Kuluttaja-asiakkaiden sähköpostilaskutus

Mikäli laskutat kuluttaja-asiakkaita, etkä halua yksittäisiä asiakkaita perustaa asiakasrekisteriin, voit muodostaa laskun ilman asiakasnumeroa ja syöttää yhteyshenkilön tietoihin sähköpostiosoitteen johon ohjelma lähettää sähköpostilaskun. Voit myös perustaa yleisen asiakasnumeron asiakasrekisteriin, johon syötät kaikki kuluttaja-asiakkaiden laskut saman asiakasnumeron alle.

Sähköpostilaskutuksen asetukset:

1.) Aloita määrittelemällä laskun tulostusikkunassa oletusraportti. Oletusraporttipohja on se laskulomake, joka lähtee sähköpostiasiakkaille.

Kuva. Laskun Tulosta Lasku -valikosta valitset oletuspohjan hiiren oikealla painikkeella.

2.) Määrittele ylläpito asetuksiin smtp-osoite. SMTP-osoite on paikallisen verkon haltijan määrittelemä lähtevän postin palvelin. (Lemonsoftin pääkäyttäjä määrittelee tämän joko Hallintakeskukseen tai yrityksen tietoihin.) Lue lisää ohjeesta hakusanalla Sähköpostin asetukset ja lähetys.

Tarkista myös, että Hallintakeskuksen asetuksessa SYSTEM_EMAIL on määriteltynä järjestelmän käyttämä sähköpostiosoite (SYSTEM_EMAIL-asetuksen arvo ei saa olla tyhjä). Tyypillisesti arvona on noreply- tai info-tyylinen osoite (esim. info@yritys.fi tai noreply@yritys.fi), koska useimmiten postiin ei ole tarkoitus vastata.

Kuva. Hallintakeskus-näytön SYSTEM_EMAIL-asetuksen arvo ei saa olla tyhjä.

3.) Myös laskujen lähettäjällä tulee olla määriteltynä sähköpostiosoite henkilörekisterissä.

Kun lähetät sähköpostilaskuja, näkyy laskun lähettäjänä henkilörekisteriin määritelty työ sähköpostiosoite. Mikäli henkilörekisterissä ei ole määritelty sähköpostiosoitetta, näkyy lähettäjänä SYSTEM_EMAIL-asetukselle määritelty sähköpostiosoite.

Kuva. Henkilörekisteri-näytön Sähköposti (työ)-kentässä oleva osoite näkyy sähköpostilaskun lähettäjän osoitteena.

Mikäli EWS on käytössä, tulee lähettäväksi osoitteeksi käyttäjälle tallennettu tunnus.

Laskun syöttö

Muodosta lasku, johon syötät laskutus-asiakkaan tiedot ja myydyt tuotteet. Lisää Yhteyshenkilö-sarakkeen + merkistä Yhteyshenkilön lisätiedot. Lisää puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Ohjelma lähettää laskun Sposti-kentässä syötettyyn sähköpostiosoitteeseen.

Kuva. Lisää Laskutus-asiakkaan tietoihin Yhteyshenkilö-valinnasta yhteyshenkilön lisätiedot. Lisää sähköpostiosoite johon ohjelma lähettää laskun.

Lisää myös Muut tiedot -välilehdelle laskutustavaksi Sähköposti.

Kuva. Laskutustapa Sähköposti.

Kuva. Lasku nousee Laskujen lähetyskeskus -näytön Sähköposti-listalle josta voit lähettää laskun asiakkaalle.

Ohjelma hakee sähköpostilaskun vastaanottajan seuraavassa järjestyksessä:

1. Laskulle syötetyn asiakasnumeron yhteyshenkilö, jolla on CONTACT_NUMBER-ominaisuus aktiivisena. Lue lisää Sähköpostilasku.

2. Laskun Yhteyshenkilön lisätiedot -osiossa Sposti-kentässä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

3. Laskulle syötetyn yhteyshenkilön asiakasrekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

4. Ensimmäinen asiakkaan yhteyshenkilö keneltä löytyy sähköposti.

Voit myös automatisoida sähköpostilaskujen lähetyksen. Lue lisää hakusanalla Sähköpostilaskujen lähetys.