Kuva: Valintalistat-näytön Sopimustyyppi-lista.
Tutustuthan ohjeeseemme Sopimusten laskutuslogiikka, jossa kerromme miten laskutusjakso muodostuu.
Automatisoinnilla ja määrittelemällä eri sopimustyypit voit helposti määrittää tietyt sopimukset laskutettaviksi haluttuina päivinä. Eri sopimustyypit mahdollistavat sen, että voit luoda automatisoinnin palvelut muodostamaan laskun eri sopimustyypeistä eri aikoina. Tällöin automatisointi muodostaa laskut esimerkiksi neljännesvuosittain laskutettavista sopimuksista eri aikaan kuin kuukausittain laskutettavista sopimuksista. Alla seuraa esimerkki.
Määrittele eri sopimustyypit Asetukset Valintalistat Sopimustyyppi.
Kuva: Valintalistat-näytön
Sopimustyyppi-lista.
Tässä esimerkissä yrityksellä on tarve laskuttaa sopimuksia neljännesvuosittain ja kuukausittain. Neljännesvuosittain laskutettavalle sopimukselle on määritelty laskutusjaksoksi Neljännesvuosittain, jolloin sopimus nousee laskutuskeskukseen kolmen kuukauden välein. Kuukausittain laskutettavalla sopimuksella laskutusjaksona on Kuukausittain ja vastaavasti se nousee kerran kuussa laskutettavaksi laskutuskeskukseen. Molemmilla sopimuksilla on myös oma sopimustyyppi, jonka voit valita Tyyppi-kenttään.
Kuva: Määrittele sopimuksille
haluamasi Laskutusjakso sekä Tyyppi.
Sopimus nousee laskutettavaksi aina edellisen laskutuspäivän jälkeen. Tämä tarkoittaa sitä, että sopimuksen alussa laskutus on mahdollista tehdä heti. Neljännesvuosisopimuksilla ensimmäiseksi laskutusjaksoksi tulee esimerkiksi 1.1.-31.3., jonka jälkeen sopimus on taas laskutettavissa 1.4. alkaen. Vastaavasti kuukausisopimus on laskutettavissa aina kuun ensimmäinen päivä.
Kuukausisopimusten laskutuksen automatisointi on yksinkertainen, sillä automatisoinnin voi ajastaa muodostamaan lasku haluttuna päivänä kerran kuussa. Tässä esimerkissä laskutus halutaan tehdä aina laskutusjakson lopussa, eli neljännesvuosisopimuksissa viimeisen kuukauden viimeisenä päivänä ja kuukaisisopimuksissa kuun viimeinen päivä. Tämä tarkoittaa sitä, että kuukausi- ja neljännesvuosisopimuksilla ei voi olla sama automatisoinnin määrittely, sillä tällöin neljännesvuosisopimusten laskut muodostuisivat liian aikaisin, eikä haluttuna ajankohtana. Tästä syystä suosittelemme luomaan esimerkin alussa mainitut sopimustyypit oman tarpeen mukaan.
Tässä vielä esimerkki päivämäärillä:
Kuukausi- ja neljännesvuosisopimukset ovat ensimmäisen kerran laskutettavissa 1.1. alkaen. Lasku halutaan muodostaa laskutusjakson viimeisenä päivänä. Eli kuukausisopimus laskutettaisiin 31.1. ja neljännesvuosisopimus 31.3. Mikäli automatisoinnin ajastaa muodostamaan kaikista sopimuslaskuista laskut kerran kuussa kuun viimeinen päivä, muodostuisi nyt molemmista sopimuksista lasku jo 31.1., vaikka näin ei haluttu. Siksi automatisoinnin voi määrittää muodostamaan laskut eri sopimustyypeistä eri ajankohtina: kuukausisopimuksista kerran kuussa kuun viimeisenä päivänä ja neljännesvuosisopimuksista kolmen kuukauden välein viimeisenä päivänä.
Automatisoinnin määrittely
Järjestelmä Palvelut Määrittelyt-näytöllä lisää uusi palvelu, jolle annat haluamasi nimen ja kuvauksen. Valitse Tyyppi-kenttään Laskutus ja Tarkenne-kenttään haluamasi sopimustyyppi. Tarkenne-kentän sopimustyyppi on se, jolla voit erotella eri sopimustyypeille omat automatisoinnin palvelut, eli eri laskutusajankohdat.
Tässä esimerkissä sopimuslaskutus halutaan tehdä aina kolmen kuukauden välein kuun viimeisenä päivänä. Valitse Ajastus-välilehdellä ne kuukaudet, joina laskutus tehdään. Koska kuukauden viimeinen päivä ei ole vakio, kuten kuukauden ensimmäinen päivä (1.), merkitse Kalenteripäivät-kenttään arvoksi -1. Tämä arvo tarkoittaa kuukauden viimeistä päivää.
Kuva: Anna palvelulle nimi ja kuvaus,
lisää Tyypiksi Laskutus ja valitse haluamasi Tarkenne.
Automatisointi muodostaa laskut määriteltynä ajankohtana, ja tuo oletuksena laskun kuvaukseen tiedon laskutettavasta ajanjaksosta (vastaa manuaalisessa laskutuksessa valintaa Sopimuslaskuilla ajanjakso otsikkoon).