Verokorttien suorasiirrolla työnantaja voi pyytää työntekijöidensä ennakonpidätystiedot sähköisesti Verohallinnolta, jolloin työntekijän ei tarvitse toimittaa verokorttia työnantajalle.
Pyyntöaineiston muodostaminen ja lähetys
Huomaathan, että pyyntöaineiston viimeinen jättöpäivä kuluvan vuoden verokorteille on aina 15.2. Tämän päivämäärän jälkeen tehtyihin pyyntöihin Verohallinto ei enää palauta tietoja suorasiirtona.
Ennen pyyntöaineiston muodostamista, tarkista että palkansaajilla on henkilörekisterissä Verot-välilehden kohdassa Suorasiirron pyynnön laatu oikea valinta.Oletuksena asetus on 1 Maissa saadun palkan ennakonpidätyksen pyyntö, jolloin käyttäjän ei tarvitse tämän osalta tehdä toimenpiteitä. Mikäli palkansaajalla on jonkin muun tyyppinen ennakonpidätystieto, valitse sen mukainen asetus listalta.
Kuva: Henkilörekisterin Työsuhde Verot –välilehden suorasiirron pyynnön laatu
Järjestelmä Muut toiminnot Tyvi-aineiston luonti (Verovarmenne) -toiminnolla pääset muodostamaan pyyntöaineiston palkansaajien uusista verokorteista.
Kuva: Verokorttien suorasiirron pyyntöaineiston muodostaminen
Valitse ajanjaksoksi vuosi, jolle haluat uudet verokortit. Rajaamasi päivämäärät vaikuttavat siihen, mille vuodelle ohjelma tekee verokorttien pyyntöaineiston. Tarkista, että kummatkin päivämäärät ovat samalle vuodelle.
Huomaathan tarkistaa vuosittain viimeisen pyyntöaineiston jättöpäivän (tavallisesti helmikuun puolessa välissä).
Voit rajata aineistoa henkilönumerolla sekä tiliöintiryhmällä tarvittaessa.
Tiedosto-kohtaan ei tarvitse lisätä kansiopolkua, ellet halua tallentaa aineistoa erikseen. Halutessasi voit kuitenkin antaa kansiopolun ja txt-muotoisen tiedostopäätteen.
Valitse Aloita, voit vielä tarkastaa aineiston Aineisto-välilehdellä. Tämän jälkeen valitse Hyväksy ja muodosta aineisto tai Hyväksy ja muodosta ainesto ja tiedostot, mikäli olet antanut kansiopolun ja haluat muodostaa fyysisen aineiston.
Voit myös lähettää aineiston suoraan samalta näytöltä Aineiston lähetys -valinnalla. Ohjelma kysyy lähetyksen yhteydessä varmenteen salasanaa.
Kuva: Aineiston muodostus
Mikäli et lähettänyt aineistoa suoraan Tyvi-aineiston luonti -näytöltä, vaan muodostit aineiston, pääset lähettämään sen Tyvi-aineiston lähetys (Verovarmenne) -toiminnolla. Ohjelma listaa näyttöön muodostetut aineistot, joita ei ole vielä lähetetty. Valitse aineisto aktiiviseksi ja tämän jälkeen Aineiston lähetys.
Kuva: Suorasiirron aineistopyynnön lähetys
Kun aineisto on lähetetty, saat sähköpostiisi kuittauksen, kun aineisto on valmis noudettavaksi. Tämän jälkeen saat noudettua aineiston ohjelmaan.
Verokorttiaineiston tuonti
Kun olet saanut sähköpostitse kuittauksen verokorttiaineistosta, voit lukea sen ohjelmaan valitsemalla Henkilöstöhallinto Henkilörekisteri -näytön tilannekohtaisesta valikosta Tietojen tuonti Verokortit.
Kuva: Verokorttien tuonti
Voit lukea aineiston sisään heti, ohjelma käyttää tammikuun palkoille vielä vanhaa verokorttia.
Valitse Nouda aineisto, jolloin noutamattomat verokorttiaineistot näkyvät Verokorttiaineiston valinta -näytöllä. Valitse ja sulje -valinnalla saat noudetut verokortit tietoineen Verokorttitietojen päivitys -näytölle, josta voit ne päivittää henkilöiden ennakonpidätystietoihin Hyväksy ja päivitä -valinnalla.
Huomaathan, että noudettuasi aineiston mikäli et heti samalla kertaa päivitä tietoja henkilöille, täytyy aineiston pyyntö tehdä uudelleen.
Kuva: Aineiston nouto
Kuva: Verokorttitietojen päivitys
Ohjelma noutaa verokortit aineistosta ja kohdistaa ne automaattisesti henkilötunnuksen perusteella. Verokorttien suorasiirtoaineistoa lukiessa ohjelma nollaa samalla aineistossa olevien henkilöiden kumulatiiviset ansiot ja verot henkilötiedoista.
Ohjelma ei kuitenkaan päivitä verotietoja, mikäli palkansaajalle on jo merkitty samalle vuodelle muutosverokortti, jolloin verokorttitietojen päivityksessä käyttäjän ei tarvitse erikseen poistaa Päivitä-valintaa tällaisilta henkilöiltä.
Ennakonpidätystapa on automaattisesti portaikkoansioraja (B). Verokorttiaineiston tuonti tallentaa tiedon tuonnista henkilön tapahtumiin (Henkilörekisteri Näytä Tapahtumat). Mikäli aineistossa on mukana esim. henkilöitä, joille on jo samalle vuodelle voimassaoleva muutosverokortti, tapahtumiin tulee tästä tieto, eikä ohjelma tällöin päivitä aineiston verokorttitietoja palkansaajalle.
Samoin tilanteissa, joissa palkansaajalle ei syystä tai toisesta ole laskettu verokorttia, tulee tapahtumiin tieto Työnantajan/suorituksen maksajan on pyydettävä työntekijältä/suorituksen saajalta muutosverokortti.