Palkkojen hyväksynnän ollessa käytössä, palkanlaskennan päänäytölle tulee näkyviin Kierrätyskelpoinen-valinta sekä Hyväksynnän tila -tieto.
Tiloja ovat:
Kirjattu – Kun palkka on luotu, mutta ei vielä merkitty kierrätyskelpoiseksi
Kierrossa – Palkalle on määritelty kierrätysjono ja palkka on merkitty kierrätyskelpoiseksi
Hyväksytty – Kaikki kierrätysjonoon kuuluvat henkilöt ovat tarkastaneet/hyväksyneet palkan
Tarkastettu – Tarkastaja on tarkastanut palkan
Hylätty – Hyväksyjä on hylännyt palkan
Kuva: Palkan hyväksynnän tila -tieto ja kierrätyskelpoinen -valinta näkyvät palkan päänäytöllä, kun hyväksyntä on käytössä
Kun palkka on valmis kiertoon laitettavaksi, se tulee merkitä kierrätyskelpoiseksi. Tämän voi tehdä joko suoraan palkanlaskennassa laittamalla ruksin ko. kohtaan . Toinen vaihtoehto on ajaa tieto kaikille Palkan tilojen muutosajo-toiminnolla (Henkilöstöhallinto Työkalut Palkan tilojen muutosajo). Molemmissa tavoissa tämän toimenpiteen tekeminen lähettää hyväksyjille/tarkastajille viestit hyväksyttävistä palkoista, mikäli olet näin määritellyt toimintokeskuksessa.
Laita Palkan tilojen muutosajo -toiminnossa Kierrätyskelpoinen-valinta aktiiviseksi ja rajaa palkan maksupäivällä sekä tarvittaessa henkilönumeroilla. Tämän jälkeen valitse Muuta tilat. Toiminto lisää kaikille ko. rajauksiin sopiville palkoille Kierrätyskelpoinen-tiedon ja palkkojen tilaksi muuttuu Kierrossa.
Kuva: Palkan tilojen muutosajo -toiminto
Palkkakeskuksessa hyväksymättömät palkat näkyvät harmaalla, mutta ohjelma ei kuitenkaan estä tulostamasta/lähettämästä niitä.
Kuva: Palkkojen näkyminen palkkakeskuksessa
Kun palkka on Hyväksytty-tilassa, se tulee näkyviin Yrityksen maksut -toiminnon aineistoon muodostukseen ja voit laittaa palkan maksuun.
Palkan hylkääminen
Mikäli hyväksyjä on hylännyt palkan (palkan tilana Hylätty), riippuen hylkäyksen syystä voit tehdä palkalle tarvittavat muutokset ja palkan tallennuksen yhteydessä ohjelma palauttaa palkan automaattisesti takaisin kiertoon Hyväksyntä-välilehdellä olevalle/oleville henkilöille. Tällöin hyväksynnästä ei tosin lähde viestiä hyväksyjille, mutta jos haluat että viestit lähtevät, voit valita Hyväksyntä-välilehdellä kiertojonon uudelleen jolloin ohjelma poistaa alkuperäisen rivin.
Alkuperäinen rivi näkyy punaisella muokkaus-tilassa, kun olet lisännyt uuden kierrätysjonon.
Kuva: Kierrätysjonon valinta uudelleen Hyväksyntä-välilehdelle
Tallennuksen jälkeen alkuperäinen rivi on poistunut.
Kuva: Tallennuksen jälkeen näkyy vain uusi kierrätysjono