Voit automatisoida lomavuositietojen ja lomapalkkavarausten laskennan sekä lomapalkkavarausten tositteen muodostuksen kirjanpitoon.
Automatisoinnin käyttö edellyttää, että prosessikäyttäjälle on aktivoina WBAUT (Taloushallinnon automatisointi) -lisenssi. Voit lukea automatisoinneista ja sen vaatimuksista lisää ohjeen kohdasta Palvelut.
Perusta automatisointipalvelun asetukset kohdassa Järjestelmä | Palvelut | Määrittelyt (yhden yrityksen yrityskohtainen automatisointi) tai Järjestelmä | Pääkäyttäjä | Palveluiden määrittelyt (useampaa yritystä koskeva ympäristökohtainen automatisointi).
HUOM! On tärkeää, että määrittelet automatisoinnin ajastusten ajankohdat siten, että ensin ajastettuna on lomavuositietojen laskenta, sitten lomapalkkavarausten laskenta ja lopuksi kirjanpidon tositteen muodostus. Lomavuositiedot tulee olla siis laskettuna ensin, jotta ohjelma laskee lomapalkkavaraukset oikeista summista. Ja kirjanpidon tositteen muodostus viimeisenä, jotta ohjelma muodostaa tositteen oikeilla/päivitetyillä summilla.
Lomavuositietojen laskennan automatisoinnin määritykset
Lomavuositietojen automatisointi suorittaa lomavuositietojen laskennan ajastettuna ajankohtana ja toiminto tekee saman laskennan kuin Laskentatyökalu-näytön Lomavuositiedot-välilehdellä manuaalisesti tehtävä Laske-toiminto.
Perusta uusi palvelu ja valitse sille tyypiksi Palkanlaskenta ja tarkenteeksi Lomavuositietojen laskenta.
Lisää Ajastus-välilehdelle haluttu suorituksen toistuminen. Tässä esimerkissä lomavuositietojen laskenta tapahtuu joka kuukauden viimeinen päivä klo. 9.00. Lomatietojen laskennan ajastus kannattaa ajoittaa kuukauden viimeiselle päivälle.
Voit lukea lisää automatisoinnin ajastuksista ohjeesta Palvelut, ohjeen lopussa on lisätietoa tähän liittyen.
Kuva: Lomavuositietojen laskennan automatisoinnin ajastus
Lisää Tiedonsiirto-välilehdelle ne tiedot, mitkä haluat että automatisointi laskee (=1). Ajanjaksona tulee käyttää arvoa CURRENT_HOLIDAY_YEAR, jolloin ohjelma tekee laskennan kuluvalta lomavuodelta.
Lisää Henkilöroolinro sähköposteille -kohtaan henkilörooli, jonka mukaan ohjelma lähettää sähköpostiviestin automatisoinnin suorituksesta henkilölle/henkilöille, kenellä on kyseinen henkilörooli valittuna.
Alla olevassa esimerkissä automatisointi laskee kaikki muut tiedot, pois lukien muuttuneen lomapalkan ja muuttuneen lomarahan.
Kuva: Lomavuositietojen automatisoinnin määritykset
Lomapalkkavarausten laskennan automatisointi
Perusta uusi palvelu, valitse sille tyypiksi Palkanlaskenta ja tarkenteeksi Lomapalkkavarausten laskenta.
Lisää Ajastus-välilehdelle haluttu suorituksen toistuminen. Tässä esimerkissä lomapalkkavarausten laskenta tapahtuu joka kuukauden viimeinen päivä klo. 9.15. Lomapalkkavarausten automatisointi kannattaa ajastaa kuukauden viimeiselle päivälle. Huomioi lomapalkkavarausten laskennan ajastuksessa, että se on määritelty toistumaan lomavuositietojen laskemisen jälkeen.
Kuva: Lomapalkkavarausten laskennan automatisoinnin ajastus
Lisää Tiedonsiirto-välilehdelle ajanjakso CURRENT_HOLIDAY_YEAR sekä henkilörooli, jonka mukaan ohjelma lähettää sähköpostiviestin automatisoinnin suorituksesta henkilölle/henkilöille, kenellä on kyseinen henkilörooli valittuna.
Kuva: Lomapalkkavarausten automatisoinnin määritykset
Lomapalkkavarauksista kirjanpidon tositteen muodostuksen automatisointi
Saat muodostettua automatisoinnilla lomapalkkavarauksista kirjanpidon tositteen. Huomioi tositteen muodostuksen ajastuksessa, että se on määritelty toistumaan lomapalkkavarausten laskennan jälkeen.
Perusta uusi palvelu, valitse tyypiksi Palkanlaskenta ja tarkenteeksi Lomapalkkavaraukset kirjanpidon tositteeksi.
Lisää Ajastus-välilehdelle haluttu suorituksen toistuminen. Tässä esimerkissä kirjanpidon tositteen muodostus tapahtuu joka kuukauden viimeinen päivä klo. 9.30. Kirjanpidon tositteen muodostuksen automatisointi kannattaa ajastaa kuukauden viimeiselle päivälle.
Kuva: Lomapalkkavarauksista kirjanpidon tositteen muodostuksen automatisoinnin ajastus
Lisää Tiedonsiirto-välilehdelle arvot seuraaville toiminnoille:
•Ajanjakso: CURRENT_HOLIDAY_YEAR = kuluva lomavuosi
•Tositelaji: Tositelajin numero, johon haluat että automatisointi muodostaa tositteen
•Tositeselite: Selite, jonka ohjelma lisää tositteelle
•Muodosta tosite erotuksesta: Arvolla 1 ohjelma muodostaa tositteen erotuksesta. Ilman arvoa ohjelma tekee erillisen purkutositteen ja uuden tositteen
•Henkilöroolinro sähköposteille: Lisää sen henkilöroolin numero, jonka mukaan haluat että ohjelma lähettää tositteen muodostuksen automatisoinnista sähköpostiviestin
Kuva: Kirjanpidon tositteen muodostuksen automatisoinnin määritykset