Kun palkanlaskennan automatisointi on otettu käyttöön, ohjelma ajaa automatisoinnin määritysten mukaisena ajankohtana (esim. joka arkipäivä klo. 6.00). Käytännössä ohjelma tekee seuraavat toimenpiteet:
- Mikäli uusia hyväksyttäviä tapahtumia löytyy, ohjelma lisää nämä Kirjattu-tilassa olevalle palkalle. Kun ohjelma lisää tapahtumia olemassa olevalle palkalle, samalla se poistaa vakiopalkkalajit ja ketjutukset ja lisää nämä palkalle uudestaan.
- Kun palkanlaskija laittaa palkan hyväksyttäväksi, Kierrossa-tilassa oleviin palkkoihin ohjelma ei enää lisää tapahtumia
- Ohjelma luo palkansaajalle uuden palkan siinä vaiheessa kun palkan alkupäivä on kuluva päivä tai sitä suurempi (eli ei luo uutta palkkaa ”etukäteen”).
Ohjelma lähettää automatisoinnista yrityskohtaisen viestin kaikille henkilöille, joilla on henkilörooli 21. Palkanlaskija. Viestissä on ryhmiteltynä erikseen palkat, joissa on jotain tarkastettavaa/huomioitavaa sekä palkat ilman huomioita.
Kuva: Automatisoinnin lähettämä viesti palkalaskijalle
Palkanlaskennan automatisointi ja lopputililaskenta
Mikäli yrityksessänne on käytössä lopputililaskenta, ohjelma ei luo palkkaa henkilöille, joiden työsuhde päättyy palkkajakson aikana. Sen sijaan automatisoinnin lähettämään viestiin tulee tästä huomio. Tällöin henkilöille täytyy käydä tekemässä lopputili Palkkojen luonti -näytön kautta (lue aiheesta lisää lopputililaskennan ohjeesta).
Kuva: Automatisoinnin viestissä tuleva huomio palkkajakson aikana päättyvistä työsuhteista
Päivitä palkka -toiminto
Päivitä palkka -toiminto tekee saman asian kuin automatisointi ja voit suorittaa sen mikäli palkkaa ei ole vielä laitettu hyväksyttäväksi (merkitty kierrätyskelpoiseksi).
Toiminnolla voit myös lisätä myyjäprovisiot palkalle, mikäli olet määritellyt ne tuotavaksi automatisoinnin asetuksiin.
Toiminnon löydät palkanlaskennan päänäytön toimintokohtaisesta valikosta.
Kuva: Palkanlaskennan Päivitä palkka -toiminto