Voit määritellä lähettääkö ohjelma esimiehelle tapahtuman kirjauksesta sisäisen viestin vai lisäksi myös sähköpostin. Sähköpostiviestin lähetys onnistuu, mikäli on käytössä outlook –lähetystapa (USE_OUTLOOK asetus =1) ja henkilölle on määritelty sähköpostiosoite henkilörekisteriin.
Viestien lähetystä ohjaat toimintokeskuksen kohdassa Henkilöstöhallinto │ HR-kalenteri asetuksella MESSAGING (0= Ei lähetetä viestejä, 1=Lähetetään sisäinen viesti, 2= Lähetetään sisäinen viesti ja sähköposti).
Tapahtumia voi hyväksyä kahdessa eri paikassa: joko suoraan HR-kalenterissa tai vaihtoehtoisesti Työtuntien hyväksynnässä HR-kalenteri välilehdellä. Alla on kuvattu molemmat tavat.
Huomaathan, että hyväksyttyä HR-kalenteritapahtumaa ei voi poistaa. Mikäli tulee tarvetta muokata jo hyväksyttyä HR-kalenteritapahtumaa, suositeltavin tapa on kirjata Poissaolomuutos-tapahtuma, varsinkin jos alkuperäinen tapahtuma on jo siirretty palkanlaskentaan.
Hyväksyntä HR-kalenterissa
Esimies voi hyväksyä alaistensa tapahtumat suoraan HR-kalenterissa. Esimies –roolilla esimies näkee Henkilö-valikossa omat alaisensa, jolloin näytölle voidaan valita halutun henkilön tapahtumat. Palkanlaskija- sekä Pääkäyttäjä, hallinto -rooleilla myös Esimies-valikko on aktiivinen. Valitsemalla tyylitiedoston ”Hyväksyntä” saat riville mukaan Valittu –sarakkeen, josta voit ruksia tapahtumat joko yhden tai useamman kerrallaan. Tämän jälkeen Hyväksy tai Hylkää tapahtumat. Hylkäyksestä tulee antaa syy, josta lähtee sisäinen viesti kyseessä olevalle henkilölle.
Hyväksytystä/hylätystä tapahtumasta lähtee sisäinen viesti vastaanottajalle, tapahtumasta lähtee myös sähköpostiviesti, mikäli palkansaajalla on henkilörekisteriin määritelty sähköpostiosoite (oma tai työ).
Hyväksyntä työtuntien hyväksyntä –toiminnossa
Työtunnit voidaan hyväksyä myös toiminnossa Henkilöstöhallinto │ Työtuntien hyväksyntä. Hyväksymättömät tapahtumat näet HR-kalenteri välilehdellä. Voit rajata tapahtumia esimiehen ja henkilön mukaan halutulta ajanjaksolta. Valitse tapahtumat jotka haluat käsitellä ja hyväksy tai hylkää. Hylkäyksestä tulee antaa syy, josta lähtee sisäinen viesti kyseessä olevalle henkilölle. Kun HR-kalenterin tapahtumat on käsitelty, ne häviävät hyväksynnästä.
Hyväksytty hr-kalenterin tapahtuma lukittuu eikä sitä voi enää muokata. Mikäli hyväksyntä halutaan perua, sen voi tehdä henkilöstöhallinnon työkaluista löytyvällä Tilojen muutosajo –toiminnolla. Voit lukea tarkemmin tästä ohjeen kohdasta Tilojen muutosajo.