Mikäli olet suojannut CRM -tapahtumia näkymään vain tietyille rooleille, voit kuitenkin antaa sihteerille oikeuden nähdä omat tapahtumasi otsikkotasolla, ja näin hallita kalenteriasi.
Määrittele ensin henkilöille uusi rooli ”Sihteeri”. Tee tämä valintalistoilla Asetukset Valintalistat … (ryhmässä ominaisuudet) Henkilö / käyttäjä -kohtaan.. Perustamasi sihteeri -ominaisuus saa uuden numeron. Määrittele toimintokeskuksen SECRETARY-asetukseen ominaisuuden numero. Jos uusi ominaisuus sai esimerkiksi numeron 40, niin anna asetuksen arvoksi 40.
Sihteerillä pitää olla oikeus siihen CRM -lajiin, jonka tapahtumia sihteerin kuuluu tarkastella. Eli sihteerillä olisi muutoin oikeus nähdä tapahtumat normaalisti, mutta luotu henkilörooli sihteeri piilottaa tarkemmat tiedot suojan tapahtumalajin tapahtumilta.
Kun sihteeri tarkastelee asiakkaan tapahtumia asiakaskeskuksesta tai asiakasrekisteristä, niin hän näkee tapahtumat vain otsikkotasolla. Selitteen paikalla näkyvät vain #### -merkit.
Mikäli sihteeri koettaa porautua tällaiselle tapahtumalle, saa hän ilmoituksen, jossa kerrotaan toiminnon olevan estetty.
Vastaavasti tapahtumat näkyvät myös ryhmäkalenterissa. Sihteeri näkee otsikon ja tapahtuman keston, mutta selite ja porautuminen tapahtumalle on estetty.
Huomaa!
Sihteeri-toiminto edellyttää, että numerosarjoissa on tapahtumille määritelty lajirajaukset sallimalla tiettyihin lajeihin määritellyt roolit.
Tapahtumakeskus tulee rajata pois henkilöiltä, jotka eivät saa tarkastella kaikkia tapahtumia.