Ostolaskujen kierrätysjonot

Ostolaskuille on mahdollista määritellä kierrätysjonoja, jonka perusteella ostolaskulle lisätään hyväksyjät/tarkastajat. Kierrätysjonoja voit perustaa ostolaskujen päänäytön Hyväksyntä –välilehdellä.

Kuva. Ostolaskut-näytön Hyväksyntä-välilehden Kierrätysjonot.

Kierrätysjonot –ikkunassa valitse Uusi tai Uusi kopioiden ja anna kierrätysjonolle selite. Numero-kentän oletusarvo on nolla. Voit itse muokata numeroa kierrätysjonolle sopivaksi, esimerkiksi lisätä projektin numero.

Tämän jälkeen määrittele listaan kierrätysjonon hyväksyjät ja tarkastajat. Myös tässä hyväksyjä merkitään ruksilla ja tarkastaja ilman ruksia hyväksyjä –sarakkeessa. Järjestyksellä voit määritellä hyväksyntäjärjestyksen, jossa 0= ensimmäinen, 1= toinen jne. Huomaa kuitenkin, että et voi määritellä hyväksyjää tarkastajan edelle. Minimisumma –kenttään voit antaa summan, jonka ylittävät laskut halutaan vielä lisäksi laittaa tarkastettavaksi/hyväksyttäväksi tietylle henkilölle.

Alla näet esimerkin, jossa toimintokeskuksen asetus CHECKER_NEEDED (Ostolasku täytyy olla tarkastettu, ennen kuin se voidaan hyväksyä), on aktivoituna. Kierrätysjonon järjestys on asetettu niin, että ensin tarkastaja Myyjä Perttu täytyy tarkastaa laskun. Tämän jälkeen lasku siirtyy Tiiminvetäjä Tertulle tarkastettavaksi. Tarkastuksien jälkeen ostolasku siirtyy hyväksyttäväksi Myyntijohtaja Johnille ja viimeisenä vielä hyväksyttäväksi Myyntijohtaja Erkille. Kun kierrätysjono on menty läpi, ostolasku siirtyy Hyväksytty-tilaan.

Kierrätysjono voidaan valita ostolaskun kirjauksen yhteydessä tai se voidaan myös asettaa toimittajan taakse henkilörekisteriin ostoreskontra-välilehdelle oletukseksi.

Kierrätysjonon valinta listalta: kierrätysjonon valinnan jälkeen klikkaa vielä Valitse, jolloin ohjelma lisää kierrätysjonon mukaiset hyväksyjät/tarkastajat ostolaskulle.

Voit tallentaa uuden kierrätysjonon myös suoraan ostolaskun hyväksyntä –näytöltä valitsemalla Tallenna kierrätysjonoksi. Anna jonolle selite ja paina Ok. Kierrätysjono on tämän jälkeen valittavissa listalta.

Mikäli lisätään ostolaskun riveille Projekti-tieto, voidaan Lisää projektien kierrätysjonot –valinnalla lisätä projektin tiedoissa oleva kierrätysjono ostolaskulle. Mikäli projektilla ei ole kierrätysjonoa, mutta APPROVAL_PP-asetus on aktiivisena, hakee ohjelma tämän mukaisen tarkastajan/hyväksyjän ostolaskulle. Lisää projektien kierrätysjonot –valinta poistaa hyväksyjät/tarkastajat jotka ovat tulleet muiden ehtojen kautta ostolaskulle hyväksyjäksi/tarkastajaksi.

Ostolaskujen hyväksynnän hakujärjestys

Ostolaskujen hyväksyjän hakujärjestys vahvimmasta heikoimpaan sääntöön:

1.) Toimintokeskus Taloushallinto Ostoreskontra BUYERREF_CIRC -asetus.

•      Arvolla 0 ohjelma ei tutki tätä asetusta.

•      Arvolla 1 ohjelma tutkii verkkolaskuaineiston BuyerReferenceIdentifier-elementistä sähköpostiosoitteen. Mikäli sähköpostiosoite löytyy henkilörekisteristä, ja henkilöllä on 12.Hyväksyjä/Tarkastaja -henkilörooli, siirtyy ko. henkilö tarkastajaksi ostolaskulle. Tarkastajan nimetty Esimies, siirtyy ostolaskulle hyväksyjäksi. Mikäli henkilöllä ei ole esimiestä määriteltynä, hakee ohjelma toimintokeskuksen DEFAULT_PERSON- asetuksen hyväksyjän ostolaskulle.

•      Mikäli BuyerReferenceIdentifier-elementissä oleva sähköpostiosoite löytyy henkilörekisteristä, mutta henkilöllä ei ole 12.Hyväksyjä/Tarkastaja-henkilöroolia, ohjelma ei tuo henkilöä tarkastajaksi ostolaskulle.

2.) Projektinäytön Laskuta-välilehdellä oleva kierrätysjono. Kun verkkolasku luetaan sisään, käydään laskurivit läpi ja lisätään hyväksyjät/tarkastajat projektien kierrätysjonoilta.

3.) Toimintokeskus Taloushallinto Ostolaskut APPROVAL_PP -asetus.

Arvolla 1 projektin projektipäällikkö tulee autom. tarkastajaksi.
Arvolla 2 projektin projektipäällikkö tulee autom. hyväksyjäksi.

4.) Toimittajalle annetut hyväksyjät ja tarkastajat. Asiakasrekisteri Ostoreskontra –välilehdelle.

5.) Toimittajalle määritelty kierrätysjono Asiakasrekisteri │ Ostoreskontra -välilehdelle

6.) Hyväksyjät ja tarkastaja tulevat saman toimittajan edellisen ostolaskun perusteella, mikäli siellä on annettu hyväksyjä/tarkastaja.

7.) Toimintokeskuksen oletus hyväksyjä ja tarkastaja Järjestelmä Toimintokeskus Taloushallinto Ostolaskut DEFAULT_PERSON.