HR-tapahtumia pääset kirjaamaan kohdassa Henkilöstöhallinto HR-kalenteri. Henkilö, joka ei ole esimies tai palkanlaskija, näkee toiminnossa vain omat tapahtumansa ja voi kirjata tapahtumia vain itselleen.
Toimintokeskuksen asetuksella HRC_PERSON_ROLE (Henkilöstöhallinto HR-kalenteri) voit rajata henkilölistauksessa näytettäviä henkilöitä määrittelemällä asetukselle sen henkilöroolin numeron, jonka mukaan henkilöt haluat rajata (tätä varten voi/kannattaa perustaa uusi henkilörooli).
Kuva: HR-kalenterin päänäyttö
Tapahtumia voi rajata ajanjaksolla. Ohjelma muistaa käyttäjän viimeksi käytetyn ajanjakson, ja ehdottaa tätä avatessa HR-kalenterin. Yläosassa näkyvät henkilön ansaitut, käytetyt ja käytettävissä olevat lomapäivät laskentajaksolta, joka näkyy näytön oikeassa reunassa. Ohjelma hakee nämä tiedot laskentatyökalun lomavuositiedoista.
Hyväksyttyjä –kentässä näkyy henkilön hyväksytyt lomapäivät/tunnit kuluvalta laskentajaksolta, joita ei vielä ole viety palkanlaskentaan.
Rivitiedoissa Palkanlaskennassa-sarakkeessa näet paljonko tapahtumasta on viety palkanlaskentaan.
Käyttäjä sekä hyväksyjä voi muokata poissaoloa kaikissa tiloissa (kirjattu, hyväksytty, hylätty). Jos henkilö muodostaa uuden tapahtuman tai muokkaa hyväksyttyä/hylättyä poissaoloa, poissaolon tila muuttuu kirjatuksi ja hyväksymisviesti lähtee esimiehelle.
Jos taas esimies muokkaa hyväksyttyä poissaoloa, niin siitä lähtee hyväksymisviesti poissaolon henkilölle.
Mikäli poissaolo on viety palkanlaskentaan, tapahtumaa ei pääse enää muokkaamaan. Tällöin täytyy tehdä erillinen poissaolomuutos.
Aloita tapahtuman kirjaus valitsemalla Uusi (tai Uusi kopioiden). Valitse tapahtumalle oikea syykoodi listasta. Anna tapahtuman aikarajaus, otsikko (pakollinen) ja selite. Huomaa että tapahtumalle tulee Päivät/Tunnit sen mukaan onko syykoodille määritelty valinta ”Käsittele tunteina”. Tässä esimerkissä ohjelma vähentää siis työvuorolle määritellyn ruokailun osuuden päivän tunneista.
Kuva: HR-kalenteritapahtuman kirjaus
Alla vielä esimerkki lomatapahtuman kirjauksesta. Tässä lomaviikolle osuu useampi arkipyhä (jouluaatto, joulupäivä ja tapaninpäivä) jolloin lomapäiviä kyseiseltä viikolta kuluu vain 3.
Kuva: HR-kalenteritapahtuman kirjaus