Valintalistat ylläpito

Ylläpidä valintalistoja ohjelmassa kohdassa Asetukset | Valintalistat. Valintalistat ovat tyypillisesti pudotusvalikoissa esitettäviä vaihtoehtoja, kuten maksuehdot. Valintalistat-näytöllä voit myös ylläpitää vaihtoehtojen kielikäännöksiä.

Kuva: Vasemmalla puurakenne,josta valittuna Maksuehdot. Oikealla Maksuehdot-valintalista ja Kieli-valinta, josta valittu näkyviin englanninkieliset Selite-arvot.

Suurin osa valintalistojen vakioarvoista on valmiiksi käännetty eri Kieli-vaihtoehdoille. Kun lisäät uusia arvoja valintalistoille, lisää halutessasi kielikäännös uudelle arvolle valitsemiisi Kieli-vaihtoehtoihin.

Omille kielikoodeille tulee antaa yksilöllinen koodi Kulttuuri-sarakkeeseen, sillä eri kielikoodit erotellaan toisistaan kulttuurikoodin avulla. Kulttuurikoodi rakentuu kielikoodin ja maakoodin avulla ja se saa olla viisi merkkiä pitkä eli esimerkiksi brittienglannilla Kulttuuri on 'en-GB' ja amerikanenglannilla 'en-US'.

Kuva: Asetukset | Valintalistat näytön Kielikoodit-valintalista.

Valintalistojen rakenne

Yleisimmät listat on valintalistoilla ensimmäisenä. Tästä osiosta löydät esimerkiksi maksuehdot, toimitustavat, valuutat ja varastopaikat.

Muut asetukset -osio on seuraavana ja se sisältää listat, joita käytetään harvemmin ja jotka täydennetään yleensä toiminnon käyttöönoton yhteydessä valmiiksi. Näitä ovat esimerkiksi laskutustavat ja HR-kalenterin syykoodit.

Vakiolistat-osio on kolmantena ja löydät siitä ohjelman mukana toimitettavat vakiolistat, joita ei yleensä muuteta. Esimerkiksi liikevaihtoluokat ja rivityypit.

Ominaisuudet-osio on rakenteessa neljäntenä ja se sisältää asiakkaiden, yhteyshenkilöiden, nimikkeiden ym. määritteiden ominaisuudet. Ominaisuuksilla tarkoitetaan esimerkiksi palkkalajien ominaisuuksia, henkilörekisterin rooleista tai tilikartan tilien käyttötarkoituksista.

Tuotannon asetukset -osio on viimeisenä ja ne liittyvät tuotannonohjaukseen. Voit lukea lisää näistä ohjeesta Tuotannon valintalistat.

Rivien lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Huomaa! Ohjelman itse perustama listan ensimmäinen nollarivi on jätettävä tyhjäksi, eikä sitä saa poistaa. Pudotusvalikoissa on tällöin mahdollisuus jättää valinta myös tyhjäksi.

Huomaa myös, että mikäli muokkaat aikaisemmin perustetun rivin arvoja, tämä vaikuttaa olemassa oleviin tietoihin niin, että tieto muuttuu kaikkialle, jossa riviä on aikaisemmin käytetty.

Mikäli esimerkiksi varastotapahtuman selite on ollut ”Oma käyttö”, mutta muokkaat listalla sen uudeksi nimeksi ”Romutus”, muuttuu tämä tieto kaikkiin niihin kenttiin, joihin se aikaisemmin on valittu nimellä ”Oma käyttö”. Sama tapahtuu, jos poistat rivin, jota on aikaisemmin käytetty. Poiston jälkeen kenttä näkyy tyhjänä kaikkialla, jonne se on aikaisemmin valittu poistetulla selitteellä. Suosittelemme aina mieluummin lisäämään kokonaan uuden rivin kuin muokkaamaan tai poistamaan jo käytössä olevia rivejä.

Voit lisätä uusia rivejä aina listan alimmalle tyhjälle riville. Kirjoita riville haluamasi tiedot ja valitse Tallenna-toiminto. Rivin numeron, eli Nro-sarakkeen, tulee olla yksilöllinen ja juokseva numerosarja nollasta alkaen. Ohjelma ehdottaa seuraavaa vapaata numeroa.

Kuva: Lisää uusi tieto aina listan alimmalle tyhjälle riville. Nro-sarakkeeseen tulee seuraava vapaa numero automaattisesti.

Esimerkki: Valintalistan arvoa ei enää haluta käyttää

Mikäli tulee tilanne, että valintalistalle syötettyä arvoa on aikaisemmin käytetty, mutta nyt sitä ei haluta enää käyttää, suosittelemme muuttamaan rivin selitteen. Esimerkiksi Varastopaikat-valintalistalta ei tule poistaa varastopaikkaa, jos varastopaikkaa on jo käytetty. Esimerkiksi varastopaikkaa on käytetty nimikkeillä, tilauksilla ja tuoterakenteilla. Varastopaikalle, jota ei enää haluta käyttää uusille tapahtumille, voi muuttaa selitteeksi ”ÄLÄ KÄYTÄ” tai lisätä edellisen selitteen edelle tai perään ”ÄLÄ KÄYTÄ”.

Kuva: Varastopaikat-valintalistalla varastopaikkaa 4 ei haluta enää käyttää uusille tapahtumille, joten sen selitteeksi on muutettu ÄLÄ KÄYTÄ.