Kuva: Asiakasryhmät-näyttö. Ryhmittely voi olla yksi- tai monitasoinen.
Ryhmittele asiakkaat ja toimittajat loogisesti asiakasryhmiin. Asiakasryhmien merkitys on asiakkaiden ja toimittajien luokittelussa tilastointia ja hakuja varten. Etenkin asiakaslistasta haettaessa ryhmittely korostuu. Voit hyödyntää asiakasryhmiä myös hinnastokäsittelyssä antamalla hinnat tai alennukset asiakasryhmäkohtaisesti.
Asiakasryhmittelytapoja on useita, joten mieti omaan käyttöösi soveltuvin tapa huolellisesti ennen aloitusta. Asiakasryhmät voivat olla hierarkkisia eli monitasoisia. Tasojen määrää ei ole rajattu. Yksi hyvä sääntö on, ettei yhdessä ryhmässä saisi olla kovin montaa kuvaruudullista asiakkaita. Kuvaruudullinen tarkoittaa asiakaslistassa näkyviä asiakkaita. Huomaa: asiakasryhmien ollessa hierarkkiset, kohdistat asiakkaan aina ryhmän alimmalle tasolle.
Asiakasryhmät perustat valitsemalla Asetukset | Hierarkiset ryhmät | Asiakasryhmät.
Kuva: Asiakasryhmät-näyttö.
Ryhmittely voi olla yksi- tai monitasoinen.
Asiakasryhmät-näytön Uusi-toiminnolla perustat asiakasryhmän valitun tason alle ja Poista-toiminnolla poistat valitun asiakasryhmän. Tallenna ja sulje -toiminnolla ohjelma tallentaa tiedot ja sulkee näytön.
Asiakasryhmän numeron tulee olla yksilöllinen tasosta riippumatta. Kannattaakin numeroida kukin taso omassa numerosarjassaan. Esimerkiksi:
10 Taso 1
101 Taso 2
1011 Taso 3
20 Taso 1
201 Taso 2
2011 Taso 3
2012 Taso 3
30 Taso 1
301 Taso 2
Koska ohjelma listaa asiakasryhmät numerojärjestyksessä, kannattaa ryhmien väliin jättää väliä, jolloin voit lisätä väliin myöhemmin uusia ryhmiä. Mikäli ryhmiä on useita, on hyvä aloittaa ensimmäinen taso kaksinumeroisena, kuten yllä olevassa kuvassa. Tällöin toisen tason ryhmien numeroinnit eivät heti mene päällekkäin ensimmäisen tason numeroiden kanssa.
Kun lisäät uuden ryhmän, ohjelma antaa aktiivisen tason alla olevan tason seuraavan numeron automaattisesti. Voit kuitenkin muuttaa numeroa vapaasti.
Näytöllä näkyvä Otsikkotaso on ohjelman sisäiseen käyttöön. Ohjelma merkitsee otsikkotasolle rastin automaattisesti, kun tallennat tiedot. Otsikkotasoja ei esitetä pudotusvalikoissa, joista asiakasryhmiä valitset.