Automatisoidun palkanlaskennan käyttöönottamiseksi tulee ensin määritellä tarvittavat asetukset Järjestelmä Palvelut Määrittelyt -näytölle.
Perusta uusi automatisoinnin asetus ja valitse tyypiksi Palkanlaskenta. Ajastus-välilehdelle määrittelet suorituksen toistumisen. Voit esimerkiksi ajastaa palvelun joka päivälle haluamallesi kellonajalle.
Merkitse Tietokannat-välilehdelle ne tietokannat, joihin ajastuksen haluat suorittaa.
Kuva: Palkanlaskennan automatisoinnin palvelun asetukset
Lisää Tiedonsiirto-välilehdelle Arvo-kenttiin määritykset, joiden mukaan tapahtumia haluat automatisoinnin kautta tuoda. Mikäli et halua tuoda jotain tapahtumia, aseta arvoksi tyhjä tai 0.
Vakiopalkkalajit, HR-kalenteri, Työaika, Työtunnit, Leimaukset ja Urakat -kohtiin merkitset palkkalajien numerot, jotka halutaan tuoda palkoille. Mikäli haluat, että joitakin palkkalajeja ei tuoda tapahtumilta palkoille, merkitse ko. palkkalajien osalta kuten kuvassa leimaukset, eli tässä tapauksessa ei haluta palkkalajia numero 110 palkoille.
Matkalaskut määrittelet arvolle 1, mikäli haluat että automatisointi tuo ne palkanlaskentaan.
Myyjäprovisioiden osalta automatisointipalvelu ei tuo niitä palkoille, vaan ne täytyy tuota palkanlaskennan päänäytöltä löytyvällä Päivitä palkka -toiminnolla. Tuodaksesi myyjäprovisiot ko. toiminnon kautta palkoille, täytyy myyjäprovisiolle määritellä arvoksi 1.
Huomaathan, että ohjelma tuo automatisoinnin kautta vain hyväksytyt tapahtumat (poislukien edellä mainitut myyjäprovisiot).
Kuva: Tiedonsiirto-välilehden asetukset
Määrittele lisäksi Palkanlaskennan asetukset -näytön Palkkajaksot-välilehdelle, millä palkkajaksoilla automatisointi on käytössä.
Hälytysraja-sarakkeeseen voit määritellä palkkakausikohtaisesti hälytysrajaprosentin, jolloin palkan Maksetaan-summan ylittyessä edelliseen palkkaan verrattuna määritetyn prosentin mukaan ohjelma huomauttaa tästä (palkan tallennuksen yhteydessä sekä automatisointipalvelun lähettämässä sähköpostissa, jonka saavat kaikki henkilöroolin 21. Palkanlaskija omaavat henkilöt)
Huomioitavia asioita automatisoinnin käyttöönottamisen yhteydessä:
- Palkansaajilla ei saa olla vanhoja maksamattomia palkkoja, vaan kaikki edelliset palkat tulee olla Maksettu-tilassa, jotta automatisointi toimii oikein.
- Mikäli uusi yritys ottaa palkanlaskennan automatisoinnin käyttöön heti, eikä vanhoja palkkoja ole tarkoitus muuten tuoda Lemonsoftiin, on jokaiselle palkansaajalle kuitenkin syötettävä viimeisin palkka Lemonsoftin palkanlaskentaan. Tällöin ohjelma osaa lähteä luomaan oikein seuraavaa palkkaa.