Ennen tilikartan vaihtamista kannattaa miettiä tuoko vaihtaminen yrityksellesi etuja ja onko vaihtaminen ylipäätään tarpeellista.
Ota talteen täydet varmuuskopiot tietokannasta ennen tilikartan vaihtoa. Tallenna vanha tilikartta Lemonsoftin csv muotoon, jolloin se on tarvittaessa mahdollista ladata käyttöön.
Tilikartan vaihto kannattaa tehdä tilikauden vaihteessa, jolloin voit ottaa kaikki tarpeelliset tiliöintiraportit yms päättyneeltä tilikaudelta. Ennen uuden tilikauden alkua muuta tilit asetuksista, tuotteiden ja asiakkaiden takaa jne. vastaamaan uutta tilikarttaa.
Tulostamalla tilierittelyt kirjanpidosta/palkoista/myyntilaskuista/ostolaskuista näet mitä tilejä yrityksessäsi on käytetty. Tilikartan käytetyt tilit raportin tulostamalla näet, mitä tilejä olet käyttänyt kirjanpidossa.
Mikäli vanhat tapahtumat jäävät vanhoille tilinumeroille, niin esimerkiksi kirjanpidon vientien tilitiedot voivat näyttää tilit ”väärin” tai tilejä ei näy lainkaan. Tiedot ovat kuitenkin oikein ja edelleen olemassa. Kun lataat vanhan tilikartan ohjelmaan, niin tiedot näkyvät jälleen oikein.
Voit myös käyttää Tilikartan vaihtoajo -toimintoa (Tilikartta Muokkaa Tilikartan vaihtoajo), jonka avulla voit päivittää kirjanpidon vientien, palkkojen, myynti- ja ostolaskujen sekä niiden suorituksien tilit haluamallasi aikavälillä.
Tällöin uuden tilikartan lataamisen jälkeen merkitse tileille Vanha tili –kenttään tili, joka vastaa kyseistä tiliä vanhassa tilikartassa. Merkitse kaikki vanhassa tilikartassa käytetyt tilit uuteen tilikarttaan.
Huomaa, että yhdelle tilille voit merkitä vain yhden vanhan tilin.
Voit päivittää tilit käyttämällä Tilikartan vaihtoajo -toimintoa.
Huomaa, että tilikartan vaihtoajo käy jokaisen tapahtuman läpi ja päivittää tili-tiedon, mikäli kyseinen tili löytyy tilikartasta vanha tili -kentästä. Tämän takia vaihtoajo suositellaan tehtäväksi vain yhden kerran.