
Mikäli haluat jättää matkalaskun vielä toistaiseksi Kirjattu-tilaan (tarkoitus on esimerkiksi vielä myöhemmin täydentää matkalaskua), vastaa kysymykseen Ei, jolloin matkalasku ei vielä lähde hyväksyttäväksi. Kun matkalasku on sitten valmis hyväksyntään, lisää sille Kierrätyskelpoinen-ruksi.
Kuva: Matkalaskun Kierrätyskelpoinen-valinta, joka ohjaa laskun kiertoon
Jos olet määritellyt matkalaskuille automaattisen hyväksynnän toimintokeskuksen AUTO_APPROVAL (Henkilöstöhallinto | Matka- ja kululaskut) -asetuksen arvolla 1, ohjelma kysyy siinäkin tapauksessa haluatko lähettää matkalaskun hyväksyttäväksi. Mikäli vastaat Ei, matkalasku jää Kirjattu-tilaan ja jos vastaat Kyllä, matkalasku menee suoraan Hyväksytty-tilaan.
Matkalaskun kuvat
Voit liittää matkalaskulle myös kuvan/kuvia Kuvat-välilehdellä.
Kuva: Kuvat-välilehdellä voit liittää kuvia matkalaskulle