Lopputililaskennan avulla voit tuoda palkalle mukaan henkilölle kertyneet, maksamattomat lomapalkat/-rahat. Lopputililaskenta on käytössä uudistuneessa lomalaskennassa, josta voit lukea lisää ohjeesta Uudistunut lomalaskenta.
Määrittele lopputililaskentaa varten tarvittavat asetukset Palkkojen luonti -näytön Asetukset-toimintoon Lopputililaskenta-välilehdelle. Huomaa myös aktivoida Käytä lopputililaskentaa -valinta, kun haluat ottaa laskennan käyttöön.
Kuva: Lopputililaskennan asetukset
Lisää Jaettavat palkkalajit -kenttään palkkalajinumero/-numerot, jotka ohjelma ohjelma jakaa lopputililaskennassa valintasi mukaan joko työpäivien tai veropäivien määrällä. Jätä kenttä tyhjäksi, mikäli et halua käyttää jakoa. Huomaathan myös, että valinta vaikuttaa kaikkiin tiliöintiryhmiin.
Valitse ensin vasemmalta puunäkymästä tiliöintiryhmä, jolle haluat määritellä palkkalajiasetukset lopputilin laskemista varten. Määrittele asetukset jokaiselle tiliöintiryhmälle erikseen.
Lisää riville Tyyppi (lomapäivät, lomapalkka, lomaraha, lomapalkan tasaus, lomarahavapaa) ja valitse sille palkkalaji, jolle haluat ohjelman kirjaavan kyseisen erän laskennan yhteydessä. Kaikkia tyyppitietoja ei tarvitse määritellä, mikäli niitä ei haluta lopputililaskennassa huomioida.
Lopputililaskennan käyttö
Kun henkilön työsuhde päättyy ja työsuhteen lopetuspäivä on merkitty henkilörekisteriin Työsuhde | Perustiedot -välilehdelle, Palkkojen luonti -näytöllä Hae palkansaajat -toiminnon yhteydessä ohjelma ehdottaa lopputilin laskemista henkilöille, joiden työsuhde on päättymässä jakson alku- ja loppupäivän välissä.
Kuva: Ohjelma ehdottaa palkansaajien haun yhteydessä lopputilin muodostamista henkilöille, joiden työsuhde on päättymässä
Vastaamalla Kyllä, ohjelma avaa Lopputililaskenta-näytön. Mikäli henkilöltä löytyy hyväksymättömiä työaikoja, matkalaskuja ja/tai HR-tapahtumia, ohjelma antaa tästä ilmoituksen ja kysyy haluatko jatkaa lopputilin muodotukseen. Käytännössä tässä tilanteessa on suositeltavaa vastata Ei (keskeyttää lopputilin laskenta) ja hoitaa hyväksymättömät tapahtumat ensin.
Kuva: Ohjelma ilmoitus, kun henkilöltä löytyy hyväksymättömiä tapahtumia
Lopputililaskenta-näytöllä Aloita-toiminnolla voit aloittaa lopputililaskennan.
Kuva: Lopputililaskennan aloittaminen
Ohjelma muodostaa taustalla normaalisti palkan ottaen mukaan vakiopalkkalajit (myös tulevaisuuteen kirjatut tapahtumat). Huomioi, että toiminto käyttää Palkkojen luonti -näytön Aineistot-välilehdelle määriteltyjä aineistorajauksia sekä niihin määriteltyjä palkkalajirajauksia.
Tämän jälkeen ohjelma suorittaa laskentatyökalun lomavuositietojen päivityksen ja laskee sekä päivittää mahdollisen Loma-KTA:n henkilön tietoihin. Lopuksi ohjelma käsittelee lomavuositietoihin jääneet maksamattomat lomapalkat ja lomarahat sen mukaan, miten olet määritellyt tiliöintiryhmälle tyypit ja niille palkkalajit.
Laskennan jälkeen näet ohjelman muodostaman palkan, josta voit vielä tarkastaa tapahtumat ja summat.
Kuva: Lopputilin laskenta
Hyväksy-toiminnolla voit hyväksyä lopputililaskelman ja löydät sen tämän jälkeen palkanlaskennasta. Peruuta-toiminnolla voit vielä keskeyttää lopputililaskennan, jolloin ohjelma poistaa jo tehdyn palkan.
Kun lopputililaskenta on valmis, päivitä vielä Laskentatyökalu-näytön lomavuositiedot, josta voit tarkistaa, että henkilön ansaintatiedot täsmäävät maksettuihin. Kuluvan lomavuoden osalta näkyy tällöin miinuksena saman verran jäljellä olevia lomapäiviä, lomapalkkaa ja lomarahaa kuin on ansaittu.
Kuva: Lomavuositiedot päivitetty lopputililaskennan jälkeen
HUOM! Tällä hetkellä lopputililaskenta ei vielä tue lomapäivien laskentaa, mikäli työsuhde on alkanut ennen lomavuoden vaihtumista, mutta päättyykin alle vuoden kuluttua. Näissä tapauksissa lomapäivien määrä tulee korjata lopputiliin (palkalle) manuaalisesti.
Esimerkki: Henkilön työsuhde alkaa 1.2.2022. Lomapäiviä kertyy 31.3.2022 saakka 2pv/kk. Tämän jälkeen 1.4.2022 lähtien laskentatyökalu kerryttää lomapäiviä uudelle lomavuodelle 2,5pv, koska työsuhde olisi kestänyt yli vuoden lomavuoden päättyessä (31.3.2023).
Jos työsuhde päättyykin esimerkiksi 30.11.2022, henkilön lomakertymä näyttää laskentatyökalussa 2,5/kk. Tällaisessa tapauksessa täytyy toistaiseksi muokata manuaalisesti lopputiliä ja muuttaa lomapäivien määrää vastaamaan 2 päivän kertymää.
Laskentaa tullaan kehittämään tämän osalta tulevissa versioissa.