Tilausseuranta

Tilausseuranta on työkalu tilauskannan hallitsemiseen.

Tilausseurannan toiminnallisuus

Löydät toiminnon valitsemalla Logistiikka Tilausseuranta.

Kuva: Ohjelma esittää avoimet tilaukset listamuodossa rajausten mukaisesti.

Huomaa! Toimituspvm-rajaus on tilauksen yläosan toimituspäivää. Tilausrivien toimituspäivärajausta voit käyttää Rivitiedot-välilehdellä.

Projektipäällikkö-rajaus suodattaa myyntitilauksen yläosan projektin Projektipäällikkö-tiedolla. Näet valikossa henkilöt, joilla on henkilörekisterissä 9.Projektipäällikkö-rooli.

Reitti-rajaus suodattaa hakua toimitusasiakkaan asiakasrekisterissä olevan Reitti-tiedon mukaan.

Toimittaja-rajaus suodattaa listalle ne avoimet tilaukset, joiden tilausriveillä on nimikkeitä, joilla on kyseinen toimittaja. Toimittaja-kentässä voit hakea toimittajaa sekä nimellä että numerolla. Voit myös järjestää Toimittaja-kentän valintalistan toimittajan numeron tai nimen mukaiseen järjestykseen valitsemalla Ctrl-space.

Voit suodattaa tilauksia näytön yläosassa olevilla rajauksilla. Tilauksien lista päivittyy virkistä-toiminnolla. Kun valitset yläosasta tilausrivin aktiiviseksi, näet näytön alaosasta tilauksen rivien tiedot. Näytön vasempaan alareunaan ohjelma laskee valittuna olevien tilausten/tilausrivien määrän, painon, kollit, varastoyksiköt, kuutiot, tuotteiden määrän sekä valittujen tilausten/tilausrivien yhteenlasketun verottoman summan muunnettuna kotivaluuttaan. Saat Summa-tiedon pois näytöltä muuttamalla toimintokeskuksessa SALESCENTRSHOWPRICE-asetukselle arvoksi 1.

Huomaa!

Nimikkeellä tulee olla nimikerekisterissä määriteltynä Myyntiyksikkö, että ohjelma pystyy laskemaan alareunan tiedot oikein.

Voit yhdistää saman asiakkaan useita tilauksia yhteen toimitukseen. Valitse ensin yläosasta toimitukseen haluamasi tilausrivi(t) maalaamalla tai poimimalla halutut rivit Ctrl/Shift+hiirellä. Näytön alaosassa voit merkitä tilaukset kerätyksi tai vaihtaa valituille tilauksille saman Kuljettaja-, Toimituspvm-, Myyjä- ja Kustannuspaikka-tiedot. Koontitoimitus-toiminnolla ohjelma toimittaa valitsemasi tilaukset.

Siirrä kerättäväksi -toiminnolla voit siirtää valitsemasi myyntitilaukset Keräyslupa­-tilaan ja Merkitse kerätyksi -toiminnolla Kerätty-tilaan.

Keräily-toiminnolla ohjelma avaa Myyntitilauskeräily-näytön vuorotellen valitsemillesi myyntitilauksille. Voit luoda lavan/lavat ja kerätä tilauksen tuotteet yksi tilaus kerrallaan. Myyntitilauskeräily-näytön yläosassa ohjelma näyttää montako tilausta on keräiltävänä ja monesko tilaus on parhaillaan kerättävänä. Kun ole tehnyt keräilyt kaikille valitsemillesi tilauksille niin viimeisen tilauksen keräilyn Tallenna ja Sulje -toiminnon jälkeen ohjelma kysyy Toimitetaanko tilaukset? Kyllä-valinnalla ohjelma avaa kerättyjen tilausten Toimituskirjaus-näytön yksi kerrallaan ja voit tehdä tilauksille toimitukset. Ei-valinnalla toimituksia ei tehdä, mutta tekemäsi keräilyt tallentuvat.

Kuva: Tilausseurannassa valittu 2 tilausta ja klikattu Keräily-toimintoa, jonka jälkeen ohjelma on avannut Myyntitilauskeräily-näytön ensimmäiselle valitulle tilaukselle (sitä ennen ohjelma avasi Uusi lava-näytön, jossa käyttäjä loi tilaukselle lavan) Näytön yläosassa ohjelma näyttää suluissa montako tilausta on kerättävänä ja monesko tilaus on parhaillaan kerättävänä, tässä esimerkissä (1/2). Kun käyttäjä on kerännyt molemmat tilaukset ja klikkaa viimeisen tilauksen keräilyssä Tallenna ja Sulje -toimintoa ohjelma kysyy Toimitetaanko tilaukset? Jonka jälkeen käyttäjä voi halutessaan toimittaa tilaukset.  

Huom! Koska myyntitilauskeräily-näytöllä et voi syöttää sarjanumero- ja kokolajitelma-tuotteille sarjanumeroita/kokokohtaisia määriä tulee ne syöttää tilauksen Toimituskirjaus-näytöllä. Kokolajitelma tuotteiden kohdalla ohjelma toimii seuraavasti:

•      Kokolajitelma tilausrivi, jonka keräät kokonaan, sille ei tarvitse Toimituskirjaus-näytöllä erikseen syöttää toimitettavia kokoja. Koska jos kaikki kerättiin, ohjelma tietää kokokohtaiset määrät ja käyttää sitä tietoa toimituksessa

•      Kokolajitelma tilausrivi, joka oli osatoimitettu ja jolle keräät loput avoimesta määrästä. Myöskään sille ei tarvitse Toimituskirjaus-näytöllä erikseen syöttää toimitettavia kokoja, sillä ohjelma tietää mitkä koot ja määrät oli toimittamatta ja  käyttää sitä tietoa toimituksessa

•      Kokolajitelma tilausrivi jolta keräsit osan, mutta jotain jäi vielä jotain keräämättä, silloin Toimituskirjaus-näytän avautuessa ohjelma avaa automaattisesti Kokolajitelma-näytön, johon syötät kokokohtaiset kerätyt määrät ja nollaat muut. Mikäli jotain kokoja oli jo toimitettu niiden määrät ohjelma on jo vähentänyt tästä näytöstä, siitä alla esimerkki kuvan kera.

Kuva: Tässä esimerkissä tilausrivillä on tilattu 10kpl, jokaista kokoa 2kpl. Riviltä on kerätty ja toimitettu jo 2kpl kokoa S ja 2kpl kokoa XXL. Sitten tilausseurannan Keräily-toiminnolla on kerätty uudelle lavalle 4kpl (jolloin 2kpl jää vielä keräämättä). Keräilyn Tallenna ja Sulje-toiminnon jälkeen on vastattu Kyllä ohjelman kysymykseen Toimitetaanko tilaukset? Toimituskirjaus-näytön avautuessa ohjelma on avannut kuvassa näkyvän näytön ja käyttäjän tulee kertoa montako kpl mistäkin koosta kerätty 4kpl koostuu. Jos olisi kerätty 2kpl kokoa M ja 2kpl kokoa XL niin käyttäjä muuttaisi L koolle määräksi 0, klikkaisi OK ja toimittaisi tilauksen.

Toimitustilanne

Ensimmäinen sarake on oletuksena nolla (0). Tämä tarkoittaa, ettei toimitustilannetta ole vielä laskettu. Voit hakea tilauksien toimitustilanteen toiminnolla Tiedosto Laske toimitustilanne.

Laske toimitustilanne –toiminnolla ohjelma laskee näytöllä olevat tilaukset siinä järjestyksessä, kuin ne näytöllä ovat. Ohjelma käy ensin läpi ne tilaukset, joista on tehty suoraan ostotilauksia ja varaa tuotteet niihin. Seuraavaksi ohjelma käy läpi loput tilaukset ja varaa tuotteita siinä järjestyksessä, kuin tilaukset ovat listassa. Näytön yläosassa olevalla Tallenna-toiminnolla voit tallentaa Tiedosto Laske toimitustilanne –toiminnon tulokset.

Tiedot esitetään graafisina merkkeinä, Lue materiaaliseurannan ohje logistiikan ohjeista kohdasta Materiaaliseuranta.

Esimerkki

Tilausseuranta-näyttöön on rajattu kolme tilausta.

Tuotetta PV1 on varastossa 100 kpl.

Tuotetta PV2 ei ole varastossa, mutta on tulossa 40 kpl.

Huomaa!

Tilaukset on järjestetty Toim.pvm-järjestykseen.

Tilauksella 335 on 30 kpl PV1-tuotetta.

Tilauksella 335 on vihreä ikoni, koska PV1-tuotteen varastosaldo riittää.

Tilauksella 336 on 40 kpl PV2-tuotetta.

Tilauksella 336 on keltainen ikoni, koska PV2-tuotetta ei ole varastossa mutta on ostotilauksella tulossa 40 kpl.

Tilauksella 334 on 71 kpl PV1-tuotetta.

Tilauksella 334 on punainen ikoni, koska varastosaldo ei riitä enää tämän tilauksen toimittamiseen mikäli 335 tilaus toimitetaan ensin.

Jos tilaukset järjestää tilausnumerojärjestykseen ja suorittaa Laske toimitustilanne –toiminnon uudelleen, niin tilanne olisi päinvastoin.

Huomaa! Kun tarkastelet varastotilannetta esimerkiksi Info-palkin tulossa/menossa-luvuista, on siinä huomioituna koko tilauskanta. Tällä toiminnolla voit kuitenkin tarkastella vain tietyssä tilassa olevia tilauksia ja muuttaa toimitusjärjestystä. Itse laskenta ei muuta mitään tuotteiden tulossa/menossa tietoja.

Tilausseuranta rivitiedot

Tilausseurannan Rivitiedot-välilehdellä näet tilausrivikohtaisen toimitustilanteen.

Tilausrivien rajausmahdollisuudet ovat näytön yläosassa ja alaosassa mahdollisuus muuttaa valituille riveille tietoja kuten Myyntitilaukset-välilehdellä. Toimituspvm-kentän Merkitse-toiminnolla, ohjelma päivittää tilausrivin Toimituspvm-kenttään myös kellonajan. Ohjelma näyttää kellonajan Toimituspvm-kentässä vain, jos Toimitusaika minuutteina – tyylitiedosto on valittuna.

Kuva:Tilausseurannan Rivitiedot-välilehdellä ohjelma näyttää vihreällä taustavärillä toimitetut rivit, punaisella osatoimitetut rivit ja valkoisella toimittamattomat rivit.

Tiedosto Laske toimitustilanne -toiminnolla voit laskea rivien toimitustilanteen. Tallenna-toiminnolla voit tallentaa Tiedosto Laske toimitustilanne –toiminnon tulokset.

Keräily-toiminnolla ohjelma avaa Myyntitilauskeräily-näytön yksi tilaus kerrallaan valitsemillesi myyntitilauksille. Voit luoda lavan/lavat ja kerätä tilauksen tuotteet yksi tilaus kerrallaan. Myyntitilauskeräily-näytön yläosassa ohjelma näyttää montako tilausta on keräiltävänä ja monesko tilaus on parhaillaan kerättävänä. Kun ole tehnyt keräilyt kaikille valitsemillesi tilauksille niin viimeisen tilauksen keräilyn Tallenna ja Sulje -toiminnon jälkeen ohjelma kysyy Toimitetaanko tilaukset? Vastaamalla Kyllä ohjelmaa avaa kerättyjen tilausten Toimituskirjaus-näytön yksi kerrallaan ja voit tehdä tilauksille toimitukset.

Toimita valitut -toiminnolla ohjelma avaa Toimituskirjaus-näytön ja voit toimittaa tilaukset yksi kerrallaan. Toimituskirjaus-näytön yläosassa ohjelma näyttää montako tilausta on toimitettavana ja monesko tilaus on parhaillaan toimitettavana.

Myyntitilauksella olevan Rivin lisätiedot Sisäinen teksti –kentän sisällön saat näkyviin Tilausseuranta Rivitiedot-välilehdellä rivitietoihin valitsemalla Tyylitiedostoksi Sisäinen riviteksti.

Koontitoimitus

Voit tehdä koontitoimituksen yhden asiakkaan useasta tilauksesta.

Koontitoimituksella (DELIVERYTYPE = 0, oletus) on vain yksi toimituseränumero ja ohjelma avaa jokaisesta tilauksesta erikseen Toimituskirjaus-näytön.

Massatoimitus-toiminnolla (DELIVERYTYPE = 1) jokaiselle tilaukselle muodostuu oma toimituseränumero ja ohjelma avaa jokaisesta tilauksesta erikseen Toimituskirjaus-näytön.

Toimintokeskuksen Logistiikka Myyntitilaukset DELIVERYTYPE -asetuksella valitset, kumpi toimitustapa on käytössä.

Esimerkki koontitoimituksesta:

Esimerkissä on tehty kolme tilausta samalle asiakkaalle.

Kuva: Asiakkaalle on tehty nyt kolme samankaltaista tilausta.

Kuva: Logistiikka Tilausseuranta –näytössä on valittu tilaukset, jotka toimitan.

Kuva: Koontitoimitus-toiminnolla ohjelma avaa Toimituskirjaus-näyttö, jossa eri myyntitilauksille olevat rivit tulee toimittaa erikseen.

Nyt tilaukset ovat toimitettuna ja niiden Toimituseränumero-tiedot ovat samoja.

Huomaa, että koontina toimitetuilla tilauksilla on yhteiset toimitustiedot kuten paino, kollien määrä jne. Eli toimituksen jälkeen tilaukselta katsottuna kollien määrä ja paino ei ole yksittäisen tilauksen rivien summa, vaan kaikkien koontina toimitettujen tilausten summia.

Kuva: Myyntitilaukset-välilehdellä voit tehdä porautumisen lisäksi useita toimenpiteitä tilauksen tilannekohtaisesta valikosta.

Ostotilausten luonti useammasta myyntitilauksesta

Voit luoda ostotilaukset useammasta myyntitilauksesta kerralla, kun valitset Tilausseuranta-näytöllä Ctrl-painike painettuna useamman myyntitilauksen rivin kerralla ja hiiren vasemmasta painikkeesta avautuvasta tilannekohtaisesta valikosta valitset Ostotilaus…-toiminnon.

Kuva: Valitse rivit Ctrl/Shift+hiirellä ja klikkaa Ostotilaus-toimintoa.

Ohjelma avaa Muodosta ostotilaukset -näytön, jossa voit tehdä myyntitilauskohtaisesti valinnat muodostettaville ostotilauksille. Näet näytön yläreunassa, montako myyntitilausta olet käsittelemässä. Kun olet tehnyt halutut valinnat muodostettavalle ostotilaukselle näytöllä, valitse OK-toiminto, jolloin luonti etenee seuraavaan myyntitilaukseen. Kun etenet ostotilauksen luonnissa, Viesti-kenttään kirjoittamasi viesti tuodaan automaattisesti seuraavalle käsiteltävälle ostotilauksen luonnille. Halutessasi voit tyhjätä Viesti-kentän, jolloin ohjelma ei tee viestin seuraavalle kopiointia.

Kuva: Näytön yläreunassa näet käsiteltävän myyntitilauksen numeron ja käsiteltävien myyntitilausten määrän. Ohjelma näyttää jokaisen tilauksen erikseen ja voit määritellä niille tilauskohtaiset optiot Muodosta ostotilaukset -näytöllä.

Kuva: Kun olet ostotilaukset valitsemillesi myyntitilausriveille kaikilta myyntitilauksilta muodostanut, avaa ohjelma lopuksi Ostotilaukset-näytön, josta näet muodostetut ostotilausnumerot ja tuplaklikkaamalla numeroa, voit avata ostotilauksen.

Muodosta ostotilaukset -näytöllä ohjelma näyttää vihreällä kokonaan ostetut, punaisella osittain ostetut ja valkoisella rivit, joiden määrästä ei ole muodostettu vielä ainuttakaan ostotilausta. Ohjelma aktivoi automaattisesti Tilaa-sarakkeen vain riveille, jonka nimikkeellä on nimikerekisterissä ominaisuus 4. Osto-osa ja rivin määrää ei ole vielä ostettu kokonaan. Ostoilla-sarakkeeseen ohjelma päivittää määrän, josta ostotilaukset on jo muodostettu. Toimitettu-sarakkeeseen ohjelma päivittää myyntitilausrivin toimitetun määrän.

Lue lisää Ostotilaus…-toiminnosta hakusanalla Muodosta ostotilaukset.

Jos valitset Tilausseuranta-näytön yläosan Toimittaja-kenttään toimittajan ja virkistät näytön, päivittää ohjelma listalle vain ne avoimet tilaukset, joiden tilausriveillä on nimikkeitä, joilla on kyseinen toimittaja. Kun valitset halutut tilaukset ja klikkaat Ostotilaus-toimintoa ohjelma avaa Muodosta ostotilaukset-näytön, jonka otsikossa ohjelma näyttää montako tilausta on valittuna, monesko tilaus on käsittelyssä ja mikä on käsiteltävän tilauksen numero. Ohjelma on päivittänyt näyttöön rajauksissa syöttämäsi toimittajan sekä yläosaan että niille tuoteriveille, joilta kyseinen toimittaja löytyy. Lisäksi ohjelma on aktivoinut Tilaa-sarakkeen riveille, joiden nimikkeillä on ominaisuus 4. Osto-osa ja kyseinen toimittaja. Jos Muodosta ostotilaukset-näytön Toimittaja-kentässä vaihdat toimittajaa antaa ohjelma ilmoituksen Poistetaanko aieammat valinnat? Kyllä-valinnalla  ohjelma poistaa Tilaa-sarakkeen aktivoinnit ja aktivoi Tilaa-sarakkeen vain niille riveille joilta löytyy ominaisuus 4. Osto-osa ja toimittaja, jonka Toimittaja-kenttään vaihdoit. Ei-valinnalla ohjelma aktivoit Tilaa-sarakkeen aiempien lisäksi myös niille riveille, joilta löytyy ominaisuus 4. Osto-osa ja vaihtamasi toimittaja. HUOMAA! Mikäli myyntitilausrovom koko määrästä on jo muodostettu ostotilaus, ohjelma ei enää aktivoi Tilaa-saraketta valmiiksi riveille vaan rivi näkyy vihreänä.

Kuva: Toimittaja-kentän valintalistalta käyttäjä on valinnut toimittajan 7. Reiskan Tukku Oy ja klikannut Virkistä-toimintoa, jonka jälkeen käyttäjä on valinnut 3 tilausta ja klikannut Ostotilaus-toimintoa

Kuva: Edellisen kuvan Ostotilaus-toimintoa klikattaessa ohjelma on avannut Muodosta ostotilaukset-näytön. Näytön yläosassa ohjelma näyttää montako tilausta on valittuna,  monesko tilaus on käsittelyssä ja mikä on käsiteltävän tilauksen numero. Lisäksi ohjelma on päivittänyt Reiskan Tukku Oy:n valmiiksi Toimittaja-kenttään ja aktivoinut Tilaa-sarakkeen  riveille, joilla on ominaisuus 4. Osto-osa ja antamasi  toimittaja.