Kuva: Palvelun asetukset -näyttö.
Kirjanpitoaineiston automatisoinnin avulla ohjelma muodostaa automaattisesti ajastettuna kirjanpitoon tositteet siirtämättömistä aineistoista (myyntilaskut, myyntilaskujen suoritukset, ostolaskut, ostolaskujen suoritukset, palkat, ulkoinen järjestelmä, käyttöomaisuus, konekielinen tiliote).
Prosessikäyttäjällä tulee olla WBAUT (Taloushallinnon automatisointi) -lisenssi sekä palvelimella tulee olla asennettuna LemonsoftWinServices –paketti, voit lukea näistä tarkemmin ohjeen kohdasta Taloushallinnon automatisointi.
Kirjanpitoaineistojen automaattista noutoa varten määrittele Järjestelmä | Palvelut | Määrittelyt–valikkoon uusi automatisointi, jonka tyypiksi valitset Kirjanpitoaineiston automatisointi. Määrittelyä varten käyttäjällä tulee olla WKP (Kirjanpito) -lisenssi. Valitse tarkenteeksi se osakirjanpito, josta aineistoa tuodaan kirjanpitoon. Lisää rasti kohtaan Ajastus päällä sekä lisää Ajastus-välilehdelle ajankohdat, jolloin noutoja suoritetaan.
Kuva: Palvelun asetukset
-näyttö.
Asetukset-välilehdeltä voit tarkastaa automatisoinnin käyttämät asetukset.
Kuva:
Asetukset-välilehti.
Automatisoinnin asetuksista voit lukea tarkemmin pääkäyttäjän ohjeista hakusanalla Lemonsoft Windows-palvelut.
Tiedonsiirto-välilehdellä voit määritellä rajaukset kirjanpitoaineiston noutoa/siirtoa varten.
Kuva: Palvelun asetukset
-näytön Tiedonsiirto-välilehti.
|
Selite |
Arvo |
|
Ajanjakso |
Arvoksi määritellään DATE_CONSTANT, esim. PREVIOUS_DATE, PREVIOUS_WEEK, PREVIOUS_MONTH, |
|
Numero |
Laskunumerorajaus. Palkoissa henkilönumerorajaus. Tiliotteissa numeroa ei käytetä, joten jätetään rajaus tyhjäksi. |
|
Laji |
Lajirajaus. Palkoissa ja tiliotteissa ei käytetä joten jätetään rajaus tyhjäksi. |
|
Tositelaji |
Tositelaji, johon aineistotyypin tositteet muodostetaan kirjanpidossa |
|
Tiedosto |
Ulkoinen järjestelmä - tiedosto tai tiedostopolku, josta ohjelma etsii tuotavaksi tunnistettavia ulkoisen järjestelmän tuottamia kirjanpitoaineistoja (esim. tiliotteet). Sisäänluetut aineistot siirtyvät Handled-kansioon käsittelyn jälkeen. |
|
Tuontitapa |
1. Koonti - Kokoaa aineistotyypin rajauksiin sopivan aineiston yhdelle tositteelle 2. Lajeittain - Kokoaa aineistotyypin rajauksiin sopivan aineiston lajeittain yhdelle tositteelle 3. Laskuittain - Tuo jokaisen aineistotyypin laskun omalle tositteelleen 4. Palkat henkilöittäin - Tuo palkat henkilöittäin tositteiksi 5. Tositteittain - Tuo jokaisen aineistotyypin laskun omalle tositteelleen (sama kuin laskuittain)
|
|
Henkilöroolinro sähköpostille |
Oletus 22. Kirjanpitäjä. Jokaisesta automatisoinnista lähtee henkilöroolin omaaville henkilöille sähköposti mahdollisista selvitettävistä asioista sekä lista luoduista tositteista. |
|
Tositeselite |
Koonneissa selite siirtyy kirjanpitotositteelle |
|
Asiakas-/henkilötiedot vientiriveille |
Tuonti erittelee vientirivit ja antaa riviselitteelle asiakkaan (tai palkoissa henkilön) nimen ja rivitunnisteeseen laskunumeron (palkoissa henkilönumeron), mikäli selite ja tunniste ovat tilillä käytössä. Arvo 1= Käytössä, 0/tyhjä= Ei käytössä. |
|
Palkat maksupäivän mukaan |
Rajaa tuonnissa palkat maksupäivän mukaan. Arvo 1= Käytössä, 0/tyhjä= Ei käytössä. |
Lue lisää Palvelun asetuksista ohjeen kohdasta Järjestelmä palvelut.
Suositus: Määrittele useita automatisointeja ei ajanjaksoasetuksilla.
Suosittelemme määrittelemään useita automatisointeja eri ajanjaksoasetuksilla, jotta automatisointi saa poimittua kaikki tiedot kirjanpitoon. Määrittele automatisoinnit normaalisti, mutta käytä Tiedonsiirto-välilehdellä eri asetuksia. Erityisesti Ajanjakso-kenttään suosittelemme määrittelemään jokaiselle automatisoinnille eri arvot. Halutessasi voit ajanjakson lisäksi määritellä omat automatisoinnit myös eri lajeja kohden.
Suosituksemme on, että perustat vähintään kaksi automatisointia kahdella eri ajanjaksoasetuksella. Esimerkit näistä asetuksista voivat olla seuraavat:
1. Ensimmäisellä automatisoinnilla on ajanjaksoasetuksena CURRENT_WEEK. Tällä asetuksella automatisointi tarkistaa, että kuluvalta viikolta siirretään kaikki siirtämättömät, automatisoinnille määritetyn tai määritettyjen lajien mukaiset tiedot kirjanpitoon.
2. Toisella automatisoinnilla voi olla ajanjaksoasetuksena PREVIOUS_WEEK. Tällä asetuksella automatisointi tarkistaa puolestaan sen, että edelliseltä viikolta siirretään kaikki siirtämättömät, automatisoinille määritetyn tai määritettyjen lajien mukaiset tiedot kirjanpitoon.
Kirjanpitoon ei voi vielä samoja tietoja kahdesti, joten tietojen tarkistaminen laajalta ajanjaksolta ei mahdollista tuplatositteita. Reskontrilla on tapana hieman elää: viitesuoritukset kirjaavat suorituksia edelliselle päivälle ja skannauspalvelusta saattaa tulla ostolasku myöhässä. CURRENT_DATE-ajanjaksoasetus ei siis koskaan veisi edellisille päiville kirjattuja tietoja kirjanpitoon. Siksi suosittelemme määrittäämään automatisoinnin tarkistamaan siirtämättömät tiedot mahdollisimman laajalta ajalta.
Mikäli käytössänne on kirjauskaudet ja esimerkiksi skannauspalvelusta saapuu myöhässä lasku, jonka päivämäärä on suljetulle kirjauskaudelle, muuttaa ohjelma laskun päiväyksen automaattisesti kirjauskauden ensimmäiselle päivälle. Tällöin laskun alkuperäinen päivämäärä ilmoitetaan Arvopäivä-kentässä. Lue lisää ohjeesta Kirjauskausi.
Tutustu myös Ostolaskujen päivämäärän vaihtotyökaluumme. Lue lisää ohjeesta Ostolaskujen päivämäärän vaihtotyökalu.
Lemonsoftista on saatavilla raportteja, joilla voit tarkistaa, mitkä tiedot on mahdollisesi jäänyt siirtämättä kirjanpitoon. Näitä raportteja ovat