Aloita määrittelemällä tarvittavat laskenta-asetukset. Avaa Laskenta-asetukset -toiminto ja valitse sieltä Työajan tasaaminen -välilehti.
Kuva: Laskenta-asetusten määritteleminen
Asetukset määritellään tiliöintiryhmäkohtaisesti, joten valitse ensin asetusnäytön vasemmasta kansiopuusta tiliöintiryhmä, sen jälkeen voit määritellä kyseisen tiliöintiryhmän työajan tasaamiseen liittyvät Ansaittu määrä-, Käytetty määrä-, Ansaittu summa- sekä Maksettu summa -kaavat.
Ansaittu määrä
Ansaittu määrä -kaavaan voit valita laskennan perusteeksi joko Työpäivät tai Palkkalajit. Mikäli valitset laskennan perusteeksi työpäivät, voit lisätä useamman rajaehdon ja määrän, jolloin ohjelma muodostaa automaattisesti alla näkyvän kuvan mukaisen JOS-kaavan. Huomaa että Raja-sarakkeessa voi käyttää vain kokonaislukuja.
Tällöin ohjelma tutkii työpäivien mukaan kaavaa ja kerryttää niiden mukaan ansaittua määrää. Eli kun 17 työpäivää täyttyy, ansainta on 1 päivä, 34 työpäivää ansainta on 2 päivää jne.
Kuva: Esimerkki 1: Työpäiviin perustuva ansaintakaava
Voit rakentaa vastaavan kaavan myös palkkalajeihin perustuvaan laskentaan. Valitse tällöin laskennan perusteeksi Palkkalajit ja valitse palkkalajeista se, jonka perusteella laskenta tehdään. Raja-sarakkeeseen voit lisätä useamman rajaehdon ja tälle määrän. Ohjelma muodostaa näistä automaattisesti JOS-kaavan.
Alla olevan kuvan mukainen kaava siis tutkii tuntipalkan kappalemääriä ja kun 94 tuntia täyttyy, ansainta on 8h ja 188 tuntia, ansainta on 16h jne.
Kuva: Esimerkki 2: Palkkalajeihin perustuva laskentakaava
Käytetty määrä
Määrittele Käytetty määrä -näytölle se palkkalaji, jolla käsittelet palkanlaskennassa henkilön pitämät työajan lyhennykset. Lisää Käytössä-valinta aktiviiseksi ja valitse palkkalaji. Ohjelma lisää tämän kaavaan automaattisesti. Tämän jälkeen valitse Hyväksy ja sulje.
Kuva: Käytetty määrä -kaava
Ansaittu summa
Määrittele Ansaittu summa -näytölle kaava, jolla ohjelma laskee maksettavaa työajantasaamislisää työajan tasaamisesta keskimääräiseen viikkotyöaikaan aiheutuvasta ansion vähentymisestä. Mikäli työajantasaamislisä maksetaan joka palkan yhteydessä, eikä esimerkiksi silloin kun työntekijä pitää työajantasaamisvapaata, ei ole välttämätöntä määritellä tätä kaavaa.
Huomioithan, että ohjelma käyttää KTA-laskennassa aina henkilön tietoihin henkilörekisteriin päivitettyä keskituntiansioita, joten Ansaittu summa -kenttä poikkeaa usein jonkin verran varsinaisesta maksetusta summasta. Sitä onkin tarkoitus käyttää lähinnä kertyneiden työajantasaamislisien seurantaan, ei maksun perusteena.
Voit valita laskennan perusteeksi joko KTA:n tai Apuluvut. Prosenttiosuus-kenttään voit määritellä sen prosenttiosuuden, jonka mukaan laskenta tehdään (esimerkiksi 6,3% henkilön keskituntiansiosta). Kerroin-kenttään voit valita joko ansaitun määrän tai palkkalajit. Tällöin ohjelma kertoo laskennan perusteena olevan summan valinnan mukaan joko ansaitusta määrästä (kappaleet) tai valitsemasi palkkalajien kappaleiden mukaan.
Alla olevan kuvan mukaisessa kaavassa siis ohjelma laskee henkilön KTA*0,063 ja kertoo tämän summan tuntipalkka-palkkalajin kappaleilla.
Kuva:Esimerkki 1. Ansaittu summa -kaava
Toinen esimerkki voisi olla alla olevan kuvan mukainen kaava, jossa laskennan perusteena käytetään KTA:ta ja tämä kerrotaan aina ansaitulla määrällä. Kyseinen kaava voisi olla käytössä esim. työehtosopimuksissa, jossa työntekijälle maksetaan lyhennyksen (työajantasaamisvapaan) ajalta voimassa olevan keskituntiansion mukaisesti ja ansaittu määrä käsitellään tunteina.
Kuva: Esimerkki 2. Ansaittu summa -kaava
Maksettu summa
Valitse Maksettu summa -kaavaan palkkalajilistalta se palkkalaji, jolla palkansaajille maksetaan työnajantasaamislisät.
Kuva: Maksettu summa -kaava