Prosessin aloittamisen voi tehdä ainoastaan henkilöroolin 11. Tietosuojavaltuutettu omaava käyttäjä. Toiminnossa lopettaneet henkilöt näkyvät kahteen eri puunäkymään jaoteltuna: alle 10v. sitten lopettaneisiin ja yli 10v. sitten lopettaneisiin. Ohjelma tutkii lopetuspäivän Henkilörekisteri-näytön Työsuhteen loppupvm. -kentästä. Voit valita joko kerralla kaikki, tai tehdä käsittelyn vain osalle henkilöistä. Kun olet valinnut henkilöt puunäkymästä, valitse Aloita.
Kuva: Henkilötietojen käsittely -toiminto prosessin alussa
Mikäli mukana on yli 10v. sitten lopettaneita henkilöitä, ohjelma kysyy tässä vaiheessa haluatko poistaa näiden henkilöiden tiedot. Vastaa Kyllä, mikäli haluat tehdä poiston heti. Poiston voi tehdä myös myöhemmin Historia-välilehden kautta. Mikäli vastaat Ei, tietojen poistoa ei tehdä ja tällöin valituille henkilöille tehdään pelkästään pseudonymisointi, eli sama prosessi kuin alle 10v. sitten lopettaneille.
Kuva: Ohjelman varmistuskysymys tietojen poistosta yli 10v. sitten lopettaneiden osalta
Kun tietosuojavaltuutettu on aloittanut prosessin, ohjelma lähettää sisäisen viestin sekä sähköpostiviestin GDPR-pseudonymisoinnin hyväksynnästä hallinnon pääkäyttäjälle (henkilörooli 2. Pääkäyttäjä, hallinto). Hallinnon pääkäyttäjän tulee tällöin avata Henkilötietojen käsittely -toiminto ja valita Hyväksy, jotta tietosuojavaltuutettu voi jatkaa prosessia.
Kuva: Henkilötietojen käsittely -prosessin hyväksyntävaihe
Kun hallinnon pääkäyttäjä on hyväksynyt prosessin, ohjelma lähettää tästä sisäisen viestin sekä sähköpostin tietosuojavaltuutetulle. Tämän jälkeen hän voi jatkaa prosessia Tee muutokset -valinnalla. Tämä vaihe tekee varsinaisen pseudonymisoinnin ja tietojen poiston, mikäli aloitusvaiheessa tietosuojavaltuutettu valitsi tietojen poiston yli 10v. sitten lopettaneille.
Kuva: Henkilötietojen käsittely -prosessin vaihe, kun tietosuojavaltuutettu vie prosessin loppuun
Kun muutokset on tehty, Historia-välilehdellä näkyy pseudonymisoidut henkilönumerot ja niiden kohdalla on valinta Poista tiedot, joille on tehty tietojen poisto.
Kuva: Henkilötietojen käsittely -toiminnon Historia-välilehti