Pankkiaineistojen nouto - Automatisointi

Taloushallinnon automatisoinnin avulla voit hakea automaattisesti ajastettuna viitesuoritukset, saapuvat verkkolaskut, tiliotteet sekä tapahtuma- ja saldo-otteet pankista. Kun otat käyttöön Pankkiaineistojen nouto -palvelun, sinun ei tarvitse enää noutaa pankkiaineistoja manuaalisesti. Automatisointi noutaa aineistot määrittelemiisi yrityksiin, kunhan yritykseen on kytketty pankkivarmenne. Automatisointi hakee aina kaikki ne aineistot niistä yrityksistä, joita varmenne koskee. Pankkiaineistojen nouto -palvelu hyödyttää jokaista pankkiyhteyttä käyttävää yritystä, mutta erityisesti usean yrityksen ympäristöjä kuten tilitoimistoja.

Automatisointi lähettää sisäisiä viestejä tekemistään toimenpiteistä tietyn henkilöroolin omaavalle henkilölle:

•      Kirjanpitäjä-henkilöroolin omaavat henkilöt saavat viestin automaattisesti noudetuista tiliotteista, pankkisaldoista tai tilintapahtumaotteista.

•      Ostoreskontranhoitaja-henkilöroolin omaavat henkilöt saavat ilmoitukset noudetuista ostolaskuista.

•      Myyntireskontranhoitaja-henkilöroolin omaavat henkilöt saavat viestin viitesuorituksista.

Tarkista että käyttäjillä on oikeat henkilöroolit ja sähköpostiosoitteet määriteltynä Henkilörekisteri-näytöllä.

Viitesuoritusten automatisointi tukee myös Viitesuoritusten tuonti kirjanpitoon -toimintoa, jolloin ohjelma luo kirjanpidon tositteet määriteltyjen asetuksien mukaan.

Toimintokeskuksen SEND_REF_PAYMENT_RPT-asetuksen avulla voit määritellä lähetetäänkö automatisoinnista Viitesuoritus-raportti myyntireskontranhoitajille. Asetuksen arvot: 0 = ei käytössä, 1 = lähetetään, kun sisältää virheitä, 2 = lähetetään aina.

Asetukset

Määrittele palvelimen juurikansio Hallintakeskus | Asetukset | Järjestelmän asetukset ja pääkäyttäjät -ikkunassa AUTOMATION_ROOTFOLDER-asetukselle. Määrittelemäsi polun tulee löytyä palvelimelta. Kun polku on määritelty asetuksen arvoksi, tulee automatisoinnin palvelu (LemonsoftServices) käynnistää uudelleen, jolloin kansiorakenne luodaan määriteltyyn polkuun. Kansiorakenteesta löytyvät polut tulee määritellä Lemonsoft-ohjelmassa myös Yrityksen arkistoihin kohdassa Asetukset | Arkiston määrittelyt.

Mikäli AUTOMATION_ROOTFOLDER-asetuksen arvona on esimerkiksi C:\Automatisointi, tulee tiliotteiden poluksi C:\Automatisointi\ServiceFileSystem\IN\Imports\AccountStatements.

Kansiot eri aineistoille määräytyvät näin:

•      \IN\Imports\AccountStatements = Tiliotteet

•      \IN\Imports\AccountTransactions = Tapahtumaotteet

•      \IN\Imports\AccountBalances = Saldot

•      \IN\Imports\PurchaseInvoices = Ostolaskut

•      \IN\Imports\ReferencePayments = Viitesuoritukset

Pankkiyhteyden automaattisia noutoja varten tarvitsee myös määritellä Järjestelmä | Palvelut | Määrittelyt-valikkoon uusi automatisointi, jonka tyypiksi valitse Pankkiaineistojen nouto. Lisää rasti kohtaan Ajastus päällä sekä määritä Ajastus-välilehdelle ajankohdat, jolloin haluat noutojen tehtävän.

Kuva. Määrittele Pankkiaineistojen nouto -automatisointi ja lisää Ajastus­-välilehdelle ajankohdat, jolloin haluat noutojen tehtävän.

Lisää Yritykset-välilehdelle tietokannat, joilta varmenteen olemassaolo tarkastetaan. Jos olet määritellyt automatisoinnin yrityskohtaisesti Yritykset-välilehteä ei ole, vaan automatisointi on määritelty vain kyseiseen yritykseen.

Huomaa! Mikäli valitset Yritykset-välilehdelle vain yhden tietokannan tai olet määritellyt automatisoinnin yrityskohtaisesti vain yhteen yritykseen, ja käytettävään pankkivarmenteeseen on kytketty viisi tietokantaa, haetaan pankista näiden kaikkien viiden yrityksen aineistot.

Asetukset-välilehdeltä voit tarkastaa automatisoinnin käyttämät asetukset. Automatisoinnin asetuksista voit lukea tarkemmin pääkäyttäjän ohjeista hakusanalla Lemonsoft Windows-palvelut.

Tiedonsiirto-välilehdellä voit määritellä minkä tyyppisen aineiston automatisointi noutaa. Arvolla 0 automatisointi ei hae kyseistä aineistoa. Arvolla 1 tai tyhjänä, automatisointi hakee kyseisen aineiston.

Kuva. Määrittele Tiedonsiirto-välilehdelle, mitä aineistoa haluat automatisoinnin noutavan.

Automaattinen nouto toimii vain, kun varmenne on kytketty yritykseen, johon nouto tehdään Taloushallinto | Pankkiyhteys | Varmennelista-kohdassa.

Huomioi, että varmenteella tulee olla valittuna Käytä automatisoinnissa -optio. Suosittelemme, että Käytä automatisoinnissa -optio on valittuna vain yhden käyttäjän toimesta, jotta noudossa ei tehdä ylimääräisiä hakuja.

Kuva. Yrityksessä tulee olla voimassa oleva pankkivarmenne.

Toiminto hakee aina kaikki kyseisen varmenteen yrityksiin liittyvät noutamattomat aineistot (viitesuoritukset, saapuvat verkkolaskut, tiliotteet sekä tapahtuma- ja saldo-otteet). Aineiston hakua ei voi erikseen rajoittaa Lemonsoftista käsin, vaan nouto on kytketty suoraan varmenteeseen ja siihen liittyvään pankin kanssa tehtyyn sopimukseen.