Master-tilikartan käyttö

Master-toiminnallisuuden ajatuksena on, että kaikki tilikarttaan ja yhteisiin tulostuskaavoihin tehtävät muutokset tehdään aina Master-yrityksessä. Sieltä muutokset päivitetään yrityksiin, jotka on kytketty kyseiseen Master-yritykseen. Mikäli yritys on sellainen, että sen tilikarttaan jouduttaisiin tekemään paljon muutoksia Master-tilikarttaan nähden, ei tällaista yritystä kannata linkittää toiminnallisuuteen.

Aliyrityksillä voi olla käytössä myös omia, yksittäisiä tulostuskaavoja, näiden ylläpito tapahtuu aina siinä kyseisessä yrityksessä kuten aiemminkin. Kannattaa kuitenkin muistaa, että Master-tilikarttaan tehdyt muutokset eivät päivity näihin kytkemättömiin kaavoihin, vaan mahdolliset muutokset tulee tehdä tällaisille manuaalisesti.

Esimerkki

Haluat lisätä tilikarttaan uuden tilin, jonka jälkeen se tulee päivittää kahteen aliyritykseen.

Lisää tili Master-yrityksessä tilikartalle sille oikeaan kohtaan. Tallennuksen jälkeen ohjelma ehdottaa tiliä lisättäväksi tulostuskaavalle. Valitse OK ohjelman tulostuskaavaehdotukseen.

Kuva: Lisätessäsi uuden tilin, ohjelma ehdottaa sitä lisättäväksi tulostuskaavalle.

Tämän jälkeen voit päivittää lisäyksen aliyrityksiin. Valitse tilikartan Master-tilikartta-valikosta Päivitä.

Kuva: Päivitä lisätty tili alityrityksiin Päivitä-toiminnolla.

Yritykset-listalla näet ne yritykset, johon kyseinen Master-tilikartta-toiminnallisuus on kytketty. Mikäli myös malliyritykseen on määritelty MASTER_NUMBER-asetus, näkyy se yrityslistalla, mutta toiminto ei päivitä tietoja siihen.

Ikkunan alaosan Muutokset-listalla näet tilikarttaan ja tulostuskaavoihin tehdyt muutokset edellisen onnistuneen päivityksen jälkeen. Muutokset poistuvat listalta, kun ne on onnistuneesti päivitetty jokaiseen Master-tilikarttaan kytkettyyn yritykseen. Ohjelma tekee päivityksen kahdessa osassa yritys kerrallaan. Ensin päivitetään tilikartta sekä oletustilit ja tämän jälkeen tulostuskaavat. Mikäli tilikartan päivityksessä tulee jokin ongelma, ohjelma peruuttaa päivityksen automaattisesti kyseisen yrityksen kohdalla. Samoin tehdään tulostuskaavojen kohdalla. Poista-toiminnolla voit poistaa yksittäisen rivin muutoslistalta ja Poista kaikki -toiminto tyhjentää muutoslistan kokonaan. Harkitse kuitenkin tarkkaan näiden toimintojen käyttämistä, koska sen jälkeen kyseisiä muutoksia ei enää saa automaattisesti päivitettyä aliyrityksiin.

Huomaa! Vaikka päivityslistalla käytetään termiä ”Muutokset”, tarkoittaa päivittäminen aina myös sitä, että tilin tiedot kopioituvat sellaisenaan Master-yrityksestä aliyrityksiin. Eli jos aliyrityksessä olevalla tilillä on esimerkiksi merkitty kustannuspaikka vapaaehtoiseksi tiedoksi ja samalle tilille on Master-yrityksessä merkitty kustannuspaikka pakolliseksi, päivittyy tämä tieto Master-yrityksen tilin mukaiseksi.

Aloita tietojen päivittäminen valitsemalla Päivitä.

Kuva: Master-tilikartan päivitys yrityksiin.

Toiminnon lopuksi ohjelma ilmoittaa onnistuneista ja mahdollisesti epäonnistuneista päivityksistä. Päivitettävän yrityksen hallinnon pääkäyttäjälle lähetetään sisäinen viesti päivityksen tuloksista.

Kuva: Lopuksi ohjelma ilmoittaa päivityksen tulokset.

Kuva: Hallinnon pääkäyttäjä saa viestin päivityksen tuloksista.

Päivitys yliajaa aliyrityksessä mahdollisesti olevat eroavaisuudet Master-tilikarttaan nähden. Eli jos esimerkiksi tili, joka lisätään Master-tilikarttaan, on jo olemassa jossain yrityksessä eri tiedoilla, päivitys yliajaa kyseisen tilin tiedot. Tästä johtuen onkin tärkeää, että Master-toiminnallisuuteen kytkettyjen yritysten tilikarttaa ja tulostuskaavoja ylläpidetään nimenomaan ainoastaan Master-yrityksessä.

Master-tilikartan päivityksessä tulevia virhetilanteita

Mikäli päivityksessä tulee jokin virhe, tästä annetaan käyttäjälle palaute samalla tavalla kuin onnistuneesta päivityksestä.

Esimerkiksi alla oleva virhe 18/4002 tarkoittaa että tulostuskaavalle numero 18 tulostuskaavan kohtaan 4002 tehdyn muutoksen päivitys on epäonnistunut. Ongelmana voi olla esimerkiksi tietokanta, jota ei vielä jostain syystä ole päivitetty uuteen versioon.

Kuva: Ohjelma ilmoittaa missä tulostuskaavassa ja sen kohdassa virhe on.