Ostosopimukset

Ostosopimukset-näytölle voit syöttää kaikki kiinteät sopimuksesi. Tyypillisesti näitä ovat vuokra-, leasing-, sähkö- ja puhelinsopimukset. Myös tiedossa olevat korkojen maksut voit syöttää ostosopimuksiin.

Ostosopimuksen avulla saat halutessasi valmiiksi tiliöidyn ja hyväksytyn ostolaskun. Ohjelma tarkistaa ostolaskujen sisäänluvun yhteydessä löytyykö ostosopimus, jonka kriteerit lasku täyttää. Mikäli ostosopimuksen tiedot täsmäävät, kohdistaa ohjelma ostosopimuksen ostolaskulle.

Ostosopimus toimii myös Kassavirta-työkalun apuna. Kassavirta tutkii ostosopimuksella olevaa Maksupäivä-tietoa, ja ottaa sopimuksen huomioon menona laskutusjakson mukaan. Kassavirrassa näet Summa-kentässä oleva ostosopimuksen summa.

Jos sopimukseen liittyvä ostolasku kirjataan ostoreskontraan, huomioi ohjelma ostolaskun todellisen summan kassavirrassa, ei sopimuksen mukaista tietoa ko. jaksolle.

Lisenssit: Vaatii WKV (Kassavirta ja ostosopimukset) tai OKV (Online kassavirta) -lisenssin.

Kuva: Ostosopimukset-näyttö.

Perustiedot-välilehden tiedot:

-       Toimittaja-toiminnolla voit valita ostosopimuksen toimittajan. Ohjelma hakee asiakasrekisteristä toimittajan nimen sekä ensimmäisen pankkitilin, joka on määritelty Ostoreskontra-välilehdelle.

-       Selite-kenttään voit määritellä sopimukselle kuvaava selite.

-       Summa-kenttään voit määritellä sopimuksen summan. Mikäli tässä kentässä on määritelty summa, eikä sopimukselle ole määritelty Sallittu ero % -kenttään prosenttia, tarkistaa ohjelma että ostolaskun summa on täysin sama kuin sopimuksella. Summa-kentässä oleva summa siirtyy menona kassavirtaan.

-       Sallittu ero% -kenttään voit syöttää prosenttiluvun. Ohjelma tutkii tällöin Summa-kentässä olevan summan ja laskee siihen lukuun sallittu prosentuaalinen ero.

-       Sallittu min summa -kenttään voit määritellä sallittu minimisumma.

-       Sallittu max summa – kenttään voit määritellä sallittu maximisumma.

-       Yhteyshenkilö-, Puhelin- ja Email -kentät ovat informatiivisia kenttiä, johon voit manuaalisesti syöttää tietoja.

-       Vastuuhenkilö on sopimuksen vastuuhenkilö, joka myös siirtyy hyväksyjäksi ostolaskulle, mikäli kierrätysjonoa ei ole määritelty. Automaattisesti hyväksytty ostolasku näkyy vastuuhenkilön arkistossa ostolaskujen hyväksynnässä. Vastuuhenkilö-kentän valintalistalla näkyy henkilöt, joille olet henkilörekisterissä aktivoinut 12. Hyväksyjä / tarkastaja -henkilöroolin.

-       Kierrätysjono siirtyy ostolaskulle, mikäli se on määritelty. Kierrätysjono on voimakkaampi, kuin vastuuhenkilö. Kierrätysjonoja ylläpidät Ostolaskut-näytön Hyväksyntä-välilehdellä. Lue lisää ohjeesta Ostolaskujen kierrätysjonot.

-       Automattinen hyväksyntä -valinnalla ohjelma automaattisesti hyväksyy ostolaskun. Ostolaskujen automaattihyväksyntä siirtää ostolaskun  Hyväksytty-tilaan.

-       Lähetä viesti -valinnalla ohjelma lähettää vastuuhenkilölle tai kierrätysjonossa oleville käyttäjille viestin, jos ostoreskontraan on luettu sisään ostolasku, jonka ostosopimus on automaattisesti hyväksynyt.

-       Laskutusjakso-valinnalla voit määritellä miten usein ostosopimus laskutetaan. Kassavirta tarkistaa sopimukselle määritelty laskutusjakso, ja näyttää sopimukselle määritelty summa menona laskutusjakson mukaan.

-       Sopimusjakso on sopimuksen voimassaolo. Jos sopimus on jatkuva, jätä lopetuspäivä antamatta. Ohjelma tarkistaa ostolaskun päiväyksen, ja kohdistaa ostolaskun sopimukselle mikäli ostolaskun päiväys kohdistuu sopimusjaksolle.

-       Maksupäivä-kenttään voit määritellä maksupäivän jolloin ostosopimus tulee näkyviin kassavirtaan.

-       Laskuja / jakso -kenttään voit määritellä montako ostolaskua on sallittu laskutusjaksolle.

-       Valuutta -kenttään määrittele ostosopimuksen valuutta. Ohjelma tarkistaa ostolaskun sisäänluvussa, että ostolaskulla on sama valuutta, kun ostosopimuksella.

Tiliöintiehdot-välilehdellä voit määritellä miten haluat, että ostosopimukselle kohdistuvat ostolaskut tiliöidään. Ohjelma tutkii tiliöintiehdot ostolaskun sisäänluvun yhteydessä ja jos ehdot täyttyvät niin ohjelma lisää haluamasi tiedot riville. Voit määritellä tiliöinnit ja dimensiot (kustannuspaikka, projekti ja LTA).

Tiliöintiehdot-välilehden tiedot:

-     Tyyppi-valinta sisältää tiedot Rivin lisätiedot, Viite, Tuote, Tuotekuvaus, Selite ja Tunniste. Näillä tyypeillä voit määritellä, astuuko tietty tiliöinti tai dimensio voimaan ostolaskun riville. Voit syöttää ostosopimukselle monta riviä, jossa sama tyyppi, mutta eri rajaustyyppi tai tyypin arvo.

Kuva. Tyyppi-valinnan sisältö.

Kuva: Ostolasku-näytöllä korostettu Tyyppi-valinnan kohdat. Rivitiedot-välilehdelle saat näkyviin Tuote- ja Tuotekuvaus -kentät valitsemalla Nimiketiedot-tyylitiedoston.

-     Rajaustapa-valinta:

o  On yhtä suuri kuin= Tiedon sisältö ostolaskulla on sama kuin annettu rajaus.

o  Alkaa = Tiedon sisältö ostolaskulla alkaa annetulla tekstillä.

o  Sisältää = Tieto ostolaskulla sisältää annetun rajauksen. Mikäli tyypin arvoksi on syötetty esimerkiksi etunimi+sukunimi, tutkii ohjelma, että tieto löytyy ostolaskulla samassa järjestyksessä. Eli ohjelma ei tutki erikseen, sisältääkö kenttä etunimen tai sukunimen.

Kuva: Voit lisätä saman selitteen kahdelle riville, mikäli selitteen järjestys vaihtelee toimittajan ostolaskulla.

-     Tyypin arvo -kenttään syötät tekstinä mitä ostolaskurivin tieto täytyy olla, jotta ohjelma kohdistaa sopimukselle syötetyt tiliöinnit/dimensiot ostolaskun riville.

-     Vero % - voit kertoa rajauksena tietyn veroprosentin. Mikäli riville on syötetty veroprosentti, lisää ohjelma tiliöinnin vain ostolaskun riveille, jossa on määritelty veroprosentti. Mikäli et halua että rajaavana tekijänä on veroprosentti, valitse riville viiva.

-     Tili-kenttään voit syöttää kirjanpitotilin, jonka ohjelma tuo ostolaskuriville mikäli syötetyt rajausehdot täyttyvät.

-     Kustannuspaikka, Projekti, Projektivaihe, Lta -dimensiotiedot siirtyvät ostolaskun riville, mikäli syötetyt rajausehdot täyttyvät.

Lisätiedot-välilehdelle voit lisätä informatiivista tietoa ostosopimuksesta.

Laskut-välilehdellä näet kaikki ne ostolaskut, johon ostosopimus on kohdistettu (automaattisesti tai manuaalisesti).

Ostosopimuksen kohdistus ostolaskulle:

-     Löytyykö toimittajalle ostosopimus?

Ø Kyllä » ohjelma siirtyy tutkimaan seuraavia ehtoja

Ø Ei » ohjelma ei kohdista ostolasku ostosopimukselle

-     Onko ostosopimus aktiivinen?

Ø Kyllä » ostolaskun pvm osuu aktiiviselle sopimusjaksolle, joten ohjelma siirtyy tutkimaan seuraavia ehtoja

Ø Ei » ohjelma ei kohdista ostolasku ostosopimukselle

-     Onko ostolaskun summa rajojen sisällä?

Ø Kyllä » ohjelma siirtyy tutkimaan seuraavia ehtoja

Ø Ei »  ohjelma ei kohdista ostolasku ostosopimukselle

-     Onko laskutusjaksolle jo kohdistunut ostolasku?

Ø Kyllä » ohjelma siirtyy tutkimaan montako ostolaskua, on sallittu ko. laskutusjaksolle. Mikäli laskutusjaksolle on sallittu vielä ko. ostolasku, siirtyy ohjelma tutkimaan seuraavia ehtoja.

Ø Ei »  ohjelma ei kohdista ostolasku ostosopimukselle

-     Onko ostolaskun valuutta sama kuin ostosopimuksella?

Ø Kyllä » ohjelma siirtyy tutkimaan seuraavia ehtoja

Ø Ei » ohjelma ei kohdista ostolasku ostosopimukselle

-     Onko pankkitili sama kuin ostosopimuksella?

Ø Mikäli ostosopimuksen pankkitili on eri kuin ostolaskulla, kohdistaa ohjelma ostosopimuksen ostolaskulle mutta ei suorita automaattista hyväksyntää. Käyttäjälle, jolla on Ostoreskontrahoitaja-henkilörooli, lähtee sisäinen viesti asiasta.

Mikäli ohjelma toteaa, että kaikki ylläolevat tiedot täsmäävät sisäänluettuun ostolaskuun, kohdistaa ohjelma ostosopimuksen laskulle. Seuraavaksi ohjelma tarkistaa, mitkä rajausehdot on sopimukselle syötetty ja tiliöi ostolaskun ehtojen mukaisesti.

Voit myös manuaalisesti kohdistaa ostosopimuksen ostolaskulle. Tämän voit tehdä Ostolaskut-näytön Maksun lisätiedot-välilehdellä. Kun kohdistat manuaalisesti ostolaskun ostosopimukselle, kysyy ohjelma ” Haluatko päivittää hyväksyntätiedot ja tiliöinnit ostosopimuksen mukaan?”. Mikäli vastaat Kyllä, päivittää ohjelma ostosopimukselle syötetyt tiliöinnit ja kierrätysjonon ostolaskulle sekä hyväksyy ostolaskun mikäli näin on sopimukselle määritelty, vaikka ostolaskun perustiedot eivät täsmäisi ostosopimuksen tietoihin.

Kuva: Ostolaskut-näytön Maksun lisätiedot -välilehden Sopimusnumero-valinta, josta voit manuaalisesti valita ostosopimuksen ostolaskulle.

Tiliöinti

Ostosopimukselle voit määritellä erilaisia tiliöintivariaatioita. Ostosopimukselle määritelty tiliöinti on voimakkain, ja korvaa esimerkiksi toimittajalle määritelty ostotili tai kustannuspaikka. Automaattinen tiliöinti astuu voimaan, jos ostosopimuksen Perustiedot-välilehdellä olevat tiedot täsmäävät ostolaskuun, ja ostosopimukselle määritelty tyypit ja tyyppien arvot löytyvät ostolaskun riveiltä. Voit myös määritellä tiliöintiehtoihin rivin, jossa ei ole tyyppiä ja tyypin arvoa, jolloin riville määritelty tili/kustannuspaikka/projekti/LTA siirtyy ostolaskun kaikille riveille, ilman rajaavia ehtoja.

Esimerkki 1, Ostosopimus hyväksyy automaattisesti ostolaskun sisäänluvun yhteydessä:

Ostosopimuksen Perustiedot-välilehdellä on määritelty, että ostolaskun summa saa olla 2700€ +/- 10%. Sopimuksen vastuuhenkilö on Tanja, sekä ohjelma saa automaattisesti hyväksyä ostolaskun ja lähettää asiasta viestin Tanjalle.

Laskutusjaksoksi on kerrottu kuukausittain, ja laskuja saa olla 1 kpl per jakso (ylimenevät laskut eivät kohdistu ostosopimukselle). Sopimusjakso alkaa 1.5.2020 ja on jatkuva, jolloin loppupäivämäärä on jätetty tyhjäksi.

Kuva: Ostosopimukset Perustiedot-välilehti.

Tiliöintiehdot-välilehdelle on kirjattu yksi rivi, jossa Tili- ja Kustannuspaikka -kentät on määritelty. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki sopimukselle kohdistuvat ostolaskut kohdistuvat ko. tilille ja kustannuspaikalle.

Kuva: Ostosopimukset Tiliöintiehdot-välilehti.

Ostolaskun sisäänluku:

Ostolaskun sisäänluvun yhteydessä ohjelma löysi ostosopimuksen joka oli voimassa ja määritelty toimittajalle nro 32. Ostolaskun summa 2736,09€ osui sallittuun summaan, ja laskutusjaksolle ei löytynyt muita ostolaskuja. Ostolaskun valuutta oli myös sama kuin ostosopimuksella. Ohjelma kohdisti ostolaskun sopimukselle, hyväksyi ostolaskun ja lähetti asiasta viestin Tanjalle.

Kuva: Ostolasku on automaattisesti hyväksytty ja tiliöity yhdelle kirjanpitotilille ja kustannuspaikalle.

Ostolaskun Hyväksyntä-välilehdelle tuli merkintä, että ostosopimus on automaattisesti hyväksynyt ko. ostolaskun.

Kuva: Ostolaskun Hyväksyntä-välilehti.

Huom! Mikäli ostolaskun Hyväksyntä-välilehdellä ei näy Ostosopimus-kenttää, avaa tyylitiedosto-valikko ja valitse Palauta oletukset.

Kuva: Valitse Palauta oletukset mikäli Ostosopimukset-kenttä ei näy rivillä.

Esimerkki 2, Ostolaskulla ja ostosopimuksella on eri pankkitili:

Ostosopimukselle on määritelty samat tiedot kuin esimerkissä 1:

Kuva: Ostosopimuksen perustiedot.

Ohjelma huomasi ostolaskun sisäänluvussa, että ostolaskulla oli eri pankkitili kuin ostosopimuksella. Ohjelma ei siirtänyt ostolaskua automaattisesti Hyväksytty-tilaan, vaan lähetti asiasta viestin ostoreskontranhoitajalle ja siirsi ostolaskun hyväksyttäväksi vastuuhenkilölle.

Kuva: Ohjelma lähetti Viestit-näytölle tiedon siitä, että ostoreskontraan on luettu sisään ostolasku, joka on kohdistettu ostosopimukselle, mutta siinä oli eri pankkitili kuin sopimuksella.

Kuva: Ostolasku on Kierrossa-tilassa.

Esimerkki 3, Ostosopimukselle kohdistuvat ostolaskut siirtyvät kiertoon kierrätysjonolle:

Perustiedot-välilehdelle on määritelty muutoin samat tiedot, kuin aikaisemmissa esimerkeissä, mutta nyt ostolaskulle siirtyy kierrätysjono ja ohjelma ei saa automaattisesti hyväksyä ostolaskun.

Kuva: Ostosopimuksen Perustiedot-välilehti.

Kuva: Ostosopimukset Tiliöintiehdot-välilehti.

Tiliöintiehdot-välilehdelle on määritelty:

-     Rivi jossa ei ole määritelty ehtoja.

Tiliöinti: Tili-kentässä kirjanpitotilin 8504 Puhelinkulut.

Ø Kaikki ostolaskurivit, jotka eivät kohdistu sopimuksen muihin tiliöintiehtoihin, kirjautuu tälle kirjanpitotilille.

-     Rivi jossa Tyyppi: Selite ja Rajaustapa: Sisältää. Tyypin arvo: Yrityspaketti 50M  

Tiliöinti: Kirjanpitotili 8510 Matkapuhelinkulut ja kustannuspaikka 02550.

Ø Kaikki ostolaskurivit, jotka sisältää Selite-kentässä tekstin Yrityspaketti 50M kirjautuu ko. kirjanpitotilille ja kustannuspaikalle. Selitteessä saa olla myös muuta tietoa, mutta sen täytyy sisältää määritelty teksti samassa järjestyksessä.

-     Kaksi riviä joissa Tyyppi: Selite ja Rajaustapa: Alkaa. Tyypin arvoksi on lisätty Meikäläinen Matti ja Mehiläinen Maija.

Tiliöinti: Kirjanpitotili 8510 Matkapuhelinkulut ja kustannuspaikka 01110.

Ø Kaikki ostolaskurivit, joiden selitteet alkaa tekstillä Meikäläinen Matti tai Mehiläinen Maija kirjautuu ko. tilille ja kustannuspaikalle. Selitteessä saa olla myös muuta tietoa, kunhan selite alkaa Tyypin arvo -kentässä olevalla tekstillä.

-     Viimeisellä rivillä on määritelty Tyyppi: Tuote ja Rajaustapa: On yhtä suuri kuin. Tyypin arvoksi on lisätty 765717.

Tiliöinti: Kirjanpitotili 8510 Matkapuhelinkulut ja kustannuspaikka 02110

Ø , Kaikki ostolaskurivit, jolla on Tuote-kentässä arvona 765717 kirjautuu ko. tilille ja kustannuspaikalle. Tuote-kentässä ei saa olla muuta tietoa.

Ostolaskun sisäänluku:

Ostolaskun sisäänluvun yhteydessä ohjelma löysi ostosopimuksen joka oli voimassa ja määritelty toimittajalle nro 32. Ostolaskun summa 2736,09€ osui sallittuun summaan, ja laskutusjaksolle ei löytynyt muita ostolaskuja. Ostolaskun valuutta oli myös sama kuin ostosopimuksella. Ohjelma kohdisti ostolaskun sopimukselle, siirsi ostolaskun kiertoon ostosopimukselle merkatulle kierrätysjonolle.

Kuva: Ostolasku siirtyi sisäänluvun jälkeen Kierrossa-tilaan, ja Hyväksyntä-välilehdelle tuli ostosopimukselle määritelty kierrätysjono.

Ostolasku kohdistui ostosopimukselle ja tiliöi laskun oikeille kirjanpitotileille ja kustannuspaikoille:

Kuva: Ostolaskun tiliöinti.

Esimerkki 4, Ostosopimuksen hyödyntäminen ainoastaan tiliöintiin:

Ostosopimuksen Perustiedot-välilehdellä ei ole määritelty summia, eikä Laskuja/jakso -määrää. Sopimuksen vastuuhenkilö on Matti, jolloin kaikki Elektroniikkakauppa Oy:n laskut siirtyvät hyväksyttäväksi Matille ja tiliöityvät kuten sopimukselle on määritelty. Sopimusjakso alkaa 1.5.2020 ja on jatkuva, jolloin loppupäivämäärä on jätetty tyhjäksi.

Kuva: Ostosopimukselle ei ole määritelty summia eikä Laskuja/jakso -määrää, jolloin kaikki toimittajalta tulleet ostolaskut kohdistuvat ostosopimukselle.