Vuokraustoiminnallisuus

Vuokraustoiminnallisuudella voit vuokrata nimikerekisteriin perustamiasi nimikkeitä ja laskuttaa vuokraa hinnaston hinnoilla. Vuokraa voidaan periä 5pv tai 7pv viikossa ja hinnoittelun voit tehdä hinnastoilla. Laskutuskeskuksessa voit laskuttaa pitkäaikaisissa vuokrissa vuokraa, vaikka kerran kuukaudessa, tai kun osa nimikkeistä palaa vuokrauksesta. Toiminnon käyttäminen vaatii WRV-lisenssin.

Käyttöönotto

Lisää Asetukset Numerosarjat -näytöllä vuokrausta varten uusi Myyntitilaus-laji (esim. nimellä Vuokraus) ja valitse Lajin tarkenne -arvoksi Vuokraus.

Määrittele lajille numerosarja (Nykyinen numero -kenttään) siten, etteivät vuokraustilausnumerot mene päällekkäin muiden myyntitilauslajien numerosarjojen kanssa.

Tuotteen tiedot

Perusta vuokrattavat tuotteet nimikerekisteriin ja täytä nimikkeen perustiedot. Lisää vuokrattavien tuotteiden ominaisuuksiin, onko tuote vuokratuote 5 pv vai vuokratuote 7 pv.

Kuva: Ominaisuudella kerrotaan, veloitetaanko tuotteen vuokraa 7 vuorokaudelta viikossa vai 5 vuorokaudelta viikossa.

Hinnoittelu

Lisää vuokrattaville tuotteille hinta nimikerekisterin Ohjehinta-kenttään. Jos haluat vuokrahinnoista asiakaskohtaisia, lisää vuokrahinnastoihin hinnat Hinnastot-näytössä.

Jos vuokrattavia nimikkeitä jää palauttamatta (hajoaa/katoaa vuokralla ollessa), niin perusta niitä varten oma Vuokratuotteiden myynti-hinnasto.
Huomaa! Älä liitä Vuokratuotteiden myynti –hinnastoon Asiakkaat-välilehdellä asiakasta.
Tällä tavalla ohjelma hakee oletuksena asiakkaalle aina vuokrahinnastosta hinnat ja kun teet palauttamatta jääneistä tuotteista myyntitilauksen, valitse ennen tilausrivien syöttöä tilauksen hinnastoksi Vuokratuotteiden myynti –hinnasto ja lisää tilaukselle rikkoutuneet/palauttamatta jääneiden tuotteiden määrät.

Vuokraustoiminnolla on tuki myös sarjannumeroseurannalle.

Vuokrauksen käyttö

Vuokratilausrivin tiedot

Valitse Myyntitilausriville Vuokraus-tyylitiedosto. Sillä saat näkyviin vuokraukseen liittyvät sarakkeet. Voit käyttää tilauksella ja riveillä myös projektia, vaihetta ja kustannuspaikkaa. Ohjelma ei tue projektin Laskutus-välilehden Laskutustyyppi-arvoa Maksupostit.

Luo uusi myyntitilaus perustamaasi Vuokraus-lajiin ja lisää vuokrattavat tuotteet tilaukselle.

Tuotekeskus-näytön Tilauskanta­-välilehdellä on Vuokraus­-välilehti (näkyy WRV-lisenssillä). Vuokraus-välilehdeltä, ja sieltä avattavassa Päiväkohtainen saatavuus -näytöstä näet tuotteen kumulatiivisen saatavuuden valitsemaltasi aikaväliltä ja varastopaikalta. Lue lisää hakusanalla Tilauskanta-välilehti.

Kuva: Vuokrauslajille on oma tyylitiedosto myyntitilausten riveille.

Merkitse Toimituspvm-tieto tuotteen vuokrauksen alkamispäivämäärä. Merkitse riville myös Palautuspvm-tieto, se on tuotteen suunniteltu palautusaika ja toimita tilaus.

Kuva: Numero-tilannekohtaisen valikon Palautuspäivä-näytön päivämäärä siirtyy OK­-toiminnolla kaikkien tilausrivien Palautuspvm-solun arvoksi.

Jos tallennat Merkki-kenttään pp.kk.vvvv -muodossa päivämäärän, ohjelma asettaa sen Palautuspäivä-näytön arvoksi.

Ohjelma laskee vuokra-ajan päivinä Kesto-sarakkeeseen aina kun muokkaat rivin Toimituspvm- tai Palautuspvm-tietoa.

Kuva: Toimitettu vuokratuotteiden tilaus

Huomaa!

Lemonsoftin vuokraustoiminnallisuudessa oletettu lyhin vuokra-aika on päivä. Ohjelma ei osaa käsitellä yhden päivän sisällä (alle 24h) olevia vuokrauksia.

Vuokraustoiminnallisuuteen liittyviä Toimintokeskus-asetuksia:

ROW_AMOUNT-asetuksen arvo täytyy olla 0 vuokraustoiminnallisuutta käytettäessä (muutoin määrät eivät toimi oikein).

USEAMOUNT2-asetuksen arvo täytyy olla 0, vuokraustoiminnallisuuden ollessa käytössä käyttäjälle, joka luo vuokratilauksia (muilla arvoilla varastosaldot menee väärin).

Esimerkki:

Toimintokeskuksessa on 2 riviä, joilla molemmilla USEAMOUNT2-asetus. Ensimmäisellä rivillä USEAMOUNT2-asetuksen arvo on 1 ja ja henkilönro. on 0. Toisella rivillä asetuksen arvo on 0 ja henkilönro. on 5. Tällöin USEAMOUNT2 asetus on voimassa kaikille muilla käyttäjille paitsi käyttäjälle, jonka henkilönro on 5 (esim. henkilö, joka luo vuokratilauksia).

Lue myös hakusanalla Mitat-kentän käsittely.

Vuokratilauksen toimittaminen

Toimita tilauspositio aina kerralla kokonaan, vuokraustoiminnallisuus ei tue yhden rivin toimittamista useaan kertaan. Eli jos VuokraKarry-nimikettä toimitetaan asiakkaalle maanantaina ja keskiviikkona, niin lisää VuokraKarry-nimike kahdelle eri riville ja toimita toinen maanantaille ja toinen keskiviikolle.

Laskuttamisen onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että toimitat tilauksen oikealla Toimituspäivä-tiedolla, koska se on vuokra-ajan aloituspäivä.

Kuva: Toimituskirjaus-näytön Toimituspäivämääräksi on asetettu tuotteiden todellinen toimituspäivämäärä. Ohjelma käyttää tätä päivämäärää, kun laskee vuokrallaolopäiviä laskuttamisen yhteydessä.

Tulosta Tilausvahvistus-näytöstä Tilausvahvistus, vuokraus –raportti (sales_confirm_rent.rpt) tai dynaamisissa raporteissa Vuokratosite-raportti.

Huomaa!

Toimituspäivä-tietoa et voi muuttaa jälkikäteen muuten kuin perumalla toimituksen ja toimittamalla uudelleen. Ei riitä, että myyntitilausrivillä on oikea Toimituspvm-arvo.

Laskuttaminen ennen vuokrauksesta palauttamisesta

Jos tuotteet ovat vuokralla pitkän aikaa, voit laskutuskeskuksesta laskuttaa vuokraa vuokrallaoloaikana ilman, että palautat tuotteita vuokralta.

Jatkoa yllä olevalle Vuokratilauksen toimittaminen –esimerkille.

Vuokralaskutus-otsikon alta on virkistyksen jälkeen valittu tilaus 60108.

Kuva: Laskutuskeskuksen Päiväys-arvoksi on valittu 30.7, joten Laskuta-toiminnolla ohjelma laskuttaa vuokran tilauksen tuotteilta Toimituspäivä – Päiväys – aikaväliltä (1.7 - 30.7, eli) 30 päivän vuokra.

Laskuttaminen päivittää myyntitilauksen rivillä olevaa Laskutettupvm-kenttää. Seuraavan kerran kun laskutat samaa tilausta, ohjelma jatkaa laskuttamista edellisestä laskutuspäivästä eteenpäin. Tällä tavalla voit laskuttaa palauttamattomat tuotteet itse valitsemallasi aikavälillä (esim. kerran viikossa tai joka kuukausi).

Palautus

Myyntitilauksen Numero -tilannekohtaisen valikon Palautus…-toiminnolla ohjelma avaa Tuotteiden palautus -näytön, jossa voit palauttaa tilauksen tuotteet osittain tai kokonaan takaisin varastoon Palauta merkityt – tai Kuittaa kaikki palautetuksi -toiminnoilla. Samalla voit laskuttaa, tai loppulaskuttaa tilauksen.

Jos vuokralla olevia tuotteita jäisi palauttamatta tai menisi rikki vuokrausaikana, tee vuokrauksen päätyttyä aina palautus kaikista tuotteista täysillä kappalemäärillä. Näin ohjelma osaa laskuttaa kaikki vuokralla olleet tuotteet koko vuokrallaoloajalta.

Jos haluat laskuttaa palauttamatta jääneet/ rikkoutuneet tuotteet, luo uusi myyntitilaus normaaliin myyntitilauslajiin ja valitse halutessasi myymiseen tarkoitettu hinnasto. Lisää tämän jälkeen tilaukselle palauttamatta jääneet/ rikkoutuneet tuotteet ja toimita tilaus normaalisti. Taloushallinto Laskutuskeskus –toiminnolla voit muodostaa koontilaskun, jolloin laskutat samalla laskulla sekä vuokraus- että rikkoutuneet tuotteet, kuten ao. kuvassa.

Kuva: Koontilasku. Asiakkaalta laskutettu samalla laskulla vuokraustuotteet sekä rikkoutuneet tuotteet. Rikkoutuneissa tuotteissa kannattaa tilauksella käyttää samaa koodia, jolla tuotetta on vuokrattu (kuvassa VUOKRA5), etenkin jos haluat, että toimitus vähentää rikkoutuneet tuotteet varastosaldolta.

Huomaa!
Palautus vaatii erityistä huolellisuutta, koska palautusta et voi perua.

Avaa myyntitilauksen tilannekohtaisesta valikosta Palautus…-toiminto.

Huomaa!

Varmista, että Tilaukset-listassa valitset oikean tilauksen palautettavaksi, Hae tilaukset –toiminto näyttää kaikki vuokralla olevat tilaukset.

Et voi palauttaa tuotteita vuokralta, tai laskuttaa vuokraa, jos et ole toimittanut tilausta.

Tilauksen toimitusta ei saa perua, jos rivi on toimitettu ja palautettu.

Vuokralta palauttamiseen on useita eri vaihtoehtoja, alla muutamia esimerkkejä:

-kaikki tilauksen positiot palautuvat vuokrauksesta kerralla.

-osa positioista palautuu vuokrauksesta täysinä määrinä, osa jää vuokralle.

-positioista palautuu vain osa vuokratusta määrästä, osa jää vuokralle.

Kaikki tilauksen positiot palautuvat vuokrauksesta kerralla

Merkitse Päiväys-kenttään palautuspäivämäärä. Jos kaikki tuotteet palautetaan valitse Kuittaa kaikki palautetuksi.

Kuva: kaikki tilauksen positiot palautetaan kerralla. VuokraKarry-nimikkeellä on sarjanumeroseuranta. Ohjelma osaa ehdottaa palautuviksi sarjanumeroiksi vuokralle toimitettuja sarjanumeroita.

Kuva: Palautuksen päätteeksi ohjelma ehdottaa tilauksen laskuttamista.

Ohjelma lisää vuokrallaolopäivät uudelle laskulle edellisestä laskutuksesta kuluvaan päivämäärään.

Tilausta 60108 on laskutettu viimeksi 31.8 ja tuotteet palautuvat vuokralta 11.9.

Kuva: Ohjelma luo laskun edellisen laskutuksen ja palautuspäivän välisestä ajasta, joka on 11 päivää.

Kaikki tilauksen nimikkeet ovat palautuneet vuokralta ja lasku on muodostettu.

Osa positioista palautuu vuokrauksesta täysinä määrinä

Mikäli vain osa vuokratuista positioista palautuu vuokralta (täysillä määrillä), merkitse Palautus-sarakkeeseen palautettava määrä ja suorita Palauta merkityt-toiminto.

Ohjelma palauttaa rivin nimikkeet ja laskuttaa rivien vuokrat Tuotteiden palautus –näytön Päiväys-päivämäärään asti. Ohjelma laskuttaa myös positiot, jotka jäävät vielä vuokralle.

Kuva: Pos1 palautettu 30.8. Ohjelma laskuttaa sen täydellä määrällä Päiväys-päivään asti. Positiot, jotka jäävät vielä vuokralle, ohjelma laskuttaa 1.9, eli Laskun pmv-saakka.

Kun tilauksen toinenkin positio palautetaan 11.9, lasku muodostuu vain palautettavista positioista edellisestä laskutuspäivästä palautuspäivään asti.

Kun yllä olevassa esimerkissä palautetaan Pos2, muodostuu VuokraKarry­-nimikkeestä lasku yhdeltätoista päivältä (1.9-11.9).

Positioista palautuu vain osa vuokratusta määrästä

Mikäli vain osa vuokratuista tuotteista palautuu, merkitse Palautus-sarakkeeseen palautettava määrä ja valitse palauta merkityt-toiminto.

Ohjelma kysyy Luodaanko palauttamatta jääneistä määristä uudet rivit?

Kuva: Jos palautat rivillä olevasta määrästä vain osan, ohjelma ehdottaa jäljelle jäävistä määristä luomaan uudet vuokrarivit.

Mikäli vastaat Luodaanko palauttamatta jääneistä määristä uudet rivit? –toimintoon Ei, ohjelma palautta tuotteet mutta ei muodosta uusia riviä. Jos vastaat Kyllä, ohjelma palauttaa antamasi määrän positioista ja ehdottaa niiden laskuttamista. Lisäksi ohjelma lisää vuokralle jääneistä tuotteista uudet positiot jäljellä olevilla määrillä. Ohjelma kopioi alkuperäisiltä riveiltä toimituspäivän, eli vuokrauksen alkamisaika kopioituu uusille riveille.

Kuva: Vuokralle jäävien tuotteiden aloituspäiväksi ohjelma kopioi alkuperäisten rivien toimituspäivän. Eli tuotteet ”jää” vuokralle.

Toiminnon päätteeksi ohjelma ehdottaa vuokria laskutettavaksi.

Vuokran laskukaavat

Esimerkissä palautettu myyntitilauksella:
VuokTeli3M-nimikettä 1000 kpl ja VuokraKarry-nimikettä 1 kpl

ja vuokralle jää
VuokTeli3M-nimikettä 14 000 kpl ja -VuokraKarry-nimiettä 3 kpl

Kuva: ohjelma lisää laskulle palautuneiden tuotteiden määrät Päiväys-päivämäärään asti ja vuokralle jääneistä tuotteista ohjelma laskuttaa Laskun pvm –päivämäärään asti.

Loppuun laskuttaminen tapahtuu samalla tavalla kuin aiemmissa esimerkeissä.

Vuokraustoiminnallisuuden muuta huomioitavaa

-Ohjelma lisää laskulle vuokrapäivien määrän Määrä2-kenttään. Jos vuokralaskua on tarve korjata, näet Määrä2-sarakkeen valitsemalla laskulle Tyylitiedosto-valinnaksi Neliöt.

-Palautus tutkii myös toimituspäivän ja palautuspäivän kellonaikaa. Siitä syystä samana päivänä, mutta eri kellonaikoina toimitetuille riveille saattaa tulla eri Kesto-päivien määrä.

-Mikäli palautus epäonnistuu varastosaldojen osalta, voit muokata myyntitilauksen Palautettu-saraketta manuaalisesti ja suorittaa palautuksen uudelleen (vaatii yleensä myös menossa/tulossa laskennan)

-Myyntitilauksen rivillä oleva Palautettu päivämäärä kertoo koska tuote on oikeasti palautettu. Ohjelma täyttää tämän kentän, kun tuotteet palautetaan.

-Laskutettupvm kertoo, mihin asti vuokrausta on laskutettu. Huomaa että voit laskutuskeskuksessa laskuttaa toimitettua tilausta kesken vuokrausta.