Henkilötietojen käsittely -toiminnolla voit tehdä haluamillesi henkilöille henkilötietojen pseudonymisoinnin eli käsittelyn niin ettei henkilötietoja voida enää yhdistää henkilöön. Toiminto jakautuu kahteen eri osaan: alle 10 vuotta sitten lopettaneisiin henkilöihin sekä yli 10v. sitten lopettaneisiin. Yli 10v. sitten lopettaneiden henkilön tiedot voidaan toiminnon avulla poistaa kokonaan. Alle 10v. sitten lopettaneille voit suorittaa pseydonymisoinnin, eli tiedot jäävät vielä ohjelmaan, mutta niistä ei voi enää tunnistaa henkilöä.
Henkilötietojen käsittely -toiminnon löydät Henkilörekisteri-näytön tilannekohtaisesta valikosta. Prosessin aloittaminen vaatii henkilöroolin 11. Tietosuojavaltuutettu. Kun prosessin aloittaminen on tehty, tulee hallinnon pääkäyttäjän hyväksyä pseudonymisointi ennenkuin tietosuojavaltuutettu voi viedä prosessin loppuun asti. Jokaisesta prosessin vaiheesta ohjelma lähettää tilanteen mukaan sisäisen viestin ja sähköpostin joko tietosuojavaltuutetulle tai hallinnon pääkäyttäjälle.
Kuva: Henkilötietojen käsittely -toiminto löytyy henkilörekisterin tilannekohtaisesta valikosta
Toiminto tekee seuraavat toimenpiteet kaikille prosessiin valituille henkilöille:
Henkilön perustietojen tyhjennys/nollaus
Henkilöroolien poisto
Henkilön tunnisteiden poisto
Henkilön kuvien ja liitteiden poisto
Henkilön toimipaikkojen poisto
Henkilön mahdollisten sijaisuuksien poisto
Henkilön poisto tiimeistä
Henkilön provisiomääritysten poisto
Henkilön tietueen tapahtumien poisto
Henkilön tapahtumalokin poisto
Lisäksi yli 10v. sitten lopettaneille toiminto tekee seuraavat toimenpiteet:
Henkilön Työsuhde-välilehden tietojen tyhjennys/nollaus
Henkilön apulukujen nollaus
Henkilön vakiopalkkalajien poisto
Henkilön osaamis-, kiinnostus- ja henkilöprofiilien poisto
Henkilön tapahtumien poisto
Henkilön tulorekisterin tietojen poisto
Henkilön laskettujen provisioiden poisto
Henkilön palkkojen poisto
Henkilön laskentatyökaluun laskettujen tietojen poisto
Henkilön poissaolojen (hr-kalenteritapahtumien) poisto
Henkilön matkalaskujen poisto
Henkilön työaikojen poisto
Henkilön työtuntien poisto
Henkilön leimaustapahtumien poisto
Henkilön tuntisaldojen poisto
Henkilön työvuorosuunnittelun tietojen poisto
Näiden lisäksi, mikäli henkilölle on merkitty toimittajanumero, toiminto tekee seuraavat toimenpiteet (yli 10v. sitten lopettaneiden osalta):
Myyntilaskujen poisto
Ostolaskujen poisto
Kululaskujen poisto
Asiakkaan/toimittajan perustietojen tyhjennys/nollaus
Asiakkaan/toimittajan yhteyshenkilötietojen tyhjennys/nollaus
Asiakkaan/toimittajan reskontratietojen tyhjennys/nollaus
Asiakkaan/toimittajan tilitietojen tyhjennys/nollaus