Uusi ilmoitusaineisto –toiminto on tarkoitettu käytettäväksi tilanteissa, joissa alkuperäinen ilmoitus on esimerkiksi hylätty käsittelyssä tai siitä on muodostettu mitätöintiaineisto.
Mikäli aineisto on hylätty käsittelyssä (palautteen haku hylkää aineiston), tarkasta ensin virheilmoitukset mistä syystä aineisto on hylätty. Jos aineistossa on yksikin palkkatietoilmoitus, jossa on virhe/virheitä, hylkääntyy koko aineisto ja se täytyy lähettää uudelleen.
Helpoin tapa on tulorekisterikeskuksessa etsiä hylkääntynyt aineisto (voit rajata aineistoja päivämäärällä sekä aineston tilan mukaan) ja etsiä palkkatietoilmoitus, jossa on virheitä.
Kuva: Hylätyn aineiston virheellinen palkkatietoilmoitus
Aineistoa hiiren oikealla klikkaamalla pääset valitsemaan Uusi ilmoitusaineisto –toiminnon.
Kuva: Tulorekisterikeskuksen toimintovalikko
Valinnan jälkeen ohjelma kysyy muodostetaanko aineisto uudelleen, jolloin ilmoitusten tiedot haetaan kokonaan uudelleen palkoista.
Käytä pohjana valittua aineistoa luo kopion alkuperäisestä ilmoituksesta.
Kuva: Uuden ilmoitusaineiston luonti
Virheestä riippuen valitaan kumpaa luontitapaa kannattaa käyttää. Mikäli mahdollista, on suositeltavaa korjata ensin lähtötiedot (hylkäykseen johtanut virhe) oikeiksi ja tämän jälkeen tehdä hylätystä aineistosta uusi ilmoitusaineisto ja käyttää valintaa Muodosta aineisto uudelleen.
On mahdollista myös käyttää pohjana valittua aineistoa, jolloin uuteen aineistoon voi tilanteesta riippuen muokata suoraan virheellistä ilmoitusta. Voit lukea tarkempia ohjeita ilmoituksen muokkaamisesta ohjeen kohdasta Palkkatietoilmoituksen muokkaaminen.
Kun uusi ilmoitusaineisto on luotu, se näkyy Tulorekisterikeskuksessa Odottaa lähettämistä –tilassa sekä Tulorekisterin ilmoitusten lähetys –toiminnossa lähettämättömänä.
Esimerkki uuden ilmoitusaineiston muodostamisesta
Palkat on laitettu maksuun ja niistä on muodostunut palkkatietoaineisto. Aineisto lähetetään tulorekisteriin ja aineistopalautteen haun yhteydessä aineisto on hylkääntynyt.
Kuva: Aineisto on hylätty tulorekisterissä
Tarkemmat tiedot aineiston hylkääntymisen syystä/syistä voit tarkastaa esimerkiksi hylkäämiseen johtaneen ilmoituksen Virheet –välilehdeltä tai hiiren oikealla aineistoa klikkaamalla Näytä virheet.
Kuva: Aineiston hylkääntymiseen johtaneet virheet ilmoituksella
Virheilmoitukset ovat suoraan tulorekisteristä tulevia, joten mikäli niissä on tulkinnanvaraa tai et ole varma, mitä asiaa virhe koskee, voit olla yhteydessä joko Lemonsoftin tai tulorekisterin asiakaspalveluun.
Tässä tapauksessa henkilöllä on ollut väärä eläkevakuutusyhtiö henkilörekisterissä, jolloin vakuutusnumero ja työeläkelaitoksen yhtiötunnus –tietoja ei ole ilmoitukselle mennyt.
Kuva: Tiedot eläkevakuutuksesta puuttuvat ilmoitukselta väärän tyel –vakuutuksen vuoksi
Koska tässä tapauksessa eläkevakuutus on ollut väärin, voidaan käyttää Henkilöstöhallinto Työkalut Palkka-asetusten muutosajo –toimintoa, jolla saadaan muutettua väärin ollut eläkevakuutustieto oikeaksi sekä henkilön tietoihin että palkalle (toiminto päivittää samalla muidenkin henkilöiden taakse tiedot, mikäli vanha eläkevakuutus on sama kuin rajausehtoihin annetaan.
Maksupäivä ja henkilönumero –rajaus koskee palkkoja.
Kuva: Eläkevakuutustieton päivittäminen rajatulle palkalle sekä henkilöille, joilla on sama vanha eläkevakuutus
Voit vielä tarkistaa lisäksi, että eläkevakuutukselta löytyy varmasti tarvittavat tiedot Palkanlaskennan asetukset –toiminnosta.
Kuva: Eläkevakuutuksen tiedot
Kun tiedot on päivitetty palkalle, voidaan hylätystä aineistosta muodostaa uusi ilmoitusaineisto optiolla Muodosta aineisto uudelleen.
Kuva: Uuden ilmoitusaineiston muodostaminen hylätystä aineistosta
Tämän jälkeen uudelle ilmoitukselle on päivittynyt eläkevakuutustiedot ja aineisto lähetetään normaalisti tulorekisteriin.
Kuva: Eläkevakuutustiedot päivittynyt ilmoitukselle