Kuva: Projektin talous (vaihe-erittely) -raportti.
Projektinhallinta Raportit Erittelyt-valikon Projektin talous (vaihe-erittely) -raportti on tarkoitettu yhden tai useamman projektin ajantasaisen taloustiedon tarkasteluun. Huomaa kuitenkin, että mikäli projektien määrä on suuri, rajaa tällöin projektien määrää Projekti-valikosta. Perusraportti ei ota kantaa projektin vaiheisiin eikä niiden valmiusasteisiin. Jos olet valinnut useamman kuin yhden projektin, ohjelma esittää luvut summattuna verottomina kotivaluutassa.
Voit rajata projektille kohdistettuja tapahtumia alku- ja loppupäivämäärällä. Ei arvoa -valinnalla näet kaikki projektille kohdistetut tapahtumat.
Tulosennuste-rajauksen Ei-valinnalla näet raportilta (graafista sekä listalta) tulot ja menot toteutuneiden tapahtumien mukaan. Kyllä-valinnalla ohjelma tuo tuloiksi myös laskuttamattomat maksupostit ja myyntitilaukset sekä menoiksi ostotilaukset, joihin ei vielä ole kohdistettu ostolaskua ja työaikakirjaukset/työtunnit, joita ei vielä ole siirretty palkanlaskentaan.
Projektisuodatin-kentän avulla voit halutessasi suodattaa Projekti-valikkoon valitsemiasi projekteja pilkulla ja/tai väliviivalla (esim. 1-11,21,50-55). Kenttä sopii käyttäjille, jotka haluavat mieluummin kirjoittaa projektinumerot, kuin valita Projekti-valikosta. Huomaa kuitenkin, että Projektisuodatin-kenttään suodattamasi projektit tulee olla ensin valittuina Projekti-valikosta. Valitse siis aina ensin Projekti-valikkoon Valitse kaikki -valinta ja suodata sitten haluamasi projektit Projektisuodatin-kentän avulla. Mikäli Projekti-valikossa olisi esimerkiksi valittuna vain projektinumerot 100-110, voisit suodattaa vain näitä projekteja esim. 100-102,109. Raportin Rajatut projektit -kohdasta voit aina tarkistaa, mitä projekteja ohjelma on listannut raportille.
Kuva: Projektin talous
(vaihe-erittely) -raportti.
Raportin tulostusnäyttö koostuu kolmesta osasta. Ylimmäisenä on graafi, jossa ohjelma esittää vaakapalkeilla erilaisia projektiin liittyvien osatekijöiden summia. Negatiiviset luvut (yleensä projektin kulut) ovat nollakohdan vasemmalla ja positiiviset (projektin tulot, joko toteutuneet tai tulevat) nollakohdan oikealla puolella. Alimmaisena palkkina on aina projektin kokonaistulos, johon on summattu kaikki luvut. Graafissa ovat mukana vain ne osatekijät, joilla on projektiin liittyviä tapahtumia.
Kaavion alapuolella näet projektin taloustekijät osa-alueittain eriteltyinä. Plus-merkistä avautuu lista, josta näet mistä otsikon veroton summa on kertynyt.
Laskutus = projektille kohdistetut laskurivit. Maksupostilla laskutettu osuus näkyy omassa kohdassaan (Maksupostit). Laskurivit näkyvät listalla heti, kun lasku on tallennettu, eli laskun tilalla ei ole merkitystä. Erittelyssä (kun avaat tarkemmat tiedot näkyviin plus-merkistä) näet laskunumeron, laskun päiväyksen, toimitusasiakkaan, kirjanpitotilin ja laskurivin nimikkeen.
Myyntitilaukset = projektille kohdistetut myyntitilausrivit. Myyntitilaukset näkyvät raportilla Tulosennuste Kyllä-valinnalla. Ohjelma huomioi myös osatoimitukset ja -laskutukset. Mikäli rivi on toimitettu ja laskutettu, ohjelma ei laske riviä mukaan otsikon Veroton summa -sarakkeeseen, mutta näet nämäkin myyntitilausrivit kuitenkin raportilla. Jos myyntitilauksesta on muodostettu maksuposti, tilaus ei näy tässä osiossa, vaan Maksupostit-kohdassa. Erittelyssä näet myyntitilauksen numeron, tilausrivin toimituspäivän, laskutusasiakkaan, tilausrivin nimikkeen, toimittamattoman määrän (menossa) ja toimitetun määrän.
Maksupostit = projektin laskutetut maksupostit. Tulosennuste Kyllä-valinnalla näet myös laskuttamattomat maksupostit. Ohjelma hakee Avoinna-sarakkeen summan maksupostivaiheelta ja Laskutettu-sarakkeen summan maksupostilaskuriviltä. Erittelyssä näet maksupostivaiheen tunnuksen, otsikon, alku- ja loppupäivän sekä avoimen ja laskutetun summan.
Ostolaskut = projektille kohdistetut ostolaskurivit. Kuten Laskutus-kohdassa, ostolaskun tilalla ei ole merkitystä, vaan ostolaskurivit näkyvät raportilla heti, kun lasku on tallennettu. Erittelyssä näet ostolaskun numeron, päiväyksen, toimittajan, rivin kirjanpitotilin ja selitteen.
Ostotilaukset = projektille kohdistetut ostotilausrivit. Ostotilaukset näkyvät raportilla Tulosennuste Kyllä-valinnalla. Ohjelma ei huomioi ostotilauksia, joiden lajille on numerosarjoissa valittu Ei varastopäivitystä -valinta. Erittelyssä näet ostotilausnumeron, rivin toimituspäivän, toimittajan, tuotekoodin, nimikkeen, tilatun (tulossa) ja saavutetun määrän. Mikäli tilatusta määrästä osa on saapunut, näet tämän määrän Saapunut-sarakkeessa. Jos tilauksen saapuneesta osasta muodostetaan ostolasku (tai ostolasku kohdistetaan tähän saapumiseen) Saapunut-sarake nollautuu. Sarake näyttää siis saapuneen, mutta ei vielä laskutetun osan tilauksesta. Laskutettu määrä siirtyy Ostolaskut-kohtaan, ja saavuttamaton määrä jää kuluksi Ostotilaukset-kohtaan.
Varasto-otot = projektille kohdistetut Otto-tyyppiset varastotapahtumat. Ohjelma hakee kustannuksen varastotapahtumalta. Erittelyssä näet varastotapahtuman ID:n, päivämäärän, tuotekoodin, nimikkeen sekä määrän.
Mikäli on tarve palauttaa projektille otettua tavaraa varastoon niin, että se myös vähentää projektin kuluja, tulee tehdä varasto-otto ja käyttää siinä negatiivista määrää. Kustannus tulee aina varastokirjauksen mukaisesti, jälkeenpäin tehdyt muutokset tapahtumakirjauksen hinnoittelutapaan tai esim. edellisen ostohinnan muuttuminen eivät vaikuta kustannuslaskentaan.
Varasto-tulot = projektille kohdistetut Tulo-tyyppiset varastotapahtumat. Ohjelma hakee kustannuksen varastotapahtumalta. Erittelyssä samat tiedot kuin varasto-ottotapahtumilla.
Matkalaskut ja päivärahat =projektille kohdistetut hyväksytyt matkalaskut. Tulosennuste Kyllä-valinnalla näet myös hyväksymättömät matkalaskut. Ohjelma ei huomioi Hylätty-tilassa olevia matkalaskuja. Erittelyssä näet matkalaskun numeron, päivämäärän, kuvauksen, asiakkaan, matkakorvauksen (kilometrikorvaus + matkustajalisä) ja päivärahan. Mikäli projektin toteumana on palkanlaskenta ja matkalaskuista ja päivärahoista on muodostettu palkka, ohjelma hakee kustannuksen palkkariviltä.
Työtunnit = projektille kohdistetut hyväksytyt työaika-/työtuntikirjaukset, joille löytyy kustannus, kun projektin toteumaksi on valittu työtunnit. Tulosennuste Kyllä-valinnalla näet myös hyväksymättömät työaika-/työtuntikirjaukset.
Työtunnit = projektille kohdistetut työaika-/työtuntikirjaukset, joille löytyy kustannus, kun projektin toteumaksi on valittu palkanlaskenta. Työtunnit näkyvät raportilla Tulosennuste Kyllä-valinnalla. Työaika-/työtuntikirjaukset näkyvät Työtunnit-kohdassa, kunnes ne on siirretty palkanlaskentaan.
Kun käytössä on työaika (toimintokeskuksen TIME_MANAGEMENT-asetuksen arvo on 1), ohjelma hakee kustannuksen:
1. Tuotantokoneen Tuntihinta-kentästä, mikäli työaikakirjaus on projektin lisäksi kohdistettu tuotannon työnumerolle, eli työaikakirjaus on muodostunut tuotannon valmistusleimauksen kautta.
o Työaikakirjaukselle tallentuu valmistuskirjaushetken koneen tuntihinta, eivätkä konehintojen muutokset päivity jo muodostuneille kirjauksille.
2. Henkilön N4 Tuntihinta (omakustannus) Summa-kentästä.
o Työaikakirjaukselle tallentuu kirjaushetken apuluvun summa ja näin ollen raportti huomioi projektin toteumaan apuluvun muutokset, esimerkiksi palkankorotukset.
Mikäli käytössä on työtunnit (TIME_MANAGEMENT-asetus = 0), ohjelma hakee kustannuksen seuraavassa järjestyksessä (vahvimmasta heikoimpaan):
1. Henkilön N4 Tuntihinta (omakustannus)
o Huomioi, että jos apuluvun summaa muutetaan, projektin toteuma muuttuu myös takautuvasti.
2. Mikäli tuntihinta (omakustannus) on 0, ohjelma tutkii seuraavaksi projektivaiheen Suunnittelu-välilehdellä olevan tuntihinnan.
o Suunnittelu-välilehti on näkyvissä, kun toimintokeskuksen SHOW_PHASE_PLAN_TAB-asetuksen arvo on 1.
3. Jos kummastakaan yllä olevasta ei löydy hintaa, ohjelma tutkii vielä toimintokeskuksen HOURPRICE-asetuksen arvon.
Mikäli hintatietoa ei löydy lainkaan, työaikakirjaus ei näy raportilla, vaikka se olisi kohdistettu projektille. Tämä koskee molempia tuntikirjaustapoja. Työtuntien näyttämistä koskee sama sääntö kuin matkalaskuja ja päivärahoja: ne näkyvät Työtunnit-kohdassa, kunnes ne on siirretty palkanlaskentaan, mikäli projektin toteumatyyppinä on palkanlaskenta, muuten tunnit näkyvät Työtunnit-kohdassa koko ajan. LemonOnlinen projektin talousnäkymässä näet aina kaikki projektille kohdistetut työaika-/työtuntikirjaukset. Erittelyssä näet työaika-/työtuntikirjauksen päivämäärän, tunnit, kirjaukselle annetun otsikon ja selitteen sekä onko kirjaus merkitty laskutettavaksi.
Palkat = projektille kohdistetut palkkatapahtumat (palkka- ja sivukulut), kun projektin toteumaksi on valittu palkanlaskenta. Erittelyssä näet palkan selitteen (oletuksena palkkajakso), maksupäivän, palkkarivin kirjanpitotilin sekä palkkalajin kappalemäärän. Palkan tilalla ei ole merkitystä, vaan palkkarivit näkyvät raportilla heti, kun palkka on luotu/tallennettu. Mikäli olet asettanut Palkanlaskennan asetukset -näytön Tiliöintiryhmät-välilehdelle laskennallisen sosiaalikuluprosentin, ohjelma laskee palkkatapahtumien sivukulut määrittämäsi prosentin mukaisesti normaalien sivukulujen sijaan.
Huomaathan, että kun projektin toteumana on työtunnit, ei Palkat-kohta ole näkyvissä, vaikka palkanlaskennassa olisikin palkkatapahtumia, jotka on kohdistettu projektille.
Tuotannon varasto-otot = projektille kohdistetut Tuotanto (valmistuskirjaus otto) -tyyppiset tapahtumat eli tuotannon töiden materiaalikustannukset. Ohjelma hakee kustannuksen varastotapahtumalta. Erittelyssä näet varastotapahtuman ID:n, päiväyksen, tuotekoodin, nimikkeen sekä määrän.
Erittelyjen alapuolella on vielä summarivi, josta näet projektin tulot ja menot yhteensä sekä niistä lasketun katteen ja kateprosentin.