Voit viedä valmiin kohderyhmän eli asiakkaat ja yhteyshenkilöt esimerkiksi csv- tai txt-muotoon jatkokäsittelyä varten Tiedosto Vie tiedostoon -toiminnolla.
Toiminto avaa kuvan Tiedon vienti -näytön, jossa voit valita tiedoston tyypiksi Joukkokirjeet (CSV), Sähköpostiosoitteet, Sähköpostiosoitteet + enter tai Joukkokirjeet (#). Voit myös valita tiedostoihin vain ilman sähköpostia olevat yhteyshenkilöt.
Joukkokirjeet (CSV) -valinta on tarkoitettu CSV-aineiston muodostukseen, jota voit käyttää esimerkiksi massakirjeiden muodostuksessa.
Huomaa valita tiedostolle oikea pääte. Mikäli haluat aineiston muodostuvan esimerkiksi suoraan Exceliin, on tiedostomuoto .csv tai jos haluat muodostaa CSV-aineiston muistioon, muuta tiedostopäätteeksi .txt.
Alla vertailun vuoksi ensin aineisto muodostettuna muistioon eli tiedostolla .txt-pääte:
..ja toisessa tapauksessa aineisto
muodostettu exceliin eli tiedostolla csv-pääte:
Alla näet Joukkokirjeet (#) -valinnalla muodostuvat kentät. Boldattuna kerrottu asiakasrekisterin kenttä, josta ohjelma hakee tiedon (Perustiedot- tai Yhteyshenkilöt-välilehdeltä).
- Customer_number = asiakkaan Asiakasnumero
- Customer_name1 = asiakkaan Nimi
- Customer_name2 = asiakkaan Lisänimi
- Customer_contact_title_description = yhteyshenkilön Titteli
- Customer_contact_name = yhteyshenkilön Nimi
- Customer_addressrow1 = asiakkaan Osoite (1 rivi)
- Customer_addressrow2 = asiakkaan Osoite (2 rivi)
- Customer_postalcode = asiakkaan Postinumero
- customer_city = asiakkaan Postitoimipaikka
- Customer_country = asiakkaan Maa
- Customer_phone = asiakkaan Puhelin
- Customer_contact_email = yhteyshenkilön Sähköposti
- Customer_contact_phone = yhteyshenkilön Puhelin
- Customer_contact_gsm = yhteyshenkilön GSM
Sähköpostiosoitteet-valinnalla tiedoston pääte on yleensä .txt, jolloin ohjelma muodostaa tiedoston muistioon. Voit esimerkiksi kopioida muistiosta osoitteet sähköpostiohjelmaan (piilokopio-kenttään) ja lähettää sähköpostin kaikille kohderyhmän yhteyshenkilöille.
Sähköpostiosoitteet + Enter -valinta toimii muuten samoin, mutta ohjelma listaa osoitteet allekkain puolipiste-eroteltuina.
Joukkokirjeet (#) -valinta muodostaa postitustiedoston painotaloja varten.
Lähtötiedoissa kysyttävän päivämäärän merkitys on jakelupoikkeusten tarkastamisessa. Mikäli antamasi päivämäärän jälkeen on voimassa uusi osoite tai jakelupoikkeus, huomioi ohjelma asian Joukkokirjeet-tiedoston muodostuksessa.