Inventointilista, inventoinnin eteneminen

Listainventointi on prosessi, joka yleensä suoritetaan yritykseen vain yhden- tai muutamia kertoja vuodessa. Toiminto suoritetaan normaalisti lyhyen ajan sisällä alusta loppuun.

Alla on esitetty inventointi syöttölomakkeita käyttäen, toinen vaihtoehto on suorittaa inventointi viivakoodia apuna käyttäen, vaiheet ovat siinäkin tavassa samat.

1.) Valitse ensimmäisenä Inventointilista-näytöstä varastopaikka, jonka aiot inventoida ja klikkaa Nollaa syöttösaldot-toimintoa. Nollaa syöttösaldot -toiminnolla ohjelma tyhjää inventoivan varastopaikan kaikilta nimikkeiltä arvon Syöttö-sarakkeesta korvaten sen nollalla (0,00)

Kuva: Valitse inventoitava varastopaikka ja sen jälkeen Nollaa syöttösaldot –toiminto, jolla ohjelma alustaa inventoinnin lähtötilanteen.

2.) Muodosta syöttölomakkeet ja tulosta inventointilomakkeet.

Kuva: Valitse nimikkeiden järjestys syöttölomakkeille ja tulosta lomakkeet paperille.

Suosittelemme että tulostat lomakkeet heti, vaikka voitkin jättää syöttölomakkeet tulostamatta ja tulostaa ne myöhemmin Inventointilista -näytön Tulosta Inventointilomake -toiminnolla tai Logistiikka Varastoraportit Inventaaripohja -toiminnolla.

Syöttölomakkeella tarkoitetaan yhtä 25 nimikkeen joukkoa, joiden inventointisaldoja kirjataan ensin syöttölomaketulosteille ja myöhemmässä vaiheessa tallennat luvut järjestelmään saman sisältöisissä ja samalla tavalla numeroiduissa syöttötaulukoissa.

Voit inventoida myös viivakoodien avulla. Mikäli käytössäsi on viivakoodinlukija, voit syöttää inventointisaldoja myös viivakoodista käyttämällä Inventoinnin pikasyöttölomake, viivakoodit -nimistä inventaaripohjaa. Lue lisää hakusanalla Inventoinnin pikasyöttölomake, viivakoodit.

Jos tuotteen nimi on pitkä tai sillä on erä-, sarja, kokolajitelmia, tai sitä on useilla hyllyillä, saattaa yhden lomakkeen tulostus jatkua usealle sivulle (paperille). Ohjelma pitää tulostaessa huolen siitä, että lomakkeella numero x on samat tuotteet paperilla ja ohjelmassa Inventointilista-näytössä.

Kun valitset Muodosta syöttölomakkeet -toiminnon, ohjelma käy valitun varastopaikan tuotteet läpi ja muodostaa tarvittavan määrän syöttölomakkeita ja numeroiden ne juoksevasti. Syöttölomakkeen järjestys tulostuu inventointilistan järjestyksen mukaisesti. ”Ei varastotuotteet” eivät tulostu syöttölomakkeille, eivätkä ne tule mukaan syöttötaulukoihin.

Huomaa! Älä tee mitään varastosaldoihin vaikuttavia toimintoja Muodosta syöttölomakkeet ja Saldo talteen -toimintojen välissä. (Tämä on se kohta inventoinnista, kun nimikkeitä lasketaan fyysisesti.)

Kuva: Ohjelma listaa nimikkeen hyllyt-, erä-(*), sarja-(*), kokolajitelmat(*).
(*=ei hyllytukea kuin yhdelle hyllylle)

Kuva: Syöttölomakkeiden valinnan jälkeen ohjelma antaa vielä ilmoituksen syöttösaldojen nollaamisesta.

3.) Varmista ennen saldojen tallentamista Logistiikka Työkalut Varastotapahtumajono… -näytöltä, ettei varastotapahtumia ole jonossa (jonot täytyy olla nollia).

Siirrä saldot talteen Saldo talteen -toiminnolla. Toiminto tallentaa inventointihetken varastosaldot. Ohjelma vertaa tallennettua lukua (inventoitujen lukujen syöttämisen jälkeen) inventoituun määrään inventointiero-raporteissa.

4.) Laske tuotteet (fyysinen inventointi) ja kirjaa inventoimasi saldot tulostamillesi syöttölomakkeille.

Voit tehdä varastokirjauksia sen jälkeen, kun olet saanut fyysisen inventoinnin tehtyä. Näin siksi, koska olet em. ohjeiden myötä tallentanut inventointihetken varastosaldon Saldo talteen -toiminnolla.

Vaikka tämän voi tehdä myöhemmin/viiveellä, inventoinnin vaiheita ei kannata turhaa viivytellä, varsinkaan jos varaston arvoa halutaan seurata takautuvasti.

Varsinaisen tiedon syöttämisen aikana ei taustalla saa suorittaa inventoituun varastoon toimituksia, tulo- tai otto tapahtumia eli suosittelemme inventointia tehtäväksi esimerkiksi normaalien työaikojen ulkopuolella.

Kuva: Kun olet täyttänyt nimikkeen saldon Syöttö-sarakkeeseen, niin ohjelma asettaa Ok-sarakkeen valituksi. Kentästä seuraavaan voit siirtyä Enterillä.

Mikäli nimikkeen varastosaldo on nolla, rastita Ok-sarake, jotta ohjelma ymmärtää sinun inventoineen saldon nollaksi (muuten tuotteelle ei tule ollenkaan inventointitapahtumaa).

Kuva: Merkitse inventoiduksi, jos Saldo=0 –toiminnolla saat nolla (0) saldoiset nimikkeet merkittyä inventoiduksi. Toiminto inventoi hyllyt, erät, sarjanumerot ja kokolajitelmat nolliksi tuotteille joiden Saldo on nolla.

Huomaa! Et voi lisätä eränumeroseurattavalle tuotteelle eränumeroita, joita ei ole Inventointilista-näkymässä. Mikäli varastosta löytyy eränumero, jota ei ole vielä ohjelmassa, lisää se varastoon ohjelman Tulo- tai Inventointi-toiminnolla.

Aina kun olet syöttänyt yhden lomakkeen tiedot, valitse Tallenna-toiminto ja siirry seuraavaan lomakkeeseen.

Jos lomakkeista on esimerkiksi otettu kopioita (esim. jos samaa nimikettä sijaitsee eri paikoissa), jokaisen tallennuskerran jälkeen ohjelma summaa Inventoitu-kentän arvoon.

Ennen kuin siirrät inventointisaldot varastosaldoiksi tulosta Inventoinnin tarkastuslista ennen varastosaldoksi siirtoa –raportti, ja tarkastele että luvut näyttävät oikealta. Jos huomaat syöttäneesi väärän luvun nimikkeelle, lue korjaustavat ohjeen kohdasta Inventoidun määrän korjaaminen.

Kuva: Ennen inventointisaldojen siirtoa varastosaldoiksi mene Tulosta Inventointierot... ja valitse Inventoinnin tarkastuslista ennen varastosaldoksi siirtoa -raportti ja tarkista että inventoidut luvut näyttävät oikeilta. Tuotekoodin edessä olevaa +-merkkiä klikkaamalla voit tarkastella tuotteen hyllykohtaisia tietoja.

Siirrä varastosaldoksi -toiminto on prosessin viimeinen vaihe. Tällä toiminnolla ohjelma siirtää kaikki syöttämäsi inventointisaldot varastosaldoiksi huomioiden tapahtuneen varastomuutoksen (eli verraten Tallessa -saldoon ja laskien tähän päälle saldon tallennuspäivän jälkeen tapahtuneet varastotapahtumat).

Jos listassa on eränumeroseurattavia nimikkeitä, joilla puuttuu toimittajan eränumero, ohjelma ei suorita Siirrä varastosaldoksi –toimintoa, vaan antaa Toimittajan eränumero puuttuu –ilmoituksen ja siirtyy Inventointilista-näytöllä nimikkeelle, jolta erätieto puuttuu. Lisää puuttuville erille erätiedot ja suorita Siirrä varastosaldoksi –toiminto uudelleen.

Kuva: Valitse aina Tallenna-toiminto ensin ja Siirrä varastosaldoksi –toiminto vasta sen jälkeen.

Kuva: Ohjelma pyytää vielä varmistuksen ja ilmoittaa toiminnon suorittamisen jälkeen että Toiminto tehty.

Esimerkki: Inventointisaldo=100, tallessa oleva saldo 101, jonka jälkeen on myyty 5 kpl ja nykyinen saldo on 96. Uudeksi varastosaldoksi tulee 100 + (96-101) = 95

Ohjelma lisää inventointisaldosta inventointi-varastotapahtuman. Varastosaldoksi tulee inventointisaldo ja edelliset inventointitiedot päivittyvät.

Toiminto myös nollaa inventointisaldon. Ohjelma käy läpi ainoastaan ne tuotteet, joille inventointi on tehty. Näitä tuotteita ovat siis ne, joilla on valinta OK -sarakkeessa.

Kuva: Ohjelma kirjoittaa listainventoinnista lokia, jonka voit tarkistaa nimikkeeltä nimikerekisterin Näytä Tapahtumat -näytöstä.

Syöttölomakkeiden tulostamisen sijaan, kohdat 4 ja 5 voi tehdä vaihtoehtoisesti myös puolipiste erotellulla (;) csv-tiedostolla.

Tätä tapaa on kätevä käyttää esimerkiksi ohjelman varastosaldojen nollaamiseen käyttöönoton yhteydessä, jos tuotteille on harjoitellessa muodostunut varastotapahtumia.

Kuva: Luo csv tiedosto varastopaikan nimikkeistä Inventointilistan Tiedosto Vie tiedostoon… toiminnolla.

Kuva: Jos Lemonsoft ohjelma on asennettu Lemonsoftin SAAS-ympäristöön tulee tiedoston alussa olla \\TSCLIENT\, että ohjelma osaa muodostaa aineiston paikalliselle koneelle tai verkkolevylle.

Voit muodostaa csv-tiedoston Inventointilista-näytön Tiedosto Vie tiedostoon -toiminnolla. Vie inventointi -näytöllä syötä Tiedosto-kenttään hakemisto, mihin ohjelman tulee muodostaa tiedosto. Jos Lemonsoft ohjelma on asennettu Lemonsoftin SAAS-ympäristöön tulee tiedoston alussa olla \\TSCLIENT\, että ohjelma osaa muodostaa aineiston paikalliselle koneelle tai verkkolevylle. Varasto-kentän alasvetovalikosta valitse varasto, jonka tuotteet haluat inventoida. Jos haluat inventoida vain jonkin tuoteryhmän tuotteet, valitse Tuoteryhmä-kentän alasvetovalikosta tuoreryhmä, jonka haluat inventoida. Lopuksi klikkaa OK-toimintoa, jolloin ohjelma muodostaa tiedoston.

Huomaa! mikäli avaat tiedoston Exceliin, täytyy csv-tiedoston rivit tuoda tietojen tuontitoiminnolla Exceliin, muuten Excel pitää tuotekoodi-saraketta (Product_code) Yleinen tietotyyppisenä ja poistaa etunollat numerokentistä.

Avaa ohjelman muodostama tiedosto excelin Tuo tiedot (Open)-toiminnolla seuraavan esimerkin mukaisesti:

Kuva: Avaa excel ja klikkaa Open -toimintoa ja valitse ohjelman muodostama aineisto

Kuva: Aktivoi Delimited (on erotettu toisistaan merkeillä)-valinta ja klikkaa Next (Seuraava)

Kuva: Aktivoi Semicolon (Puolipiste)-valinta ja klikkaa Next (Seuraava)

Täytä muodostuneen taulukon viimeiseen Stock_inventory_tmp-sarakkeeseen inventoimasi luvut.

Poista taulukosta nimikkeet joille et halua inventointitapahtumaa, jos et poista nimikettä taulukosta, nimikkeelle tulee inventoiduksi saldoksi nolla (0). Kuvassa alla, 5540 tuotteen jälkeiset nimikkeet on poistettu. Huomaa! Kun avaat tiedoston Exceliin, täytyy csv-tiedoston rivit tuoda tietojen tuontitoiminnolla Exceliin, muuten Excel pitää tuotekoodi-saraketta (Product_code) Yleinen tietotyyppisenä ja poistaa etunollat numerokentistä. Eli alla kuvan esimerkissä olisi käynyt niin että tuotekoodista 001 excel olisi poistanu etunollat ja koodina näkyisi vain 1.

Kuva: Excel ei poistanut tuotekoodeissa olevia etunollia koska csv-tiedosto on avattu Tuo tiedot (Open) –toiminnolla ja Product_code-kentän tyyppi valittu Teksti-tyyppiseksi.

Kun olet syöttänyt inventoimillesi nimikkeille inventointisaldon Stock_inventory_tmp-sarakkeeseen, tallenna aineisto CSV (Luetteloerotin) (*csv) -muotoisena. Englanniksi = CSV (Comma delimited) (*csv)

Huomaa! Voit tuoda tuontitiedostossa inventointisaldoja myös hyllyille, joita nimikkeellä ei vielä ole. Hyllyn täytyy löytyä varastopaikan hyllykartasta, muuten hyllyn saldoa ei inventoida.

Kuva: Yllä esimerkin csv-tiedoston voit tuoda takaisin sisään Tiedosto Tuo tiedostosta toiminnolla.

Tuonnin yhteydessä ohjelma lisää Ok-valinnan nimikkeen riville, inventoinnin merkiksi. Myös niillä nimikkeillä joiden viimeisessä sarakkeessa on nolla. Yllä olevan kuvan esimerkissä Ok-valinta tulee vain niille seitsemälletoista (17) tuotteille jotka ovat csv-tiedostossa.

Huomaa! Mikäli tuontitiedostossa on inventointisaldoja hyllyille, joita varastopaikan hyllykartassa ei ole, niille ei tehdä inventointia. Ohjelma antaa tuonnin lopussa ilmoituksen puuttuvista hyllyistä, listassa ohjelma näyttää varastopaikan, puuttuvan hyllyn ja nimikkeen, jolle puuttuvalle hyllylle oli inventoitu saldoa. Joten ennen tuontia varmista, että tuontitiedostossa olevat hyllyt löytyvät varastopaikan hyllykartasta.

Kuva: Tuonnin lopussa ohjelma antaa ilmoituksen puuttuvista hyllyistä, mikäli sellaisia tiedostossa oli.

Ennen kuin siirryt inventoinnin viimeiseen vaiheeseen (6. Siirrä inventointisaldot varastosaldoiksi), kannattaa tulostaa Tulosta Inventointierot Inventoinnin tarkistuslista -raportti. Raportti näyttää oletuksena kaikki varastot ja vain tuotteet, jotka eroavat inventoinnissa varastosaldosta.