Myyntilaskujen hyväksyntä

Myyntilasku on mahdollista hyväksyttää ennen laskujen lähettämistä. Hyväksyntä voidaan määritellä joko asiakkaan taakse tai laskulajin taakse. Mikäli asiakkaalla tai laskulajilla on hyväksyntä käytössä, ei laskua voida lähettää ennen kuin se on hyväksytty.

Lasku menee hyväksyttäväksi laskulle merkitylle myyjälle. Henkilöroolilla 15. Ylin johto näkee kaikki hyväksyttävänä olevat laskut ja on myös mahdollista hyväksyä ne.

Laskujen hyväksyjällä on oltava aktivoituna joko WKJ (Hyväksyntä) -lisentti tai OKJ (Hyväksyntä) -lisenssi. Jos hyväksyjä käyttää LemonOnlinea, hänellä tulee olla OKJ (Hyväksyntä) -lisenssi.

Myyntilaskujen hyväksynnän käyttöönotto

Määrittele hyväksyntä joko asiakkaan tai laskulajin taakse. Oletuksena hyväksyntä on arvolla 0, jolloin myyntilaskuja ei hyväksytetä. Arvolla 1 kaikki asiakkaan tai laskulajin laskut menevät hyväksyttäväksi. On myös mahdollista asettaa summaraja, jonka ylittävät laskut hyväksytetään. Voit määritellä eri asetukset veloitus- ja hyvityslaskuille.

Asiakaskohtainen hyväksyntä:

Asiakaskohtaisen hyväksynnän voit määritellä asiakasrekisterin Laskutus ja tilaukset -välilehdeltä löytyvään Myyntilaskujen hyväksyntä -kohtaan. Arvolla 1 kaikki asiakkaan laskut hyväksytetään. Voit myös syöttää kenttään summarajan, esim. 1000, jolloin vain tämän summan ylittävät laskut menevät hyväksyttäväksi. Summan alittavat laskut menevät automaattisesti hyväksytyiksi. Voit määritellä eri asetukset laskuille ja hyvityslaskuille.

Kuva: Asiakaskohtainen myyntilaskujen hyväksyntä.

Laskulajikohtainen hyväksyntä:

Laskulajikohtaisen hyväksynnän voit määritellä Asetukset | Numerosarjat | Laskutus -kohdassa. Voit päättää laskulajikohtaisesti, haluatko hyväksyttää tiettyyn laskulajiin perustetut laskut. Myös laskulajin takana voit määritellä summarajan samalla tavalla kuin asiakkaan tiedoissa. Asiakaskohtainen asetus on voimakkaampi kuin numerosarjoissa oleva asetus.

Kuva: Numerosarjat-näytön laskulajikohtainen hyväksyntä asetus. 

Myyntilaskujen hyväksynnän käyttö

Kun hyväksyntä on käytössä joko asiakkaan tai laskulajin takaa, lasku menee tallennuksen jälkeen Kirjattu-tilaan. Hyväksyntää odottavat laskut näkyvät laskujen lähetyskeskuksessa harmaana eikä niitä pysty lähettämään.

Kuva: Hyväksymättömät myyntilaskut näkyvät harmaina laskujen lähetyskeskuksessa.

Laskujen hyväksyntä tapahtuu Taloushallinto | Hyväksyntä-toiminnossa. Hyväksyntäikkunassa näytetään käyttäjän omat laskut, henkilöroolilla 15. Ylin johto näkyy suluissa kaikki hyväksyttävänä olevat laskut.

Kuva: Hyväksyntä-toiminnon kautta pääset Myyntilaskujen hyväksyntään.

Hyväksyntä-toiminnossa Ylin johto -henkilöroolilla näkyy kaikkien myyjien laskut myyjittäin. Muuten myyjät näkevät vain omat laskunsa. Lähetä kommentti -toiminnolla voit kirjata laskuun liittyvää tietoa, josta lähtee sisäinen viesti myyjälle sekä myyntireskontran hoitajalle. Sisäistä viestiä ei tule, mikäli kyseessä on myyjän oma lasku. Kommentti tallentuu myös laskun tapahtumiin. Voit hyväksyä laskuna Hyväksy-toiminnolla.

Kuva: Myyntilaskujen hyväksyntä -näyttö.

Hyväksynnän jälkeen laskun tilaksi vaihtuu Hyväksytty ja lasku voidaan lähettää asiakkaalle. Hyväksyntä on myös mahdollista perua ja näin palauttaa lasku Kirjattu-tilaan. Peru hyväksyntä tilannekohtaisen valikon kautta kohdasta Peru | Hyväksyntä.