Myyntitilausprosessin muuttaminen

Myyntitilauksen tilaprosesseja pääset hallitsemaan Asetukset Tilat Myyntitilaus Prosessi -valikosta.

Voit muuttaa prosessia raahaamalla esimerkiksi Viestit -toimintoja Prosessi -ikkunaan. Voit muuttaa myös jo valmiina olemassa olevia prosesseja. Jos yrityksenne ei käytä keräilyä tai valmistusta, voisitte poistaa esimerkiksi Vahvistettu -tilasta tilasiirtymät ja korvata ne Siirrä tilaan -kohtaan suoraan toimitusluvalla. Näin prosessi etenisi tilausvahvistuksen tulostuksen jälkeen suoraan toimituslupa -tilaan.

Myyntitilauksen prosessin muutoksissa on käytettävissä yllä kuvassa näkyvät tiedot ja tarkastukset. Alla esimerkkejä kenttien käyttämisestä, mikäli haluaa prosesseja muuttaa omiin tarkoituksiin.

Sisäisen viestin lähetys

1.) Valitse tila josta haluat viestin.

2.) Lisää sisäinen viesti aktiviteetti raahaamalla se prosessikuvaan.

3.) Vedä nuoli prosessikuvaan.

4.) Avaa sisäinen viesti tuplaklikkaamalla ja anna henkilönumero, otsikko sekä viesti.

Sähköpostin lähetys

1.) Valitse tila josta haluat sähköpostin lähettää.
Huomaa, että sähköposti asetukset pitää olla kunnossa.

2.) Valitse haluatko lähettää sähköpostiviestin toimitusasiakkaan yhteyshenkilölle vai myyjälle.

Esimerkissä viesti lähetetään toimitusasiakkaan yhteyshenkilölle tiedoksi sähköposti tilauksesta. 
Sähköpostiosoite haetaan asiakasrekisteristä yhteyshenkilön sähköposti -kentästä. Myyjän sähköposti haetaan henkilörekisteristä.

3.) Seuraavaksi raahaa Toimitusasiakkaan sähköposti sekä Sähköpostiviesti -aktiviteetti prosessikuvaan.

4.) Vedä nuoli ensin toimitusasiakkaan sähköposti -aktiviteettiin ja siitä sähköpostiviesti-aktiviteettiin. Luo muuttuja kohdasta alareunan muuttujat.

5.) Valitse GetDeliveryCustomerEmailActivity ja kirjoita oikean reunan Result -kohtaan email (eli perustetun muuttujan nimi).

6.) Tuplaklikkaa auki EmailMessageActivity ja anna Vastaanottaja -kohtaan email. Kirjoita myös otsikko ja viesti. Huomaa, että tekstit kirjoitetaan lainausmerkkien sisään.

Kun olet saanut esimerkin mukaisen prosessin onnistuneesti muokattua. Sen lähettämä sähköposti viesti näyttää alla olevan mukaiselta.

Tilauksen tilan muutoksesta viesti Trade Connectorille tai OWS:lle

Alla esimerkki tilauksen toimituksen viestistä Trade Connectorille (tila 90). Viesti lähetetään kaikista tilauksista jotka toimitetaan kokonaan.

Trade Connectorin asetuksista lisää ohjeessa hakusanalla Lähtevät sanomat.

1.) Valitse tila josta haluat viestin lähettää.

2.) Raahaa Lähetä tilasanoma TC-yhteydellä prosessikuvaan, tuplaklikkaa SendTCStateChangedMessage auki kuten kuvassa alla ja lisää Tila kenttään lainausmerkit (näin Lemonsoftin tilanumero, eli ”90” lähtee TC:lle), vaihtoehtoisesti voit lisätä TradeConnectorin kanssa sopimasi tiedon, joka poikkeaa Lemonsoftin tilauksen tilojen numeroista.

3.) Takaisin prosessikuvaan pääset valitsemalla 90 Toimitettu -tilan (kuvassa yllä punaisella ympyröity). Vedä nuoli Tilasiirtymät kentästä SendTCStateChangedMessages kenttään (ks. kuva alla) ja kun suljet Prosessi ikkunan, tekemäsi muutokset tallennetaan.
Ensimmäinen vaihe määrityksistä on nyt tehty, eli tästä eteenpäin, kun myyntitilaus siirtyy Toimitettu tilaan, lisätään tietokantaan rivi (automation_message_queue-tauluun), jonka Lemonsoftin ajastus lähettää sitten Trade Connectorille.

Muuta huomioitavaa:

Jos esimerkiksi tilaus toimitetaan, toimitus perutaan ja toimitetaan uudelleen, niin Trade Connectorille lähetetään kaksi ”Toimitettu” viestiä. Siitä syystä tilauksen tilojen vaihtumisesta lähetettävät viestit kannattaa miettiä tarkasti, ennen kuin ne määritetään prosesseihin.

Yllä lisättiin tilauksen toimitettu tilaan siirtymisestä viesti, mutta jos toimitus perutaan ja toimitetaan uudelleen myöhemmin. Tai jos osa toimitetaan kerran jälkitoimituksin tai montakin kertaa. Muihin tiloihin voidaan lisätä saman kaltaisesti Trade Connectorille viestin lähetys.

Viestien lähetystä voidaan suodattaa myös tilauslajilla, tai laskutus-, tai toimitus asiakkaalla.

Alla kuvassa esimerkki myös muiden tarkastusten käytöstä. Esimerkissä lähetetään viesti Trade Connectorille vain myyntitilauslajin 1 toimituksista. Samalla tavalla voidaan lisätä tarkastus esim. toimitusasiakkaasta.

Raahaa prosessikuvaan Tarkista laji lisää sen Result kenttään bOK.

Raahaa prosessikuvaan FlowDecision Lisää Decisionille Variables riville bOK ja muuta Variable typeksi Boolean ja oikeaan yläreunaan Conditioniksi bOK.

Muuta nuolet Tilasiirtymä => CheckSalesOrderType => Decision ja sen True vaihtoehdosta SendTCStateen.

4.) Viestin lähetyksen ajastus määritetään Järjestelmä Palvelut Määrittelyt sovelluksessa.
Luo Uusi ajastus. Lisää sille Palvelun nimi, Kuvaus, vaihda tyypiksi Tiedonsiirto, tarkenteeksi Myyntitilauksen tila ja Tiedonsiirto välilehdelle määrität hakemiston kuten kuvassa alla, hakemistoon kirjoitetaan loki lähetyksien onnistumisesta Handled ja Error alihakemistoihin, jotka Lemonsoft luo tarvittaessa.

5.) Valitse Ajastus -välilehdellä lähetyksen toistamisväli.
Ajastuksesta tarkemmin ohjeessa hakusanalla windows-palveluiden ylläpitotoiminnot.

Huomaa! Mikäli koko prosessin muuttaminen epäonnistui, voit palauttaa prosessien oletusarvot valitulle tilalle. Asetukset Tilat -näytön Palauta oletusarvoon -toiminnolla.