Yleistä
Voit tehdä kirjanpidollisen lomapalkkavarauksen palkanlaskennassa lomapalkan osalta. Sivukulujen osalta varaukset kannattaa muodostaa ja purkaa Kirjanpitoaineisto-toiminnon yhteydessä käyttäen apuna kirjanpidon automaattivientejä.
Mikäli kirjanpito ei ole yrityksessäsi käytössä, mutta haluat seurata lomapalkkajaksotuksia yleisellä tasolla, voit muodostaa palkanlaskennassa laskennallisen varauksen ottamalla sivukulujen osuudet huomioon lomapalkkajaksotuksen kaavassa. Yleensä tarve on kuitenkin saada sivukulut näkymään omilla tileillään, jolloin jako on tätä tapaa käyttäessä tehtävä manuaalisesti.
Lomapalkkavarausta ei ole pakko tehdä palkanlaskennan puolella vaan voit muodostaa jaksotukset ja varausten purkamisen myös normaalisti kirjanpidossa.
Huomaa, että lomapalkkavaraus on aina laskennallinen. Palkat, työntekijämäärä sekä sivukulujen pidätysprosentit saattavat muuttua siitä tilanteesta kun varaus on tehty.
Käyttöönotto
Määrittele Asetukset Palkanlaskennan asetukset -toiminnon tiliöintiryhmille Vuosiloma (tiliöinti) -kaavat. Määrittele kaavaan lomapalkan ja lomarahan kirjanpidollinen jaksotus, joka tehdään ohjelmassa palkkakohtaisesti.
Alla yksinkertainen esimerkki kuukausipalkkalaisen mahdollisesta jaksotuskaavasta.
P2/25*PLP*1.5 Palkalle kirjattu kuukausipalkka jaettuna 25:llä, joka kerrotaan palkan kerryttämillä lomapäivillä. Lomaraha huomioidaan kertomalla saatu summa 1.5: llä. Huom! Käyttäessäsi palkkakohtaisia lomapäivät- ja lomapalkkamuuttujia (PLP ja LOMAP) ota Työpäivät –kaavassa huomioon valittu palkka, esim:
JOS KTP+TP>=14:KTP+TP;(KP1K)/2.5>=14:(KP1K)/2.5
Lue lisää PLP-muuttujan käytöstä ja sen rajoituksista kappaleesta Kaavat ja muuttujat.
Lisää tiliöintiryhmien Tiliöinti -välilehdelle kirjanpitotilit, joita haluat käyttää (kulu- ja taseen vastatili). Lomapalkkojen kulutilinä kannattaa käyttää erillistä kirjanpitotiliä, jotta sivukulujen jaksotukset saadaan määriteltyä kirjanpidossa. Mikäli haluat käyttää normaalia palkkakulutiliä, voit rajata sivukulujen jaksotusta automaattivienneissä myös esimerkiksi kustannuspaikalla/projektilla.
Tarkasta Asetukset Palkkalajit -toiminnossa lomapalkan ja lomarahan kirjanpitotilit. Kirjanpitotilinä kannattaa käyttää omaa taseen tiliä (esimerkissä käytetty kirjanpitotilinä 2970 Lomapalkat (siirtovelan purku), joka huomioidaan kirjanpidon automaattiviennin purkumäärityksissä. Tällöin lomapalkan/-rahan maksaminen ei tuota enää uutta kulua yrityksen tuloslaskelmaan, vaan vähentää tehtyä lomapalkkavarausta.
Määrittele Taloushallinto Kirjanpidon toiminnot Automaattiviennit -toiminnon avulla sivukulujen jaksotukset ja purkamiset.
Huomaa, että sivukuluprosentit on päivitettävä manuaalisesti automaattivientimäärityksiin siinä vaiheessa, kun prosentit muuttuvat ja vanhat palkat on tuotu kirjanpitoon. Työnantajan eläkevakuutusmaksun keskimääräinen osuus vuonna 2013 on 17,35 %, jota on käytetty alla näkyvässä esimerkissä.
Määrittele lomapalkkajaksotuksen automaattiviennit sivukulujen osalta ja rajaa määritys lomapalkkajaksotuksen kulutiliin Rajaukset-välilehdellä.
Lisää Viennit -välilehdelle varsinaiset sivukulujen jaksotukset.
Lisää myös lomapalkan purkamiselle oma automaattivientitapansa samoilla perustiedoilla.
Rajaukset -välilehdellä käytä rajaavana tekijänä lomapalkkalajin kirjanpitotiliä.
Määrittele Viennit -välilehdelle lomapalkan osalta työnantajan maksujen vastakirjaukset sekä sivukulujen vähentämisen varaustileiltä. Tee lomapalkan osalta myös kaksi vientiä, jotka poistavat taseen varauksen varsinaisen lomapalkkakulun osalta.
Käyttö
Kun muodostat palkan ohjelma muodostaa nyt automaattisesti lomapalkkavarauksen määrittelemäsi kaavan ja tilien mukaisesti.
Palkanlaskennan Tiliöinti -välilehdeltä voit kätevästi tarkistaa palkkakohtaisen jaksotuksen, että laskenta menee oikein. Kun kaava on tarkistettu ja kunnossa on helpoin tapa tulostaa palkkaraporteista tiliyhteenveto, josta näet koko varauksen haluamaltasi ajalta.
Yksinkertaisessa esimerkissä työntekijä (aloittanut 1.4. edellisen lomavuoden alussa) on saanut normaalia kuukausipalkkaa ja kesäkuu maksetaan hänelle lomapalkkana sekä lomarahana (normaalisti sisältää myös kuukausipalkan ja lomapalkan erotuksen). Ensimmäinen lomavuosi on kerryttänyt kahden lomapäivän mukaan lomavarausta ja 1.4 lähtien 2.5 lomapäivän mukaan.
Palkanlaskennan tiliyhteenveto raportti näyttää lomapalkkajaksotuksen kulun (tililllä 5330), kertyneen varauksen (tilillä 2962) sekä kesäkuussa maksetun lomapalkan/-rahan (tilillä 2970).
Kirjanpitoaineisto -toiminnon yhteydessä ohjelma käsittelee määrittelyjen mukaiset sivukulujen jaksotukset ja varausten purkamiset.
Kirjanpidon raportit Saldoluettelo rajattuna tositelajista palkat näyttää, että tässä yksinkertaisessa esimerkkitapauksessa lomavaraus on riittänyt kattamaan varsinaisen lomapalkan sekä lomarahan.
Mikäli käytät lomapalkan ja lomarahan ulosmaksavilla palkkalajeilla tuloslaskelman tiliä, voit tehdä automaattiviennit seuraavan ohjeen mukaan.
Tehdään ensin vastaava automaattivienti lomapalkkojen jaksotukselle kuin aikaisemmassakin esimerkissä.
Rajaa palkanlaskennan asetuksiin määritellyllä lomapalkkojen jaksotus –tilillä.
Viennit –välilehdelle myös vastaavat viennit. Tässä esimerkissä tyel –maksun varaus on omalla tilillä (2980) ja muut sivukulut yhdellä yhteisellä tilillä (2982).
Tee automaattivienti lomapalkkavarauksen purkamiselle. Jos lomapalkalle ja lomarahalle on määritelty omat kirjanpidon tilit, molemmille täytyy määritellä omat automaattiviennit. Tässä esimerkissä lomapalkalla ja lomarahalla on omat kirjanpidon tilit.
Lomapalkkavarauksen purkamisen automaattivientiin määrittelet rajaukseksi tilin, jota käytetään lomapalkan palkkalajilla, tässä esimerkissä 5300.
Viennit –välilehdelle määritellään sivukulujen osuus sekä lomapalkkojen jaksotus (tililtä 5330) sekä lomapalkkavelan purku (tililtä 2962).
Tee lopuksi vielä automaattivienti myös lomarahan osuuden purkamiselle, rajauksiin laitetaan tällöin lomaraha –palkkalajin tili. Viennit –välilehden määritellet vastaavalla tavalla kuin lomapalkan osuuden purkamisessa (yllä oleva kuva).
