Sisäinen ostotilaus

Ostotilauksilla voidaan tehdä sisäisiä ostotilauksia eli Varastosiirto ostotilaus-myyntitilauksia yrityksesi toimipisteestä toiseen toimipisteeseen.

Kun toimintokeskus ja yritystietojen määritykset on tehty, niin sisäisen ostotilauksen voi muodostaa joko ostotilauksilla tai ostotyökalulla. Myyntitilaus muodostuu automaattisesti ostotilauksen tallennuksen yhteydessä.

Huomaa!
Sisäisen ostotilauksen muodostus ei tue kokolajitelmatuotteille määrien lisäämistä. Lisää määrät manuaalisesti muodostamallesi ostotilaukselle ja siitä muodostuneelle myyntitilaukselle.

Perusta vähintäänkin Numerosarjat Myyntitilaukset -listaan uusi Laji, johon sisäiset siirtotilaukset muodostuvat ja määritä perustamasi laji Toimintokeskus INNERSALESORDERTYPE-asetuksen arvoksi. Yleensä sisäiset ostotilaukset ovatkin omassa lajissaan. Näin voit valita eri lajeille tilikartan tilin tarvittaessa ja laskuttaminen on helpompaa. Voit myös laskuttaa tai jättää laskuttamatta kokonaan, kun on kyseessä varastosiirto.

Ohjelma perustaa myyntitilauksen automaattisesti ostotilauksen tallennuksen yhteydessä. Kun INNERSALESORDERTYPE- laji on määritetty, niin ostotyökalu kysyy aina ennen ostotilauksen muodostusta, haluatko luoda sisäisen tilauksen vai tavallisen ostotilauksen. INNERSALESORDERTYPE-asetuksen ollessa käytössä Ostotyökalu-näytön Tilausmäärä-vaihtoehdoiksi tulee näkyviin myös Puskurivarasto ja Puskurivarasto täysinä erinä.

Täytä huolellisesti toimipaikkojen yhteystiedot ja varastot valitsemalla Yritystiedot alaosan Toimipaikat Muut tiedot -välilehdellä jokaiselle toimipaikalle Varastopaikkaoletus. Toimipaikan varastopaikan numerot näet Valintalistat Yleisimmät asetukset -listan kohdasta Varastopaikat.

Jos esimerkiksi Vaasan varaston numero on yksi, niin yritystietojen Vaasa toimipaikalle täytyy määrittää Varastopaikkaoletukseksi numero 1.

Määritä myös henkilörekisterissä henkilöille oikea toimipaikka. Näin ostotilaukselle ja myyntitilaukselle tulee oletuksena oikeat tulo- ja lähtövarastopaikat automaattisesti.

Sisäisen ostotilauksen luonti ostotilaukselta

Luo uusi ostotilaus haluamaasi ostotilauslajiin ilman toimittajatietoa. Valitse haluamasi toimipaikat Toimittaja ja Toimitus tietojen tilannekohtaisesta valikosta.

Lemonsoft ehdottaa oletuksena Toimitus-toimipaikkaa käyttäjätietojen perusteella. Mutta voit valita myös Toimitusosoitteen tilannekohtaisesta valikosta toimipaikan ostotilaukselle. Huomaa, että jos vaihdat Toimitus toimipaikan, niin Muut tiedot -välilehdellä oleva Toimipaikka vaihtuu myös. Näin saadaan riveille oikea varastopaikka. Huomaa, että toimipaikkojen valinta täytyy tehdä ennen rivien lisäämistä.

Toimipaikkojen valinnan jälkeen lisää tilaukselle tuotteet ja määrät nimikkeille, jotka haluat siirtää varastopaikasta toiseen.

Voit myös muodostaa sisäiset ostotilaukset 0 asiakasnumeron sijaan toimipaikkakohtaisille asiakasnumeroille. Luo yrityksesi toimipaikat asiakasrekisteriin ja Asiakasrekisteri-näytön Laskutus ja tilaukset -välilehden Ostotilaukset-välilehdellä määrittele kyseinen toimipaikka asiakaskortin Toimipaikka-tiedoksi.

Kuva: Kun valitset Toimittaja- ja Toimitus-tiedoksi toimipaikan, ohjelma hakee asiakasrekisteristä sen asiakkaan, jolla valittu toimipaikka on määritelty Toimipaikka-tiedoksi.

Kun Toimittaja- ja Toimitus-tietoina on asiakasnumero, ohjelma vie asiakasnumeron sisäisen ostotilauksen ja siitä syntyvän myyntitilauksen varastotapahtumille.

Toimintokeskuksen CONFIRM_INNER_SO- asetuksen arvolla voit vaikuttaa myyntitilauksen tilamuutokseen. Kun asetuksen arvona on 1, ostotilauksen merkitseminen tilatuksi muuttaa siitä muodostuneen sisäisen myyntitilauksen tilaksi Vahvistettu. Arvolla 0 (oletus) muutosta ei tapahdu.

Jos tuotteilla on käytössä oletushyllypaikat ja haluat, että sisäisen ostotilauksen Rivin lisätiedot-välilehden Riviteksti toimittajalle -kenttään päivittyy tuotteen hyllypaikka, ota toimintoskeskus asetus INNERSALESSHELFNOTE käyttöön asettamalla sille arvo 1. Asetuksen ollessa käytössä ohjelma lisää Riviteksti toimittajalle -kenttään, tuotteen oletushyllypaikkatiedon sillä hetkellä, kun sisäinen ostotilaus tallennetaan. Mikäli tuotteella ei ole oletushyllypaikkaa haetaan tuotteen ensimmäinen hylly. Hyllypaikka tieto siirtyy myös sisäiselle myyntitilaukselle. Asetuksen avulla kuski saa tiedon mihin hyllypaikkaan tavara tulee hyllyttää.

Kuva: Sisäinen ostotilaus, johon ohjelma on tilauksen tallennuksen yhteydessä lisännyt Riviteksti toimittajalle -kenttään, kentässä jo olevan tekstin perään, tiedon tuotteen oletushyllypaikasta.

Varastosiirron hinta

Toimintokeskuksen asetus ja käytettävissä olevat arvot

0=Katso alla esimerkki

1=Netto on hierarkkinen, katso ohjeesta hakujärjestys hakusanalla Nettohinnan valinta

2=Pakotettu edellinen ostohinta

9=Älä päivitä

Esimerkki

Ostotilauksen riville ostohinnaksi ohjelma ehdottaa lähtövaraston Keskiostohinta *Varastosiirron kerroin, Varastonsiirron kerrointa ohjelma käyttää ainoastaan, jos STOCK_TRANSFERPRICE=0.

Huomaa! Poiketen Varastosiirto- ja Myyntitilauksen varastosiirto -toiminnoista, jotka käyttävät kohdevaraston kerrointa, ostotilauksen varastosiirto käyttää lähtövaraston Varastosiirron kerroin -arvoa.

Tällä tavalla lisätään esimerkiksi kuljetuskuluja saapumisen hintaan. Varastosiirron kerroin kenttä on käytettävissä ainoastaan Lista välilehdeltä (Ks. kuva alla).

Ostotilauksen tallennus luo myyntitilauksen Toimittajaksi valitun toimipaikan varastopaikalle. Toimitus ja laskutusasiakkaaksi myyntitilaukselle annetaan ostotilauksen toimitusosoite. Voit muuttaa ostotilausta, lisätä poistaa tai muokata rivejä ja tehdyt muutokset vaikuttavat myyntitilaukseen. Myyntitilauksen muokkaus ei kuitenkaan vaikuta ostotilaukseen.

Esimerkki

Lemonsoftiin kirjautuneella henkilöllä on toimipaikkana Ylihärmä ja Yritystiedot-näytössä Ylihärmän Varastopaikkaoletuksena on varastopaikka numero 3.

Valintalistat Yleisimmät asetukset Varastopaikat listalla varastopaikka numero 3 on Ylihärmä ja varastopaikka numero 1 on Vaasa.

Nimikerekisterissä on tuotetta Komp123 700 kpl varastopaikassa 1 ja sitä halutaan siirtää varastopaikkaan numero 3 100 kappaletta.

Ylihärmän toimipisteessä työskentelevä henkilö luo uuden ostotilauksen, lisää tuotetta Komp123 100 kpl ja muuttaa Toimittaja – tilannekohtaisesta valikosta Vaasan toimipisteen toimittajaksi ja tallentaa.

Näin ostotilaukselta muodostuu tulossa saldoa varastopaikalle 3 ja tallennuksen yhteydessä muodostui myyntitilaus, jolla on menossa saldoa varastopaikalle 1.

Sisäisen ostotilauksen luonti ostotyökalulla

Sisäisen ostotilauksen voit luoda myös ostotyökalusta. Kun olet määrittänyt INNERSALESORDERTYPE- asetuksen, kysyy ostotyökalu, luodaanko normaalit ostotilaukset vai varastosiirto?

Valitse ostotyökalusta ensin kohdevarastopaikka, rastita nimikerivit ja anna määrät haluamillesi tuotteille ja valitse Muodosta ostotilaukset.

Vastaamalla Kyllä ohjelma kysyy toimipaikan, josta tuotteet siirretään ja perustaa varastosiirtoon ostotilauksen ja myyntitilauksen valitsemillasi nimikkeillä samalla logiikalla kuten yllä esimerkissä (ostotilaus muodostetaan, vaikka nimikkeellä ei ole toimittajaa valittuna).

Vastaamalla Ei, muodostetaan normaalit ostotilaukset.

Muita vaihtoehtoja varastosiirtoon on

•      Varastosiirto, lue lisää ohjeesta hakusanalla Varastosiirto.

•      Varastosiirtomyyntitilaus, lue lisää ohjeesta hakusanalla Voit käyttää myyntitilausta myös varastosiirtoihin (”Tulovarasto” tilausta toimitettaessa).